Decisiones previas para crear una empresa: trámites, documentación y archivo

Decisiones previas para crear una empresa

Antes de poner en marcha un negocio, conviene tomar decisiones clave que determinarán su viabilidad y crecimiento.

Elección de la actividad

Para elegir la actividad se deben considerar tres aspectos fundamentales:

• Necesidades del mercado
• Conocimientos propios
• Gustos personales

Nombre y logotipo

El nombre y el logotipo deben ser significativos, llamativos y atractivos, además de estar relacionados con la actividad o con el nombre del propietario.

Ubicación

La ubicación debe valorar:

• Proximidad a clientes y proveedores
• Infraestructuras disponibles
• Espacio físico necesario
• Posibilidad de una futura ampliación

Gestiones para poner en marcha la empresa

Al inicio y a lo largo de la actividad existen obligaciones y trámites que cumplir. Es importante contar con un entorno favorable, informarse sobre las necesidades, conocer el régimen de beneficios e impuestos, garantizar un trabajo de calidad y respetar el medio ambiente.

Trámites de carácter general

Son regulados por los organismos públicos, que gestionan los recursos según las necesidades en los ámbitos local, provincial, autonómico, estatal e internacional (ayuntamiento, diputación, comunidad autónoma, Estado y Unión Europea). Las Eurovent y la ventanilla única facilitan estos procesos a los emprendedores.

Trámites específicos

Dependen de la actividad del local y de si existen trabajadores o no. Entre ellos se incluyen los relativos a alimentación, alquiler, electricidad, teléfono y agua.

Trámites y modelos impresos

A continuación se detallan los principales trámites, indicando dónde se obtienen y presentan, anexos, plazos y validez:

1. Solicitud de licencia de apertura
   • Obtención/presentación: Ayuntamiento o web del ayuntamiento, según legislación
   • Plazo: antes del inicio de la actividad
   • Validez: hasta el cese de la actividad
2. Declaración censal
   • Obtención/presentación: Delegación del Ministerio de Economía y Hacienda; disponible en la web
   • Plazo: antes del inicio de la actividad
   • Validez: hasta la baja de la actividad
3. Libro de compras y gastos, y libro de ventas e ingresos
   • Obtención/presentación: Delegación del Ministerio de Economía y Hacienda o papelerías; se conserva en la empresa
   • Anexos: NIF
   • Plazo: entre el cierre del período impositivo y la entrega del IRPF
   • Validez: 5 años, en la empresa
4. Alta en la Seguridad Social por cuenta propia (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos)
   • Obtención/presentación: Dirección General de la Seguridad Social; disponible en sg-social.com
   • Plazo: antes del inicio de la actividad
   • Validez: no aplica
5. Comunicación de apertura de centro de trabajo
   • Obtención/presentación: Dirección Provincial del Ministerio de Trabajo; incluye datos de la empresa, centro de trabajo, plantilla y actividad realizada
   • Plazo: 30 días después del inicio de la actividad
   • Validez: hasta el cese de la actividad
6. Solicitud de legalización de los libros de comercio
   • Obtención/presentación: Registro Mercantil de la localidad o librerías
   • Anexos: DNI, instancia y libros
   • Plazo: 4 meses tras el cierre del ejercicio
   • Validez: 5 años, en la empresa

Conservación de los documentos

Es necesario disponer de información para funcionar correctamente; esta se encuentra en los documentos e impresos. Además, existe una normativa legal que obliga a conservar la documentación durante 6 años. En concreto:

• La documentación que acredita la propiedad de bienes será permanente.
• La documentación relacionada con terceros se conservará 6 años.
• La documentación generada dentro de la empresa se conservará solo mientras sea vigente.

Conviene planificar cómo y dónde guardarla.

El archivo

El archivo es el lugar donde se guardan los documentos y constituye una fuente de información. Permite ordenar y conservar la documentación, crear un historial y seleccionar adecuadamente los documentos. Debe seguir un proceso de normalización, aplicando las normas establecidas, y ser eficaz y rentable.

Clases de archivo

• Según la ubicación: general o por departamento.
• Según la frecuencia de uso: activo, semiactivo o inactivo (definitivo).
• Según la forma de creación: manual o informático.

Organización del material

• Carpetas: sencillas, de espirales o de suspensión.
• Archivadores: de la A a la Z o de caja archivadora.
• Mobiliario: estanterías, armarios y cajones.

Mecanización de la información

• Ordenador y procesador de texto
• Bases de datos y hojas de cálculo
• Paquetes ofimáticos
• Gestión de personal (información de trabajadores)
• Programas de contabilidad (IVA, facturación)
• Módem y telefax

Sistemas de clasificación

• Alfabético
• Numérico
• Geográfico
• Cronológico
• Temático