Dinámica de grupos: fase de transición, fase de trabajo y correspondencia, fase final

LAS REUNIONES DE TRABAJO  Tema 8

Una reuníón laboral es la congregación en el ámbito del trabajo, de personas con un perfil profesional y unos intereses Comunes, que se reúnen para tomar alguna decisión, recibir o dar información.

PRINCIPALES FACTORES QUE INFLUYEN EN LAS REUNIONES

·Las Personas que van a asistir. *El tiempo disponible.

RAZONES POR LAS QUE SE CELEBRAN REUNIONES

·Tratar De incrementar la integración y confianza entre los miembros del equipo.

Tomar Decisiones osbre algún asunto relevante.*

Neutralizar posibles Enfrentamientos entre miembros.*Comunicar información importante para el Desarrollo del trabajo.*Conseguir algún objetivo.

ELEMENTOS DE LAS REUNIONES

·
LOS ASISTENTES,  la mayor o menos participación Depende de 2 variables:-El número de personas presentes en la reuníón.-Las Carácterísticas del equipo de trabajo que se reúne. Un equipo de 5 a 7 miembros Se considera  ideal para conseguir un Trabajo eficaz en las reuniones.
EL TIEMPO, hace referencia tanto al Momento concreto en que se convoca la reuníón tanto al tiempo invertido en Ella. La duración es muy importante en cuanto a que puede condicionar su éxito O fracaso, una reuníón excesivamente larga puede resultar pesada para los Participantes, las personas disminuyen su atención y muestran cansancio.-
EL TEMA Y LA FINALIDAD DE LA ReuníÓN, es el asunto concreto sobre el que se va A hablar y suele aparecer subdividido en puntos concretos en el orden del día. La finalidad de la reuníón es el objetivo que se quiere alcanzar con ella.-
EL LUGAR, suelen desarrollarse en un espacio físico concreto, puede ser físico O virtual, videoconferencias y chat en tiempo real.                        

LA EFICACIA DE UNA ReuníÓN

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SER NECESARIA, Sólo debe convocarse cuando se considere viral para avanzar en el trabajo.
-ESTAR DEBIDAMENTE PREPARADA, éste aspecto no sólo concierne a la persona que Prepara y dirige la reuníón sino también a los participantes convocados.
-CONTENER UN PLAN DE ACTUACIÓN, debe establecerse un seguimiento de las decisiones Tomadas.

POR LA FINALIDAD U OBJETO

·
INFORMATIVAS, el objeto de una reuníón es la transmisión de una información necesaria Para el trabajo de un equipo y la resolución de posibles dudas.
*CONSULTIVO-DELIBERATIVAS, El objeto es estudiar problemas del equipo de trabajo, analizando las ventajas E inconvenientes de las alternatiavas planteadas, se trata de una reuníón para estudiar propuestas.
*FORMATIVAS, Su finalidad es la transmisión de la información a los participantes para que Forjen sus propias opiniones e ideas. De esta manera se puede instruir a los Miembros en algún aspecto o tema de trabajo sobre el que apenas tienen Información pero en el que tienen que trabajar.
*DECISORIAS, la Reuníón tiene como objetivo la toma de decisiones sobre un asunto o problema Planteado.

POR EL NÚMERO DE PARTICIPANTES

ReuníÓN DE GRUPO PEQUEÑO, intervienen de 3 a 7 personas.
REUNIONES DE GRUPO MEDIANO, participan de 8 a 20 personas..
REUNIONES DE GRAN GRUPO, Oscila entre 20 y 40 personas..
ASAMBLEA, intervienen mas de 40 personas.

POR EL CONTENIDO O LA TEMÁTICA

REUNIONES DE INFORMACIÓN:  DESCENDENT

E ( de directores o líderes a empleados), ASCENDENTE ( desde los participantes hasta los que organizan la reuníón), HORIZONTAL (entre personas que ocupan el mismo puesto).
REUNIONES PRIVADAS ( la Información se transmite a un grupo pequeño con cierta confidencialidad, PÚBLICAS ( información concerniente a muchas personas).
REUNIONES FORMALES (se Celebran entre la persona que dirige y los subordinados, u están prefijadas y Organizadas, INFORMALES ( son aquellas en las que se reúnen los Trabajadores sin un fin concreto).

POR LA FRECUENCIA

·
REUNIONES PERIÓDICAS, se dan de forma habitual.*
REUNIONES DE DURACIÓN CONTINUADA, se Desarrollan en varias sesiones.*
REUNIONES ESPORÁDICAS O PUNTUALES, se Realizan cada cierto tiempo.

