Ciret auditoria

SISTEMES DE GESTIÓ MEDIAMBIENTAL

DOCUMENTACIÓ

→ IMPLANTACIÓ I FUNCIONAMENT

• Estructura i responsabilitats:

  • recursos humans, materials i tecnològics pel SGMA

  • nomenar el responsable del
    SGMA

• Formació, sensibilització i competència professional,per tal que el personal:

  • valori la importància de la política mediambienta

  • conegui els requisits del SGMA

  • conegui els impactes ambientals significatius de l’activitat

  • conegui les funcions i responsabilitats

• Documentació de SGMA: manual de gestió ambiental, procediments, instruccions de treball i registres

• Control de la documentació

• Control de les operacionson es donen els aspectes ambientals significatius

• Comunicació: interna i externa (parts interessades)

• Plans d’emergència i capacitat de respostadavant d’aquestes emergències

→ DOCUMENTACIÓ DEL SISTEMA DE GESTIÓ MEDIAMBIENTAL

• Les normes de gestió indiquen que la metodologia i activitats relacionades amb el SGMA quedin recollides en documents de treball, com per exemple:

  • el manual de gestió mediambiental-els procediments

  • les instruccions tècniques (o instruccions de treball)

• No és convenient, però, caure en un excés de documents, ja que dificulta la seva aplicació pràctica i la implantació del sistema.

“Un excés burocràtic pot suposar un allunyament dels objectius inicials i una baixa eficiència del sistema”

• Així, la documentació necessària per a la implantaciód’unSGMA és:

• Declaració de la política ambiental de l’empresa

• Informe d’avaluació ambiental inicial (EMAS)

• El programa mediambiental

• El manual de gestió ambiental

• El procediments

• Les instruccions de treball

• Registres

• Altres: formularis, fulls de comunicació interna, comunicats d’incidents, informes d’auditories, declaració ambiental (EMAS), etc.

• La documentació implicada en el sistema ha de ser:

• Comprensible

• Fàcilment localitzable

• Identificada (mitjançant una codificació)

• Datada

• Revisada i actualitzada

• Aprovada

• Els documents necessaris per tal de desenvolupar un sistema de gestió ambiental són:

→ MANUAL DE GESTIÓ

• És el document base a partir del qual es desenvolupa tot el sistema de gestió

• Serveix com a document de referència.

• És un document de síntesi que explica, de forma senzilla, clara i organitzada:

  • què pretén el sistema de gestió ambiental,

  • l’estructura del sistema de gestió ambiental

  • com funciona

  • quines són les principals responsabilitats

* El Manual del SGMA està organitzat en capítols, que contemplen tots els elements essencials de la norma.

• Els aspectes més importants que recull el manual de gestió són:

  • La política ambiental

  • Els objectius i fites; el programa de gestió ambiental; i com es revisen i actualitzen

  • L’estructura dels sistema de gestió ambiental

  • Les funcions i responsabilitats dels responsables implicats en el SGMA

  • Els sistemes de formació del personal i comunicació

  • Els requisits legals

  • Fa referència a la documentació específica que desenvolupa els diferents àmbits del sistema (procediments i instruccions de treball)

  • El sistema de control de no conformitats i aplicació de mesures correctores

  • La seva connexió amb altres sistemes de gestió, si és el cas

  • Altres: programa i procediment d’auditories, registres,...

→ PROCEDIMENTS

• Són documents de gran importància operativa.

• Descriuen, de forma ordenada i sistemàtica, com s’han de realitzar les activitats enunciades al manual.

• Així, són documents complementaris al manual de gestió ambiental.

• Indiquen, de forma clara i concreta, els passos a seguir per tal d’iniciar, desenvolupar i finalitzar una activitat.

• Inclouen els elements tècnics a utilitzar, les condicions necessàries i els personal que hi intervé, especificant les seves responsabilitats.

• Ens indiquen (de forma ordenada i sistemàtica):

  • Com s’ha de portar a la pràctica una activitat

  • Qui: les persones encarregades de portar-les a terme (descripció de les responsabilitats)

  • Quan: l’ordre de realització de cada tasca o gestió

  • On: local·lització del lloc on s’han de realitzar les tasques o gestions.

*Alguns procediments necessiten d’instruccions específiques, per a explicar de forma detallada com es fa una activitat relacionada (donades la seva complexitat o extensió

• Tot sistema de gestió mediambiental ha de desenvolupar el següents procediments bàsics:

• Per a la identificació/avaluació dels aspectes mediambientals de les activitats.

• Per a la identificació i accés als requisits legals i d’altres.

• Per a la concreció d’objectius i fites ambientals i del   programa de gestió ambiental.

• Per l’entrenament, formació i sensibilització del personal.

• Per a la comunicació interna i externa.

• Per a l’elaboració, control, distribució, arxiu i revisió de la documentació.

• Per al control operacional (s’acostuma a dividir en diversos procediments, cadascun centrat en un aspecte ambiental significatiu)

• De gestió de compres i serveis contractats.

• Per a la prevenció i control de situacions d’emergència.

• Per a l’evaluació del compliment de legislació, reglamentació i d’altres compromisos.

• Per al control i gestió de no-conformitats, accions correctores i preventives.

• Per al control dels registres mediambientals.

• Per a la realització d’auditories mediambientals.

