Conceptos Fundamentales de Bases de Datos: Estructura y Gestión

Conceptos Fundamentales de Bases de Datos

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito específico.

Elementos de una Base de Datos

• Pantalla inicial
• Cinta de opciones
• Panel de navegación
• Vista Backstage
• Menú Archivo
• Formas de visualizar formularios o informes

Tipos de Datos

Los tipos de datos básicos incluyen: Número, Fecha y hora, Sí/No e Inicio rápido. La función de los tipos de datos es determinar el formato que se puede usar en el campo, el tamaño máximo de un valor, su propiedad indexada y la forma en cómo se usa en las expresiones.

Objetos Principales

• Tabla: Es donde se almacena la información y actúan el resto de los objetos; su estructura consiste en una formación de filas y columnas.
• Consulta: Objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas. Se usa para responder a preguntas sencillas, realizar cálculos, combinar datos de diferentes tablas o agregar, cambiar o eliminar información.
• Formulario: Objeto diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas.
• Informe: Objeto diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.

Gestión y Organización de Datos

Clave Principal

Es un campo o conjunto de campos que identifican de forma inequívoca cada registro de una tabla. Un ejemplo común es el dato Auto numérico.

Filtros

• Filtro: Se usa para mostrar aquellos registros que cumplen con determinadas condiciones previamente establecidas.
• Filtro por formulario: Sirve para indicar varias condiciones para realizar el filtrado.

Funciones de Agregado

Permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna. Incluyen: Suma, promedio, desvest, var, min y max, primero y último, cuenta.

Relaciones e Integridad

• Tabla vinculada: Se encuentra en otra base, pero actúa como si estuviera en la propia.
• Relaciones de la tabla: Son la base para exigir integridad referencial y evitar registros huérfanos en la base de datos.
• Función de la integridad: Es la que rechazará las actualizaciones que cambian el destino de una referencia.
• Registro huérfano: Es aquel que hace referencia a otro registro que no existe.
• Tipos de relaciones: Relación uno a uno, relación uno a varios y relación varios a varios.

Tipos de Consultas

• Consulta de selección: Recupera datos bajo ciertos criterios y los muestra en pantalla.
• Consulta de acción: Permite realizar cambios en los datos almacenados en una tabla.
• Consulta de referencias cruzadas: Permite presentar una consulta resumen con dos columnas, en las que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.