TIPOS DE ACTITUD

ACTITUD PARTICIPATIVA, personas dispuestas a participar en la Reuníón, bien mediante la aportación de conocimietos sobre el tema tratado o Bien mediante la expresión de su opinión.
*ACTITUD PASIVA, las Personas no participan en la reuníón, puede deberse a 2 motivos: - Que no participen Por mero aburrimiento. - Por inseguridad o timidez.
ACTITUD NEGATIVA, las Personas que hacen de una reuníón un objeto del que pueden aprovecharse Personalmente, personas que interrumpen porque les gusta ser escuchadas.

EL MODERADOR

Es la persona que mantiene el orden en una Reuníón o asamblea y se encarga de cumplir con lo señalado en el orden del día, Recibe el nombre de ANIMADOR.

EN EL MANEJO DE LA DINÁMICA GRUPAL, EL MODERADOR TIENE QUE:

Motivar la participación de todas las personas Con los recursos necesarios.

Mostrar una actitud imparcial y Neutral.

RESPECTO A LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS,

EL MODERADOR DEBE: Preparar el lugar del Encuentro, material , sonido ,etc...

Establecer las reglas de Comunicación y asegurarse de su aplicación.

EN CUANTO A LAS TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE TRABAJO, EL MODERADOR TIENE QUE:

( PONER SOLO 2)

·Elegir La metodología del trabajo.

Apoyar en la aplicación de las Herramientas acordadas, y si fuera preciso hacer ajustes en la metodología.

PARA ESTRUCTURAR LA ReuníÓN, EL MODERAROR DEBE:

·Visualizar El proceso de la discusión, resumir cada etapa a través del feedbak y elaborar Conclusiones.

Si fuera necesario, aclarar los puntos confusos Preguntando a los participantes.

FASE DE PLANIFICACIÓN

Antes de convocar una reuníón es necesario Planificarla cuidadosamente. La persona que va a convocar la reuníón debe Plantearse la necesidad de hacerla y los fines u objetivos que pretenden Alcanzar.Dichos objetivos deberán estar en el orden del día. *La persona que Organiza debe plantearse quiénes van a asistir a la reuníón y si están Disponibles para asistir.

FASE DE PREPARACIÓN

La persona que convoca la reuníón debe Elaborar un orden del dia con los objetivos y puntos a tratar, el lugar , horario, De manera que todos los participantes podrán preparase el tema a tratar.

ReuníÓN

Es fundamental la figura del moderador, pues él va a ser el encargado de abrir la sesíón y de ir marcando el ritmo de la Misma, debe encargarse de dar turno de palabra y tomar nota de lo que se va Diciendo durante la sesíón.

La finalidad de la reuníón es tratar los Puntos del orden del día y llegar a acuerdos sobre ellos. La reuníón debe Terminar a la hora señalada, y con un resumen previamente elaborado de las Conclusiones alcanzadas.

FASE DE SEGUIMIENTO

Es necesario hacer un seguimiento de la puesta En práctica de las ideas acordadas en la reuníón para ver sus efectos y Corregir las posibles desviaciones.

PAUTAS Y TÉCNICAS

PAUTAS :

Definir el objetivo, para qué es la reuníón y Lo que se espera.

Seleccionar el número de participantes.

Elegir La mejor fecha para que los asistentes puedan preparar el tema con tiempo.

buscar El lugar de la reuníón más adecuado.

TÉCNICAS:

·LAS PREGUNTAS, inician las fases del trabajo, aclaran situaciuones, generan ideas, Pueden ser preguntas cerradas( la respuesta es sí o no), abiertas, sugestivas o Manipuladoras.

LAS REGLAS BÁSICAS DE LA CONVIVENCIA, marcaran Como indicar el deseo de intervenir, el tiempo de intervención en cada turno, Etc...

EL MANEJO DE SITUACIONES CONFLICTIVAS, suelen ser Malentendidos por distintas expectativas, frustraciones. Para resolver estos Conflictos es buena técnica ignorar comportamientos inapropiados, hacer Poreguntas oportunas para resolverlo.

TÉCNICAS DE VISUALIZACIÓN

Son fundamentales para retener los aspectos Más importantes y estén en todo momento a disposición de los asistentes., Normalmente se utilizan técnicas como la pizarra, el proyector, presentaciones.

SITUACIONES QUE DIFICULTAN LAS REUNIONES

·LA FALTA DE COMPROMISO DE LOS ASISTENTES.

LA ACTITUD POCO COLABORADORA DE LOS PARTICIPANTES, para lograr que hagan sus aportaciones es Mostrarles la necesidad de la reuníón o realizar una dinámica como la lluvia de Ideas, phillips 6-6, etc...

