Clasificación y Gestión Estratégica de Eventos Corporativos

Tipos de Actos y Eventos

La organización de eventos requiere conocer las distintas tipologías existentes para alcanzar los objetivos estratégicos:

• Simposio: Reunión de especialistas donde cada uno aporta sus ideas sobre un tema específico (duración aproximada de 20 minutos por ponente).
• Disertación: Exposición oral que analiza un problema, plantea una hipótesis y llega a una conclusión.
• Conferencia: Exposición oral individual donde un experto presenta un tema y, al finalizar, se abre un turno de preguntas.
• Congreso: Reunión amplia de especialistas que debaten avances durante varios días. Incluye actividades como mesas redondas, talleres y conferencias.
• Ciclo: Sucesión de charlas, conferencias y exposiciones sobre una misma temática, desarrolladas a lo largo de varias semanas o meses.
• Seminario: Reunión académica con un grupo reducido de personas para profundizar en un tema, exponer, analizar y discutir (duración de horas o días).
• Jornada corporativa: Evento de 1 a 2 días enfocado en fortalecer vínculos internos.
• Panel: Reunión donde varios expertos comparten ideas y posteriormente se abre un debate.
• Networking: Eventos diseñados para crear nuevos lazos profesionales.
• Conmemoraciones: Actos que recuerdan un acontecimiento o suceso relevante.

Celebraciones Promocionales

1. Ferias: Eventos económicos y temporales donde se promocionan productos o servicios. Se clasifican según el público (minoristas, mayoristas, cliente final, instituciones), alcance (regional, nacional, internacional) y actividad (artesanía, tecnología, etc.).
2. Actos promocionales: Acciones para aumentar la popularidad de la empresa (bonos de descuento, regalos, etc.).
3. Actos institucionales: Eventos que pueden ser generales (regulares) o especiales (únicos).
4. Congresos: Eventos anuales con una duración máxima de 5 días, organizados por comités que gestionan formularios y logística.
5. Patrocinios: Elementos clave: Patrocinador (persona o entidad que colabora con el evento) y Patrocinado (quien aporta la imagen).

Clasificación de Eventos

• Según dimensión: Locales, identitarios, grandes (diferentes países, deportes o festivales) y megaeventos (+2000 asistentes, gran movimiento, como una velada).
• Según contenido: Social (bodas), cultural (ferias), deportivo, empresarial, académico (foros/congresos) y político (asambleas).
• Según público: Externo, interno o híbrido (directo/indirecto).

Diseño y Planificación

• Pre: Briefing, definición de objetivos, elección de lugar, concepto creativo y presentación de la propuesta.
• Previa: Plan de Recursos Humanos, visitas al lugar, plan de necesidades, gestión de proveedores, timing y cronograma.
• Durante: Coordinación del equipo y ejecución.
• Post: Feedback, cálculo del ROI (ROI = (Ingresos - Gastos) / Gastos x 100), análisis de resultados, medios, errores y tareas de desmontaje/limpieza.

Herramientas Digitales (Apps)

• WordPress: Desarrollo del proyecto web con presupuesto ajustado.
• Pocket: Almacenamiento de enlaces de interés.
• Google Analytics: Medición de visitas y porcentaje de rebote.
• Woorank: Optimización del posicionamiento SEO.
• Monday: Gestión integral de varios eventos simultáneos.
• Hootsuite: Programación de contenido en redes sociales.
• Publisuites: Multiplicación de impactos del evento.