Comunicación Empresarial: Tipos, Redes y Barreras

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Tipos de Comunicación en la Empresa

Clasificación según la Ubicación

  • Comunicación interna: Se desarrolla dentro de la empresa. Incluye las directrices de los superiores hacia los empleados y las sugerencias que estos puedan ofrecer.
  • Comunicación externa: Se produce entre la empresa y el entorno exterior, abarcando las interacciones con clientes, proveedores, competidores y entidades políticas. También se conoce como relaciones públicas.

Clasificación según el Tipo de Organización

  • Comunicación formal: Está vinculada a la estructura organizativa formal de la empresa.
  • Comunicación informal: Se refiere al intercambio de información dentro de la estructura informal de la organización. Los rumores son un caso particular de esta modalidad y suelen ser perjudiciales al distorsionar la realidad.

Clasificación según la Dirección del Flujo

  • Comunicación vertical: Sigue la línea jerárquica de la empresa. Puede ser descendente (de superiores a empleados) o ascendente (de empleados a superiores). Toda comunicación efectiva implica ambos sentidos. Por ejemplo, un superior da una orden y el empleado responde, ya sea con acciones o con su actitud.
  • Comunicación horizontal: Se da entre personas del mismo nivel jerárquico. Por ejemplo, entre los directores de marketing y recursos humanos.
  • Comunicación cruzada o diagonal: El intercambio de información ocurre entre personas de diferentes niveles jerárquicos y áreas de actividad. Por ejemplo, entre un director financiero y un operario de fábrica.

Para que la comunicación sea efectiva, debe estar bien canalizada. Puede ser oral o escrita, siendo la oral la más frecuente en el ámbito empresarial. Es fundamental educar y controlar la comunicación oral, definiendo claramente el mensaje y la forma de transmitirlo en cada situación. Una mala comunicación puede derivar en malentendidos con consecuencias negativas para los trabajadores y la empresa.

Canales de Comunicación en la Empresa

El canal es el medio por el cual se transmite la información. Las empresas utilizan diversos canales, como:

  • Reuniones de trabajo
  • Buzones de sugerencias
  • Círculos de calidad
  • Entrevistas periódicas
  • Circulares
  • Correos electrónicos
  • Eventos sociales
  • Comunicados internos
  • Publicaciones internas
  • Tablones de anuncios

Algunos canales, como los círculos de calidad (reuniones entre trabajadores y directivos para mejorar aspectos organizativos) y los buzones de sugerencias, fomentan la participación de los empleados.

Redes de Comunicación Empresarial

La disposición de los participantes en el proceso comunicativo influye en su efectividad. Estas disposiciones se denominan redes de comunicación.

Tipos de Redes

  • Redes centralizadas: La comunicación se centra en una persona que dirige el proceso y sirve de referencia para los demás.
  • Redes descentralizadas: Los participantes interactúan entre sí sin un líder definido.

Tipos de Disposición de Redes

  • Redes en cadena: Ideales para la comunicación vertical. La información fluye siguiendo la jerarquía organizacional.
  • Redes en Y: Similares a las redes en cadena, pero con una bifurcación en uno de los niveles jerárquicos. La información se transmite en ambos sentidos siguiendo la línea jerárquica.
  • Red en estrella: Una persona ocupa la posición central y el resto se dispone a su alrededor. Es típica de las redes centralizadas.
  • Redes en círculo: La información circula de una persona a otra hasta llegar al punto inicial. La limitación es que cada persona solo tiene contacto directo con otras dos. Para superar esto, se utiliza la red total o multiconexión.
  • Redes totales o en multiconexión: Todos los participantes se comunican entre sí. Es la modalidad más completa en redes descentralizadas, aunque su implementación puede ser compleja.

Barreras en la Comunicación Empresarial

La comunicación no siempre es tan fluida como debería ser. Existen diversas barreras que dificultan su desarrollo:

  • Barreras culturales: No todos los empleados tienen asimilada la cultura organizativa. Por ejemplo, un trabajador recién llegado puede no haber interiorizado los valores de la empresa. Un buen programa de integración es crucial para su participación en la comunicación.
  • Barreras burocráticas: El exceso de trámites administrativos puede ralentizar el flujo de información, generando un efecto contrario al deseado.
  • Barreras de sobrecarga de información: El exceso de información satura a las personas, dificultando la identificación de lo importante y reduciendo la capacidad de concentración. Esta barrera es común en la actualidad debido a la facilidad de acceso a la información, potenciada por las nuevas tecnologías, especialmente Internet.
  • Barreras personales: Son las más frecuentes y se originan en los hábitos y características individuales al emitir e interpretar la información. El estado de ánimo de un trabajador influye en su reacción ante una orden. Es habitual que los trabajadores comuniquen a sus superiores lo que estos desean oír, evitando informar sobre errores.

Control Empresarial: Concepto y Proceso

La función de control está estrechamente ligada a la planificación. Su objetivo es detectar desviaciones respecto a las previsiones para corregirlas antes de que generen consecuencias negativas.

Controlar implica verificar que todo se desarrolle según lo planificado, tanto en los objetivos generales (alta dirección) como en los subobjetivos específicos (niveles de gestión).

Etapas del Proceso de Control

  1. Establecer estándares: Definir medidas que se consideren normales. Por ejemplo, la producción de una máquina en un tiempo determinado o el coste por unidad de producto.
  2. Medir las actividades: Una vez fijados los estándares, se debe analizar lo que se ha obtenido realmente. Esto implica examinar las fases de la actividad de forma continua, sin esperar al final. Luego, se comparan los resultados con los estándares para determinar las desviaciones.
  3. Corregir las desviaciones: Detectadas las desviaciones, se deben analizar sus causas. Generalmente, los motivos son dos: la ejecución de los planes no fue la prevista (por falta de organización o baja rentabilidad de los recursos) o los planes eran incorrectos (objetivos inalcanzables). Se debe intentar resolver la desviación, utilizando la información obtenida en el control y replanteando la estrategia.

Técnicas de Control

  • Auditoría: Verifica la planificación en relación con la contabilidad (estados financieros), la rentabilidad de los recursos y la gestión global, ofreciendo recomendaciones de mejora. Existen dos clasificaciones de auditoría:
    • Interna: Realizada dentro de la empresa como mecanismo de control propio. Externa: Llevada a cabo por profesionales independientes ajenos a la empresa.
    • Auditoría de cuentas: Analiza los estados financieros. Auditoría operativa: Evalúa la estructura global de la empresa en relación con sus objetivos, políticas y planificaciones. Ecoauditoría: Controla el impacto medioambiental de la empresa.
  • Control del presupuesto: Verifica que se cumpla la relación numérica de la planificación en cuanto a costes de operaciones e ingresos por ventas.
  • Estadística: Permite analizar datos históricos de un problema, extraer conclusiones y realizar pronósticos. Por ejemplo, previsiones de ventas basadas en datos históricos de años anteriores o de otras empresas del sector.

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