Claves para una Comunicación Profesional Efectiva: Videoconferencias, Llamadas y Documentación

La Videoconferencia

Es una comunicación simultánea bidireccional de audio y vídeo que nos permite mantener el contacto con personas o grupos, incluso cuando se encuentran en lugares alejados.

Cómo preparar una videoconferencia

1. Establecer los objetivos de la reunión.
2. Fijar la agenda: duración estimada, posibles descansos y un horario que se adapte a todos los participantes.
3. Adaptar la sala: evalúa el entorno desde donde se realizará la conexión.
4. Comunicación previa: envía un correo electrónico detallando la hora, si la asistencia es obligatoria u opcional, el código de acceso y los archivos necesarios.
5. Preparar el equipo: asegúrate de que la sala cuenta con pantalla, proyector y que todo el hardware funciona correctamente.
6. Ensayo: prueba tu presentación, ponte en el lugar de la audiencia y define qué objetivos deseas alcanzar.

• Reúne los materiales necesarios para no tener que abandonar la reunión.
• Recuerda a los participantes la cita 24 horas antes o la misma mañana.
• Comienza puntualmente y revisa la conexión antes de iniciar.

Protocolo durante la sesión

• Todos los participantes deben presentarse al comienzo.
• Mantén un tono de voz moderado, claro y pausado.
• Respeta siempre el turno de palabra.
• Controla los gestos y movimientos corporales.
• Si muestras documentos, asegúrate de que la calidad de imagen sea buena, haya suficiente luz y el material esté cerca de la cámara.
• La imagen personal debe ser acorde a la situación.
• Al finalizar, despídete cordialmente y agradece la participación.

Comunicación Telefónica

Es un tipo de comunicación oral no presencial que utiliza dispositivos para la transmisión de voz y sonidos a distancia. Es fundamental para establecer relaciones entre la empresa, proveedores y clientes.

Habilidades clave

• Preparación: haz una lista de los puntos a tratar antes de llamar.
• Recepción: toma nota de la información importante durante la llamada.
• Protocolo: saluda identificándote con tu nombre y cargo, y utiliza fórmulas de cortesía.
• Escucha activa: presta atención total al interlocutor.
• Cierre: despídete de forma cordial y agradable.

Protocolos de comportamiento

• Respetuosos: saludando al inicio y despidiéndonos al final.
• Concisos: siendo directos y breves.
• Claros: utilizando un lenguaje sencillo y frases cortas.
• Coherentes: manteniendo una estructura lógica en la conversación.
• Motivadores: captando el interés del receptor.

El uso de los silencios

Los silencios telefónicos son herramientas estratégicas: sirven para subrayar la importancia de las palabras clave y para permitir que el interlocutor se exprese.

La sonrisa telefónica

La sonrisa se percibe a través del tono de voz. Sonreír mientras hablas garantiza que tu voz suene más agradable y cercana.

Recuerda: al atender una llamada, no solo te representas a ti mismo, sino a toda la empresa.

Documentación Administrativa

• Instancia: documento utilizado para solicitar algo a una entidad pública, privada o a una persona con autoridad. Incluye las secciones "Expone" y "Solicita".
• Certificado: documento que acredita la veracidad de un hecho, bajo la responsabilidad de quien lo firma.
• Informe: escrito que recoge información sobre temas específicos para facilitar la toma de decisiones.
• Acta: documento que hace constar los hechos y acuerdos tratados durante una reunión.
• Convocatoria: documento utilizado para solicitar la presencia de personas en un lugar, fecha y hora determinados para una reunión.