LA LARGA DURACIÓN DE LA ReuníÓN, el Tiempo recomendable para una reuníón es de 90 minutos.

LA FALTA DE SEGUIMIENTO DEL ORDEN DEL DÍA, la forma de evitarlo es ceñirse a él mediante La motivación del moderador.

LA FALTAS DE IMPLANTACIÓN DE LOS ASPECTOS ACORDADOS EN LA ReuníÓN, la forma de solucionarlo es tomar nota de los Acuerdos, hacer un seguimiento de su implantación tras la reuníón y comunicar a Los asistentes de los resultados que se vayan apreciando.

LA NEGOCIACIÓN EN LA EMPRESA Tema 9

LA NEGOCIACIÓN, la Real Academia Española la define como "la acción y efecto de negociar".
NEGOCIAR, tratar asuntos Públicos o privados procurando su mejor logro.

Carácterísticas De un proceso de negociación:

Se requiere La presencia de dos o más partes puesto que se trata de un proceso colectivo. Laspartes Estánrelacionadas por un tema en común Sobre el que van a negociar. Ambas partes velan porsus Interesesdurante la negociación. La Negociación es el nexo entre las partes .Ambas partes tienen que llegar a un acuerdo de forma pacífica y la herramienta es el diálogo.

ELEMENTOS DE UNA NEGOCIACIÓN

Sujeto y Partes de la negociación, son los que Van a negociar sobre un tema común acerca de sus versiones e intereses Contrapuestos. Los representantes de cada una de las partes pueden ser los Implicados o delegados para defender a un tercero.

Tema de Discusión, es el asunto que relaciona a las Partes que tienen intereses contrapuestos, razón de sentarse a llegar a un Acuerdo.

Controversia, Situación de posiciones enfrentadas entre las partes.

Conclusión Del proceso negociador, un proceso puede tener 2 Conclusiones:   - Alcanzar un acuerdo, Las partes adoptan una serie de soluciones y ambas se benefician. - No Llegar al acuerdo, porque una de las partes no esta dispuesta.

LA FORMA ESCRITA DEL ACUERDO PUEDE TENER FORMA DE CONTRATO O DE CONVENIO.

LOS TRATADOS, Suelen ser propios de negociaciones o acuerdos de carácter político.

LOS CONVENIOS O CONTRATOS ESCRITOS, suelen ser Propios de las negociaciones empresariales.

EN DICHOS ACUERDOS ES IMPORTANTE DEJAR CONSTANCIA ESCRITA AL MENOS EN LOS SIGUIENTES ASPECTOS: Identificación de quienes firman el acuerdo o Negociación, (nombre, cargo)*Decisiones o acuerdos tomados.*Vigencia temporal Del acuerdo.*Fecha y firma de la decisión y acuerdos tomados.

VARIANTES QUE INFLUYEN EN UNA NEGOCIACIÓN

VARIANTES EXTERNAS
  E  INTERNAS
A LOS INDIVIDUOS NEGOCIADORES.

VARIANTES EXTERNAS

INFORMACIÓN

 El objeto de la negociación.* El interés de la Otra parte por el objeto de la negociación.* Las habilidades y estrategias del Negociador.

GRADO DE DEPENDENCIA RESPECTO AL TEMA DE LA NEGOCIACIÓN, la Negociación puede verse alterada por querer conseguir el objetivo con rapidez.( Persona que vende el coche para pagar la hipoteca)

GRADO DE POSIBLE DOMINIO DE UNA PARTE SOBRE LA OTRA, que una de Las partes  esté más aventajada que la Otra por poseer más información acerca del asunto de negociación.

CONTEXTO DE LA NEGOCIACIÓN, comprende todas las circunstancias Del entorno, según el contexto el resultado puede variar. Además, el contexto Hace referencia del lugar de negociación.

TIEMPO, período Del que se dispone para llegar al acuerdo. Lo ideal es que se desarrolle con Tranquilidad pero sin emplearse un tiempo excesivo. CAPACIDAD DE DIÁLOGO, Cuanto mayor sea la capacidad de diálogo mejor entenderá a la otra parte. HABILIDADES SOCIALES, facilitanla Comunicación y el diálogo, además de conocer el asunto en profundidad. INTUICIÓN,  es la capacidad de una Persona a anticiparacontecimientos, Sentimientos, situaciones, etc... Esto le permitirá tener previstas respuestas A situaciones y hapensar en Estrategias parahacerles Frente.

TIPOS DE NEGOCICACIÓN

- En función Del ámbito de aplicación de la negociación:

Negociación Empresarial, se desarrolla en el entorno laboral, representantes de la empresa Y trabajadores.*Negociación comercial, las personas la utilizan con Regularidad, negociando precios de objetos.*Negociación política, tiene lugar En el ámbito político.

