Detección de Necesidades de Capacitación: Estrategias Efectivas para el Desarrollo Organizacional

Identificación o Detección de Necesidades de Capacitación y Educación Continua (DNC)

¿En qué debo capacitar a mis empleados o colaboradores? La DNC es un excelente apoyo para estructurar planes de trabajo para el fortalecimiento de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización.

¿Qué es el DNC?

El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es el proceso que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimiento de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma. Un reporte de DNC debe expresar en qué, a quién (es), cuánto y cuándo capacitar.

¿Cuándo hacer un DNC?

La atención hacia un DNC puede derivar de:

• Problemas en la organización
• Desviaciones en la productividad
• Cambios culturales, en políticas, métodos o técnicas
• Baja o alta de personal
• Cambios de función o de puesto
• Solicitudes del personal

A su vez, las circunstancias que imponen un DNC pueden ser:

• Pasadas: Experiencias que han demostrado ser problemáticas y que hacen evidente el desarrollo del proceso de capacitación.
• Presentes: Las que se reflejan en el momento en que se efectúa el DNC.
• Futuras: Prevención que la organización identifica dentro de los procesos de transformación y que implica cambios a corto, mediano y largo plazo.

¿Cuáles son las fases de acción que derivan en un DNC?

1. Establecimiento de la Situación Ideal (SI): En términos de conocimientos, habilidades y actitudes, debería tener el personal, de acuerdo a su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable la revisión de la documentación administrativa, con relación a:

• Descripción de puestos
• Manuales de procedimientos y de organización
• Planes de expansión de la empresa
• Nuevas o futuras necesidades de desempeño

2. Descripción de la situación real: Conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el personal, de acuerdo con su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable obtener información sobre el desempeño del personal (para cada persona) por parte del jefe inmediato, los supervisores o el personal involucrado con el puesto. Estas personas deberán aportar datos precisos, verídicos y relevantes.

3. Registro de información: Es necesario contar con instrumentos que registren la información para los fines correspondientes. A su vez, estos registros deberán permitir su clasificación y calificación futura. Se recomienda que los registros asienten información individual de las personas analizadas.

Los métodos y técnicas para obtener la información son diversos, entre ellas:

• Análisis de tareas por medio de lista de cotejo
• Análisis documental: expedientes, manuales de puesto, función o procedimientos, o reportes.
• Análisis grupales
• Encuesta
• Escala estimativa de desempeño
• Grupos binarios
• Inventario de habilidades
• Conferencia de búsqueda TKJ (planeación prospectiva)
• Cuestionario de evaluación de conocimientos
• Escala estimativa de actitudes
• Entrevista

Estrategias para el Trabajo Participativo

Conferencia de Búsqueda

Objetivo: Alcanzar una dimensión más concreta del problema o caso a analizar y generar opciones novedosas que permitan entablar relaciones más estrechas entre quienes, a causa de una aparente incompatibilidad o conocimiento parcial, no habían podido llegar a un acuerdo.

Características: Se desarrolla en un lugar sin distractores y aislado. Tiempo sugerido: de tres a cinco días. Los participantes no necesitan ser expertos en la materia, más bien requiere que sean participantes de la situación a analizar.

Síntesis del Procedimiento

1. Los participantes comparten sus puntos de vista sobre los principales problemas y tendencias derivadas del pasado y que consideran seguirán influyendo sobre un futuro predeterminado. Se sugiere tomar como referencia de 1 a 5 años, dependiendo de las tendencias de cambio que se presentan en el entorno.
2. Identificar nuevos problemas y tendencias que puedan surgir durante este período.
3. Enfocar el problema específico; los participantes deben elaborar una imagen o una descripción que represente la situación actual.
4. Elaborar un cuadro del futuro deseable.
5. Retomar al presente y plantear las limitaciones para el logro del futuro delineado o situación ideal.
6. Formular objetivos o situaciones concretas que servirán de plataforma para alcanzar la situación ideal.
7. Considerar las estrategias de acción que pueden apoyar el logro del futuro delineado y aquellas que pueden amortiguar o eliminar las situaciones limitantes.
8. Determinar las políticas posibles a considerar para asegurar el logro de los objetivos.
9. Asumir compromisos de colaboración en las diversas fases o etapas a desarrollar.

Aplicaciones

• Análisis del futuro probable, deseable y posible.
• Identificación de las variables que inciden en pro o contra de la situación ideal.
• Planteamiento de estrategias, programas y políticas a corto, mediano y largo plazos.

Limitaciones

Requiere de una preparación cuidadosa y una planeación conjunta entre el personal o participantes y los organizadores del proceso. Un grupo muy heterogéneo puede inhibirse o manipular la participación de los menos expertos. Para ello, debe cuidarse el trabajo con equipos equilibrados, en los que las diversas tendencias sean proporcionales. Inversión económica para sufragar costos de alquiler del área, alimentos, estancia, etc.