Control de existencias y valoración en la gestión empresarial

El control de existencias a nivel administrativo y contable

Se realiza en fichas que reflejan información sobre entradas, salidas y existencias, pero a nivel de unidades, precios e importes. El patrimonio neto empresarial se mide en unidades monetarias y bajo unas normas generales.

Plan general de contabilidad, respecto a las normas de valoración dice:

1. Los bienes y servicios comprendidos en las existencias se valorarán por su coste, ya sea precio de adquisición o coste de producción. Los impuestos indirectos que gravan la adquisición de las existencias solo se incluirán en el precio de adquisición cuando dicho importe no sea recuperable de la hacienda pública.

2. El precio de adquisición incluye el importe facturado por el vendedor después de deducir cualquier descuento, rebaja en el precio, etc., y se añadirán todos los gastos adicionales que produzcan hasta que los bienes se hallen ubicados en el almacén, tales como transportes, aduanas, etc.

3. El coste de producción se determinará añadiendo al precio de adquisición de las materias primas y otras consumibles los costes directamente imputables al producto.

Valoración de las salidas y existencias

El plan general de contabilidad dice que cuando se trate de bienes cuyo precio de adquisición o coste de producción no sea identificable de modo individualizado, se adoptará con carácter general el método del coste medio o precio medio ponderado. El método FIFO es aceptable y puede adoptarse si la empresa lo considera más conveniente para su gestión.

Clasificación ABC

Se establecen 3 categorías de productos con el fin de aplicar un tratamiento diferente a cada uno de ellos. Para llevar a cabo esta clasificación se realiza un estudio del total de stock utilizado, variables como las existencias medias, las ventas, el beneficio o la inversión, y se clasifican en 3 categorías:

1. Categoría A: No superan el 20% de los artículos almacenados, pero su valor representa el 80% de la inversión total de los stocks inventariados. Estos artículos poseen más peso específico, por eso su control debe ser prioritario, dado que supervisando estos productos se tiene controlado casi la totalidad del valor del almacén.
2. Categoría B: Son de importancia relativa, suman el 30% de los artículos almacenados en el almacén y representan el 15% del total de la inversión. Este grupo no necesita un control tan prioritario ni tan completo como los de la categoría A.
3. Categoría C: Se consideran de escasa importancia. Aunque en número superan el 50% del total de referencias, su inversión supera el 5% del stock total almacenado. El valor de estos artículos resulta muy pequeño y son los que menos interesa controlar.

Aplicación de la clasificación ABC o análisis Pareto

Se obtiene realizando las siguientes operaciones:

1. Se ordenan los artículos de mayor a menor valor, partiendo de la variable utilizada.
2. Se obtiene el porcentaje acumulado de la participación.
3. Se calcula el porcentaje que representa cada artículo sobre el valor del stock total.
4. Se obtienen los valores absolutos acumulados del stock.
5. Se calcula el porcentaje de inversión acumulada.
6. Se representan gráficamente los valores obtenidos.

Inventario

El inventario es un informe detallado de los materiales, productos y mercancías que tiene la empresa almacenados y clasificados según categorías.

El objetivo del inventario es conocer la situación exacta de los materiales, comprobar si coinciden las unidades físicas con las contables, localizar materiales obsoletos o deteriorados, concretar las necesidades de espacio e instalaciones, etc.

La empresa debe realizar inventario al menos 1 vez al año y en todo caso coincidiendo con la fecha del cierre del ejercicio económico.

Balance final y cuenta de pérdidas y ganancias

El balance final es la expresión estática del patrimonio de la empresa, los bienes que posee en un momento dado.

La cuenta de pérdidas y ganancias refleja el detalle de los gastos e ingresos obtenidos por las actividades realizadas en las distintas secciones de la empresa durante el ejercicio económico.

Pautas para llevar a cabo el inventario físico

1. Establecer la época del inventario para que el recuento coincida con el periodo de menor actividad, de esta forma evitaremos complicaciones y disponemos de más personal.

2. Informar al personal sobre la finalidad del inventario y las normas que se deben seguir.

3. Preparar el almacén para que el recuento se realice en el menor tiempo posible.

4. Programar las fechas de trabajo para reducir al mínimo los inconvenientes y las posibilidades de error o duplicidad.

5. Preparar los impresos o formularios necesarios para anotar las cantidades inspeccionadas.

Para confeccionar el inventario no existe una norma que imponga un formato determinado. Cada empresa puede elaborar el modelo que mejor se adapte a sus necesidades y características de los productos almacenados.

Sistema de gestión de residuos: punto verde

Ley 11/1997 responsable y obliga a la recogida de los envases adquiridos por los consumidores, para conseguir los objetivos se han puesto en marcha dos sistemas:

• Sistema de depósito, devolución y retorno: cobrar una cantidad por el envase desde el comercio hasta el consumidor, la cantidad se devolverá al devolver el envase.
• Sistema integrado de gestión (SIG): los agentes afectados se pueden registrar en el SIG y quedan exentos de la obligación. Constituido por empresas privadas sin ánimo de lucro, la recaudación cubre los gastos de la recogida.