Classificació i sistemes d'ordenació d'arxius a l'empresa

Classes d'arxius segons la freqüència d'ús

• Arxius actius: contenen la documentació més usada, que ha d'estar a l'abast del treballador sense haver d'aixecar-se del seu lloc de treball.
• Arxius semi-actius: contenen la informació no activa que s'utilitza de manera circumstancial i que ha d'estar propera a l'arxiu actiu.
• Arxius inactius: contenen la informació que gairebé no s'utilitza, ja sigui per ser accions passades o per conservar-se per qüestions legals o de valor històric.

Classificació segons la ubicació

• Arxius centralitzats: tota la documentació empresarial està concentrada en un únic lloc on es desa i es gestiona. La seva finalitat és economitzar espai, equipaments i personal; és molt útil en empreses petites.
• Arxius descentralitzats: la documentació està repartida pels diferents departaments. Cadascun gestiona els documents que genera per potenciar la independència i estalviar temps en reduir desplaçaments. Exemple: arxivador de nòmines al departament de comptabilitat.

Sistemes d'ordenació d'arxius

Perquè l'arxiu acompleixi la seva funció, s'ha d'establir un criteri d'ordenació. Ordenar documents és disposar-los d'acord amb una norma o criteri conegut que permeti localitzar-los fàcilment.

Ordenació alfabètica

Consisteix a col·locar les paraules seguint l'ordre de l'alfabet. Quan el contingut està format per més d'una paraula, se'n tria una de referència (la més oportuna) i es col·loca segons l'ordre alfabètic.

Ordenació numèrica

Consisteix a arxivar els documents assignant-los un nombre correlatiu. Aquest nombre pot formar part del document o ser assignat pel gestor de l'arxiu segons un criteri determinat pel responsable.