Comunicación Efectiva y Gestión por Objetivos en la Empresa

Tipos de Comunicación

Comunicación Verbal

La comunicación verbal se realiza mediante la palabra, e intervienen varios elementos clave:

• El lenguaje, que debe ser rico, correcto, claro y positivo.
• La voz, clara, con tono moderado y agradable.
• La pronunciación o vocalización.
• El ritmo, la velocidad debe ser adecuada.
• La respiración, controlando las pausas para coger aire sin interrumpir la frase.
• Los silencios, importantes para el proceso de comunicación.

Comunicación No Verbal

La comunicación no verbal está compuesta por gestos, expresiones y comportamientos que refuerzan al lenguaje verbal. Es decir, nuestro cuerpo envía mensajes que, a menudo, no podemos controlar. Es necesario aprender a controlar determinados elementos de la comunicación no verbal si trabajamos de cara al público:

• La proximidad.
• La postura corporal.
• Los gestos de manos, brazos, hombros y cabeza.
• La expresión facial.
• La mirada.
• La apariencia personal.

Comunicación Escrita

La información importante debe realizarse por escrito. Los documentos más habituales en las empresas son: el informe, el resumen, el mensaje corto y el tablón de anuncios.

Las normas para elaborar mensajes escritos son:

• Escoger palabras claras, fáciles de entender, sencillas y concisas.
• Estructurar el texto de forma organizada.
• Hacer frases cortas, diciendo lo mismo con menos palabras.
• Evitar detalles excesivos que puedan confundir.
• Utilizar oraciones positivas.
• Respetar el orden sujeto, verbo y complemento.
• Respetar las normas de puntuación.

Habilidades de un Buen Comunicador

Para ser un comunicador eficaz, es fundamental desarrollar las siguientes habilidades:

• Saber escuchar activamente.
• Saber preguntar de forma efectiva.
• Ser asertivo.
• Saber resumir.
• Reformular para clarificar.
• Ser positivo.
• Abordar temas de uno en uno, no generalizar.
• Elegir el lugar y momento adecuado, etc.

La Dirección por Objetivos (DPO)

La empresa establece objetivos para cada departamento, facilitando los medios para conseguirlos. De esta forma, los empleados se sienten motivados a través de la participación, el compromiso y la responsabilidad en la consecución de los mismos. Si se logran, se premia a los empleados; en caso contrario, se justificarán los motivos, pudiendo llegar a una sanción.

Grados de Participación en la DPO

Existen tres situaciones, según el grado de participación del equipo responsable:

• Con participación nula: La dirección impone los objetivos al equipo de trabajo, lo que resulta autoritario y poco motivador.
• Con participación consultiva: Se tiene en cuenta la opinión de los equipos, pero estos no participan en el establecimiento de los objetivos.
• Participativa: Los responsables de los equipos negocian los objetivos con la dirección, con lo cual la motivación es grande.

Para que el sistema participativo funcione, los objetivos deben cumplir una serie de condiciones:

• La dirección por objetivos se aplicará a toda la organización como una metodología general.
• Los objetivos serán coherentes y armoniosos.
• Serán concretos, escritos y medibles.
• Serán realistas.
• Se establecerán de forma participativa.
• Serán revisables.

Dirección de Reuniones

La dirección de reuniones es una técnica de coordinación de equipos. La reunión favorece la transmisión de información, siempre que se cumplan unas condiciones:

• La reunión debe tener un objetivo que justifique su convocatoria.
• Preparación adecuada de la misma.
• Establecimiento de un plan de actuación para poner en marcha los acuerdos tomados.
• Ejecución de las decisiones tomadas y los compromisos adquiridos.

Estructura de la Reunión

1. Preparación o planificación:
   • Plantear el objetivo.
   • Determinar el número de asistentes.
   • Elaborar la agenda o guion.
   • Asegurar la logística o elementos necesarios.
2. Ejecución:
   • Apertura.
   • Conducción.
   • Toma de decisiones.
3. Cierre de la reunión: El coordinador concretará con claridad lo acordado, destacando el objetivo, los aspectos tratados, las ideas expuestas, las alternativas tratadas y el acuerdo tomado.