Diseño Organizacional: Claves para la Eficiencia Empresarial

Diseño Organizacional

Tipos de Organización

Organización lineal: Se caracteriza por contar con equipos de asesores (staff) en algunos niveles. Sus funciones son investigar, aconsejar y participar en la elaboración y diseño de planes que serán ejecutados por las autoridades de línea.

Organización funcional: En este tipo de organización, las autoridades de línea ceden una porción de su autoridad a otras personas, quienes ejercen el control sobre esos segmentos de acción.

Organización con predominio de relaciones de tipo lineal: Los subordinados responden por la totalidad de sus acciones ante la autoridad jerárquica superior, a la que se le ha delegado una línea de responsabilidad.

Herramientas de Diseño Administrativo

Las organizaciones utilizan herramientas que facilitan el conocimiento de sus normas, procedimientos y relaciones. Estas son:

• Organigramas: Representación gráfica de la estructura formal de una organización.
• Manual de organización: Brinda información sobre las funciones, misiones y estructura interna de la organización (a través del organigrama).
• Manual de normas y procedimientos: Describe los derechos y deberes de los individuos en la organización.
• Manual de cuentas: Contiene el plan de cuentas de la organización, con el análisis y detalle de cada cuenta.

Partes Básicas de la Organización

Cabeza estratégica: Define las metas de la organización, elaborando las políticas y estrategias a seguir.

Tecnoestructura: Adapta la organización a los cambios sociales y tecnológicos.

Asistencia de apoyo: Servicio que se brinda en distintos niveles de la organización, colaborando con las áreas de producción y comercialización.

Gerencia intermedia: Nexo entre la cabeza estratégica y el núcleo operativo. Traduce los planes estratégicos en programas concretos de acción.

Zona de supervisión: Corresponde a jefes y supervisores.

Zona de acción subordinada: Ejecución de tareas programadas y rutinarias.

División del Trabajo y Autoridad

Para optimizar los recursos, los trabajos se agrupan según sus características, de manera que cada miembro realice las tareas para las que está capacitado. El mal uso de la autoridad deteriora las relaciones con el personal. Algunos caen en el autoritarismo, mientras otros ceden la totalidad de su poder, perdiendo el control de su área.

Centralización y Descentralización

Centralización: Pocas personas concentran la mayor parte de las tareas de la organización. Común en empresas pequeñas de tipo familiar.

Descentralización: Requiere incorporar más personal especializado, lo que a largo plazo genera mayores beneficios al ahorrar tiempo y esfuerzo. Promueve la capacitación, motiva a los gerentes y facilita el control. Sin embargo, puede dificultar la coordinación, la comunicación y la uniformidad de políticas.

Subsistemas Organizacionales

• Subsistema humano: Compuesto por todos los individuos de la organización.
• Subsistema de información: Corriente de datos que circula por la empresa y que influye en la toma de decisiones.
• Subsistema de relaciones informales: Diseñado por la organización, establece la interdependencia entre los integrantes para la ejecución de tareas.
• Subsistema de procesos operativos: Combina recursos humanos, materiales y tecnológicos para lograr eficiencia y eficacia.
• Subsistema de control: Comprueba si los planes implementados han alcanzado sus metas.

Fuerzas Indirectas que Influyen en la Organización

Factores económicos: Devaluaciones monetarias, dinero para inversiones y transacciones, etc.

Factores políticos: Leyes emitidas por el Estado.

Factores tecnológicos: Avances en internet y comunicación que mejoran los sistemas de producción.

Factores culturales y geográficos: Ambiente, costumbres y estilo de vida de la población donde se ubica la organización.

Factores sociales: La sociedad influye en el ritmo de funcionamiento de la organización.