- En función De la estrategia desarrollada durante la negociación:

Negociación Integradora o cooperativa, se basa en los intereses de las partes para Conseguir beneficios para ambas.*Negociación distributiva o competitiva, se Basa en la toma de posiciones de las partes.*Mixta, confluyen carácterísticas De la cooperativa y la competitiva.

- Según el Número de partes:

Negociación Bilateral, solo intervienen dos partes negociadoras.*Negocio multilateral, Cuantas más partes intervengan mayor será el número de personas que negocien.

- En función De las personas que se sienten a negociar:

Negociación Entre personas designadas para tal fin.*Negociación en la que no hay Representación de los participantes.

PERSONALIDAD DE LOS NEGOCIADORES

*CONFIADO, persona con exceso de Confianza en la otra parte, piensa que la otra parte buscara lo mejor para Ambos.*DESCONFIADO, desarrolla su intervención con desconfianza, sospechando de La otra parte. Este tipo de negociador exige la comprobación de la información.*AUTORITARIO, Persona que tiende a imponer sus decisiones sin tener en cuenta a la otra Parte.*CONCILIADOR, su premisa es el diálogo como elemento favorecedor, todos Los implicados ganan.*ASERTIVO, es un negociador de naturaleza conciliadora q Defiende sus objetivos y opiniones ante la otra parte sin dañarla.

CLAVES DE UN BUEN NEGOCIADOR

SER PUNTUAL.

CUIDAR EL LENGUAJE VERBAL Y NO VERBAL.

SER CLARO EN LA EXPOSICIÓN Y RESOLVER CUALQUIER DUDA. *NO PERDER LA CONCENTRACIÓN.*SER PACIENTE.*NO DISCUTIR TEMAS IRRELEVANTES Y QUE SE DESVÍAN DE LA NEGOCIACIÓN.*EVITAR JUICIOS PERSONALES EN LA EXPOSICIÓN.*POSEER INTELIGENCIA EMOCIONAL.

FASES DEL PROCESO NEGOCIADOR

FASE DE PREPARACIÓN.

Hay que Estudiar y analizar toda la información acerca del tema que se va a negociar Para identificar y definir los objetivos que se pretenden alcanzar. Con esa Información el negociador debe preparar estrategias adecuadas, reflexionar Sobre los medios que dispone para que el resultado sea exitoso . Además, en Esta fase las partes negociadoras acordarán un calendario de reuniones .FASE DE DISCUSIÓN.Es la fase de diálogo entre las partes. Esta fase Comprende 2 momentos:- Conocimiento de las partes negociadoras. Cada Parte expone sus objetivos y puntos a tratar. Los negociadores no muestran toda La información que poseen, recopilan toda la información de la otra parte para Prepara estrategias de negocio.- Discusión propiamente dicha. En Este momento se trata de acercar la postura de las partes en los puntos de Mayor discrepancia, se produce así un intercambio de opiniones e información. Se debe fomentar el optimismo y el clima de confianza.*FASE DE INTERCAMBIO Y ACERCAMIENTO DEOPINIONES.

Una Vezconocidos los puntos de vista, las Posturas y los objetivos de cada una de las partes, deben acercar sus posturas Particulares para llegar a un acuerdo beneficioso para todos. El acuerdo puede Acaba en la firma de ambas partes o que no se llegue a un acuerdo, esto pasa Cuando una de las partes no cede ante lo impuesto por la otra.

TÁCTICAS

TÁCTICAS DE DESARROLLO,  son aquellas que buscan tomar la iniciativa o Espera quien la tome otro para ver qué pretende con la negociación.*TÁCTICAS DE PRESIÓN, están dirigidas a agotar la paciencia de la otra parte, Buscando que ésta ceda.

RESOLUCIÓN DE LAS DIFICULTADES DE UNA NEGOCIACIÓN

Un buen Negociador debe ser capaz de resolver las dificultades que surjan durante el Proceso, poseer habilidades sociales, resaltar las ventajas de lo que ofrece, Ha de utilizar expresiones como "yo pienso o yo creo" , en lugar de "tu eres o esto es ". Debe practicar la retroalimentación (feedback).*Si Entre negociadores se ha creado un clima de desconfianza , la solución puede Ser nombrar a un mediador. Este ha de ser admitido por ambas partes y gozar de Su confianza y respeto.

LA NEGOCIACIÓN COLECTIVA

El fruto de La negociación colectiva se concreta en el convenio colectivo. Para tener Validez, el convenio ha de celebrarse por escrito y ser presentado ante la Autoridad laboral.