Clasificación y búsqueda de proveedores: estrategias y negociación

Clasificación de proveedores

Bienes (dedicadas a suministrar materiales, productos o mercancías. Son los proveedores de materias primas como de productos semiterminados, intermedios o terminados. Servicios (Prestan un servicio a otra empresa. La cadena de suministro se simplifica porque no hay intermediarios. Necesitarán recursos materiales). Capital (Son empresas que prestan recursos de tipo económico. Los socios también se pueden encargar de proveer de fondos a la entidad).

En función de sus características intrínsecas: Habituales (Aquellas empresas que no destacan sobre su competencia). De confianza (Prestan sus servicios desde hace mucho tiempo. Tienen una reputación. Es interesante establecer relaciones de confianza con los proveedores para beneficiar la calidad). Especializados (En sectores estratégicos el número de proveedores es muy reducido. Por lo tanto, procuran que la satisfacción de sus clientes sea muy elevada).

Búsqueda de proveedores

La empresa debe dedicar tiempo y esfuerzo a planificar esta etapa de búsqueda, puesto que el primer contacto y la posterior negociación serán determinantes. Estos esfuerzos se verán recompensados, ya que suponen una garantía a la hora de prestar un adecuado servicio al cliente final, con la mínima gestión de devoluciones y reclamaciones.

Solicitud de ofertas

• Solicitud de oferta directa.

• Reflejar la información personal de quien escribe (encabezado y firma)
• Utilizar un lenguaje formal.
• Estructurar bien el mensaje (saludo inicial, cuerpo estructurado y no demasiado extenso)

• Finalizar con una adecuada despedida, junto a la firma.

• Otros medios de solicitud.

• Ferias comerciales à Permiten acceder a una gran cantidad de contactos. Es importante recabar información sobre los asistentes con anterioridad y establecer contacto vía correo electrónico para presentar e informar de la asistencia. Tras la asistencia, es fundamental mantener los contactos y llevar adelante las negociaciones emprendidas en el evento.
• Federaciones y sindicatos profesionales à Se agrupan en sindicatos o federaciones para beneficiarse de información, servicios y proveedores a cambio de una cuota periódica destinada a pagar los salarios de los trabajadores de la organización.
• Cámaras de Comercio e industria à Es una incorporación pública que representa y coordina a todas las cámaras de comercio territoriales. Ofrecen ayudas y subvenciones a empresarios para impulsar negocios y gestionan trámites. Además, prestan servicios de asesoría y consultoría a empresas para desarrollar sus negocios.

Solicitud de ofertas telemáticas.

• Correo electrónico

Se redactará de la misma forma que la carta comercial. El correo electrónico permite enviar documentación de la empresa mediante adjuntos o hipervínculos. Es la forma más rápida y sin incurrir en costes de empresas intermediarias.

Permite enviar sin problemas catálogos digitales, con los que ya cuentan la mayoría de las empresas.

• Directorio de empresas

Ofrecen listados de proveedores por sectores de actividad, producto o zona geográfica, que contienen información y enlaces a la web de cada proveedor.

• Compradores web Es una forma de comparar rápida y eficaz entre una gran cantidad de proveedores de los que no tienen referencias en el caso de una operación puntual. Estos compradores suelen salir por defecto en el buscador.

• Presupuestos online

Las empresas disponen en su web, dentro del apartado de contacto, de un formulario de solicitud automática de presupuesto que permite comunicarse directamente con el departamento de ventas.

El proceso de negociación y selección de proveedor da comienzo cuando los proveedores de un mercado determinado, registrados en estas plataformas, reciben un aviso en el momento que se solicitan precios de los productos que ofertan para que envíen información.

Tipos de negociación

El oponente en la negociación puede seguir líneas diferentes a la hora de defender sus objetivos e intereses. Las partes persiguen el beneficio mutuo, ya que su relación comercial es importante para ambas. Sin embargo, no todas las negociaciones son cordiales, podemos distinguir dos tipos: gana-gana; gana-pierde. En toda negociación habrá aspectos de ambos tipos, la mejor forma de afrontarlos, además de con imaginación y creatividad, será con preparación previa y previsión, ya que en el mismo momento de la reunión es complicado pensar fríamente.

Estrategias de la negociación

Un buen negociador es una persona preparada que cuenta con el carácter adecuado para conseguir sus objetivos, es decir, posee la actitud y aptitud propias de un triunfador. Tipos de estrategias:

- Estrategia gana-gana. Las empresas que adoptan este tipo de estrategias en la negociación pretenden alcanzar acuerdos que prioricen el beneficio de ambas partes. Permite establecer relaciones de larga duración y de confianza de aquí que su preparación se base en: crear un ambiente cómodo y de diálogo; y preparar diferentes alternativas para ampliar la posibilidad de acuerdo y valorarlas en términos objetivos para ambas partes.

- Estrategia gana-pierde: Es un tipo de estrategia de negociación, una de las partes adopta una postura dominante y trata de imponer sus objetivos y de aumentar su beneficio, aun a costa de perjudicar a la otra parte. En la ejecución conviene convencer a nuestro interlocutor de que acatar nuestras condiciones terminará siendo más beneficioso para el que romper las relaciones. Se puede analizar la negociación dependiendo del número de proveedores disponibles en el mercado y del fin último que persigan las empresas al cooperar.

- Estrategia según el número de proveedores: En el caso de que exista un elevado número de proveedores para una referencia, el entorno será competitivo y primará el enfrentamiento y la falta de sinceridad de las partes, por lo que las órdenes de compra serán esporádicas y de grandes cantidades. Cuando el número de proveedores es reducido se tiende a negociar la exclusividad e interesa fomentar relaciones duraderas y cercanas con tendencia a un suministro.

- Estrategia de la integración vertical: Cuando los volúmenes de compras son elevados y se cuenta con un amplio conocimiento del mercado se puede optar por absorber al proveedor/cliente o por realizar la fabricación o la venta de forma autónoma. Esto puede suponer incurrir en riesgos financieros por la inversión que supone y es complicado alcanzar el éxito si no se conoce bien el sector.

- Estrategia Keiretsu: Este término hace referencia a una coalición de empresas unidas para diversificar su actividad y garantizar el control de la cadena de suministros. Unas empresas actuarán de socios capitalistas y otras de fabricantes, distribuidores, proveedores, etc, de forma que se garantice la calidad del sistema.