Conservación de Documentos Electrónicos: Normativa y Seguridad Jurídica

Conservación de Documentos en Soporte Informático

En la normativa española se autoriza la conservación del documento informático y se permite su presentación con validez legal en el cumplimiento de obligaciones. Por ello, existen cautelas para el mantenimiento del documento electrónico, la normalización para su uso y su homologación, con el fin de no perder en origen el dato veraz.

Garantía de Veracidad y Recomendaciones de la Comisión Europea

La conservación de los originales y la no modificación o alteración de los contenidos es fundamental: se debe mantener la veracidad y fiabilidad del contenido, teniendo la seguridad de que el contenido que aparece es real. La Recomendación de la Comisión Europea indica una serie de características para garantizar que no se den alteraciones en los contenidos de documentos y archivos:

• La documentación del programa, las descripciones de los ficheros y las instrucciones tienen que poder leerse directamente.
• Proceder a las actualizaciones sistemáticas y reiteradas para mejorar la seguridad.
• Los documentos deberán conservarse de forma que puedan ser presentados durante todo el tiempo que duren los registros.
• Deberá haber una seguridad que garantice la fiabilidad de los datos y su conservación sin ser modificados (mediante sello, lacrado o marca de agua).
• Para ello, tendrán que ofrecer medidas de seguridad y control ante el acceso no autorizado y garantizar la confidencialidad de la información.

Homologación, Normalización e Interoperabilidad

La homologación consiste en sistematizar documentos y procesos. Esta práctica está ligada directamente con la interoperabilidad, ya que adapta la información de un órgano emisor a un receptor. Los formatos en documentos electrónicos tienen que estar homologados para que se pueda trabajar entre ellos de manera eficiente.

Por su parte, la normalización supone que la duplicación tiene que contar con las garantías necesarias para que no se puedan alterar los contenidos. Se tiene que garantizar el contenido del documento acudiendo a actividades típicas de normalización que establece la administración para poder asegurar la autenticidad de los documentos informáticos.

Finalidad y Validez en el Procedimiento Civil

Todo lo anterior tiene la finalidad de verificar la autenticidad del documento y poder trabajar con ellos en canales seguros. Se acepta el documento electrónico como una reproducción o registro fiel del documento original y, de este modo, será admitido como prueba en los procedimientos legales. Su base civil queda recogida específicamente en el artículo 1221 del Código Civil (CC).