Desarrollo Organizacional y Capacitación de Personal: Estrategias de Aprendizaje

Desarrollo Organizacional y Capacitación de Personal

La capacitación y desarrollo del personal (CyD) se basan en el aprendizaje individual.

El desarrollo organizacional (DO) se basa en la forma en que las organizaciones aprenden y se desarrollan de manera colectiva.

El aprendizaje es el concepto clave para comprender la Teoría de Desarrollo Organizacional en su amplio espectro, ya sea como aprendizaje individual o aprendizaje organizacional; es decir, cómo aprenden las personas y cómo aprenden las organizaciones.

Objetivos del Desarrollo Organizacional

1. Aumentar el grado de confianza y cooperación entre los miembros de la organización.
2. Hacerse cargo de los problemas organizacionales en lugar de ignorarlos.
3. Crear un ambiente en el que el líder de la organización incremente su nivel de validación e influencia con base en el conocimiento y la habilidad social.
4. Promover la comunicación lateral, vertical y diagonal.
5. Incrementar el nivel de entusiasmo, compromiso y satisfacción del personal con la organización.
6. Buscar la sinergia en la solución de los problemas.
7. Incrementar el nivel de responsabilidad individual y grupal en la planeación y en la ejecución.

Educación Profesional

La educación profesional es el proceso que prepara a las personas para la vida profesional. Se divide en tres etapas fundamentales:

1. Formación profesional: Es la que prepara a las personas para ejercer la profesión. Su foco es a largo plazo.
2. Perfeccionamiento o desarrollo profesional: Perfecciona a las personas para una carrera dentro de su profesión. Su foco es a mediano plazo.
3. Entrenamiento o capacitación: Adapta a la persona para cumplir un cargo o una función específica. Su foco es a corto plazo.

Levantamiento de Necesidades de Capacitación

Para determinar cuáles son las necesidades reales de la organización, es importante realizar un estudio desde diferentes perspectivas. Chiavenato (2007) propone tres niveles de análisis:

1. Análisis organizacional: El proceso de capacitación debe ser coherente con los objetivos estratégicos de la organización. Esta perspectiva implica considerar los planes que está desarrollando la organización y sus énfasis. Además, se debe lograr que los planes de capacitación consideren siempre la cultura de la organización para su correcto desarrollo.
2. Análisis de las personas: Desde esta perspectiva, se debe evaluar si las personas cuentan con las habilidades, conocimientos y aptitudes necesarias para desempeñar sus cargos. El principal insumo para este análisis debiese ser el registro de su evaluación del desempeño. También es importante la información que tengan los supervisores y los propios colaboradores.
3. Análisis de las tareas: Esta perspectiva es útil, por ejemplo, para capacitar a personas que recién ingresan a la organización. Se basa en analizar las tareas que debe desempeñar quien ocupa cada cargo, así como las habilidades requeridas para realizarlas. El análisis de cargos es la fuente principal de esta perspectiva.

Métodos de Capacitación

1. Capacitación en la práctica: Este método consiste en aprender desempeñando directamente un cargo. Existen dos técnicas de capacitación en la práctica:
   • El método de entrenamiento: Es realizado por un experto que desempeña el cargo o por el supervisor. Se traspasan conocimientos y metodologías prácticas. Es un método de bajo costo, pero depende exclusivamente de quien realiza el entrenamiento.
   • La rotación de puestos: Consiste en que la persona desarrolla distintos cargos por un periodo de tiempo definido. Es usualmente utilizado para personas que están ingresando a la organización como parte del proceso de inducción.
2. Capacitación en clases:
   • Conferencias o clases teóricas: En este método se presentan los contenidos a un grupo grande de personas. Está centrado en lo teórico, por lo que la correcta elección del relator y de los objetivos de la conferencia son claves.
   • A distancia (E-learning): Actualmente, a través de Internet es posible desarrollar completos programas de capacitación. Los contenidos y actividades pueden ser realizados de forma sincrónica (instructores y participantes coinciden en un momento a través de videoconferencias o webinars), asincrónica (se despliegan los contenidos y actividades y los participantes acceden a ellos de acuerdo a sus tiempos) o una combinación de ambas.
   • Instrucción programada: Son métodos de autoinstrucción que se despliegan principalmente a través de software o por Internet. Son recomendables para conocimientos básicos o específicos.
3. Métodos mixtos: Existen capacitaciones que pueden combinar clases y aplicaciones prácticas en el trabajo. Esto es altamente recomendable, sobre todo si luego de explicar ciertos conceptos se pasa a una aplicación práctica y se hace un seguimiento sobre el proceso. Muchas capacitaciones fallan en esto último: se les presentan a los participantes conceptos muy contingentes, pero finalmente no cambian sus prácticas laborales.
4. Simulaciones: Este tipo de capacitación consiste en que el participante aprende en una situación real, pero fuera del contexto laboral. Por ejemplo, médicos simulando una operación con equipos reales y un paciente simulado, o pilotos de avión simulando un vuelo en un módulo de simulación. Se realizan simulaciones cuando hay costos o riesgos demasiado elevados como para hacer pruebas reales. Este método se ha visto muy beneficiado con el desarrollo de software e Internet.
5. Aprendizaje informal: De acuerdo con Dessler (2009), encuestas de la American Society for Training and Development indican que hasta un 80% de lo que aprenden las personas en el trabajo lo hacen de manera informal, con el propio desempeño de sus labores o con la colaboración de sus compañeros. Esto no debe ser dejado de lado por las empresas. De hecho, muchas de ellas propician espacios de interacción para que sus colaboradores se relacionen: desde salas habilitadas para reuniones informales (salas de descanso, de juegos) hasta instancias más establecidas como comunidades de práctica.

La elección del método de capacitación debe realizarse tomando en consideración todos los factores involucrados: necesidades, participantes, recursos, plazos, entre otros.

Evaluación de Capacitaciones

Para medir la efectividad de los programas de formación, se deben evaluar los siguientes niveles:

1. Las reacciones de las personas ante la capacitación.
2. Lo que los asistentes aprendieron (adquisición de conocimientos).
3. El cambio en la conducta de la persona luego de realizada la capacitación (transferencia al puesto de trabajo).
4. Si los resultados de la capacitación se relacionaron con la consecución de los objetivos estratégicos de la organización.

Nota: Los dos últimos puntos son los más relevantes y, a la vez, los que menos se evalúan en la práctica empresarial.