• El seu esquema o índex pot ser:

  • Objecte: S’explica per a què serveix el procediment

  • Abast: Indica el camp d’aplicació, en quina àrea, departament o temàtica s’hi aplicarà

  • Definicions: Es poden incloure les definicions de termes no habituals o desconeguts per a la majoria

  • Diagrama: Gràfic, esquema o diagrama de flux on es representen les operacions i decisions a prendre

  • Responsabilitats: Descripció de les responsabilitats associades al personal al que es fa referència en el procediment

  • Descripció o desenvolupament: Explicació detallada (de forma cronològica i ordenada) de què es farà, qui, com, etc. (és una ampliació explicativa del diagrama)

  • Indicadors: S’especifiquen els indicadors de seguiment, de control, associats al procediment

  • Referències o altres documents aplicables: Referència a altres documents directament relacionats amb el procediment: instruccions tècniques, registres que es generen o que s’han de consultar, formularis,...

  • Annex: Es poden incorporar gràfics, instruccions, etc.

→ INSTRUCCIONS DE TREBALL

• Complementen a determinats procediments

• Indiquen de manera específica la forma de realitzar determinades activitats descrites als procediments

• Donen informació detallada i secuencial sobre com fer l’activitat.

• Respecte als procediments, tenen un major nivell de detall.

• Habitualment s’utilitzen per a detallar les activitats que pertanyen al “Control Operacional”, exigit per la norma, és a dir, les operacions i activitats associades als procediments de control dels aspectes ambientals significatius.

→ REGISTRES

• Són documents que tenen com a objectiu recollir les dades concretes que resulten de l’aplicació d’un procediment o d’una instrucció de treball.

• Normalment tenen un format de taula en les que s’apunten les dades concretes segons la periodicitat prevista als procediments i instruccions.

• Són molt importants per al sistema de gestió perquè:

  • Permeten obtenir evidències objectives (escrites) sobre activitats realitzades o resultats obtinguts.

  • Donen informació per a detectar les no conformitats

  • Serveixen com a font d’informació per a fer les auditories del sistema

  • Poden evidenciar la necessitat de modificar els procediments i instruccions de treball si s’observa que són poc operatius.

• Permeten el seguiment del SGMA

• Permetran fer el control operacional dels aspectes ambientals amb efectes ambientals significatius

  • Exemple:controls de les emissions de materia particulada en una cimentera.

→ FORMULARIS

• Són documents que tenen espais en blanc que, un cop complimentats, es converteixen en registres.

• Han de ser complimentats en el moment en què es realitza l’activitat, anotant de forma clara i sistemàtica tota la informació necessària.

  • Exemples:
    formulari de realització de sonometriesformulari de controls de temperatura

*Tot el que no queda registrat, és molt difícil de demostrar que s’hagi fet

→ REQUISITS DE L’EMAS: COMPROVACIÓ I ACCIÓ CORRECTORA  

• Seguiment i mesura de les activitats amb un impacte significatiu: instruments, registres i revisió dels resultats

• Determinació de no conformitats, accions correctores i accions preventives:
  

  Documentada

• Establiment de registres: identificació, conservació i eliminació

• Auditoria

  
  Programa i procediments d’auditoria (abast, freqüència, metodologies, responsabilitats i informe d’auditoria)

→ REQUISITS DE L’EMAS: REVISIÓ PER A LA DIRECCIÓ

• Revisió dels objectius i fites

• Revisió de la política mediambiental en funció dels resultats de l’auditoria

• Adequació del SGMA segons les noves circumstàncies

AUDITORIA DEL SISTEMA DE GESTIÓ AMBIENTAL

COMPROVACIÓ I ACCIÓ CORRECTORA

• Seguiment i mesura de les activitats amb un impacte significatiu: instruments, registres i revisió dels resultats

• Determinació de no conformitats, accions correctores iaccions preventives.

• Establiment de registres: identificació, conservació ieliminació

• Auditoria

Auditoria: Procés sistemàtic, independent i documentat per a obtenir evidències de l’auditoria i avaluar-les de manera objectiva per tal de determinar l’extensió en què es compleixen els criteris d’auditoria.

Criteris d’auditoria: Conjunt de polítiques, procediments o requisits.

Què és una auditoria del SGMA?

És un procés de verificació, sistemàtic i documentat per a obtenir i avaluar objectivament evidències per a determinar si el SGMA d’una organització:

• S’ajusta als requisits establerts

• S’ha implantat i es manté de forma efectiva

• És adequat per assolir la política i els objectius mediambientals

Característiques clau:

• Sistemàtica

• Objectiva

• Procés independent

• Documentada

• Períòdica

• Analitza resultats

• No busca culpables

TIPUS D’AUDITORIES

• De compliment legal

• De compliment d’objectius / millora del sistema

• De certificació / verificació

• Les AUDITORIES INTERNES o auditories de primera part.

• Són voluntàries

• Realitzades per personal de l’organització o per un auditor contractat.

• Objectiu: seguiment intern del sistema i avaluar la seva efectivitat.

• Les AUDITORIES EXTERNES inclouen les auditories de segona i de tercera part.

• Obligatòries, com a requisit previ, per poder certificar o verificar el SGMA implantat, d’acord a una norma.

• Realitzades per auditors externs, degudament acreditats. (qui els acredita?)

• Objectiu: avaluar si el SGMA implantat compleix els requisits de la norma de referència.

La Norma ISO 19011:2012 és la norma de referència per a la realització d’auditories ambientals i de qualitat.

Substitueix a les normes:

• UNE-EN ISO 19011:2002

• UNE-EN ISO 19011:2002 ERRATUM

METODOLOGIA:

• Planificació de l’auditoria: Passos previs a fer l’auditoria
  

• Anàlisi de les necessitats (què s’ha d’auditar?)

L’auditat ha de determinar la necessitat de l’auditoria i el responsable de la seva realització.

Mitjançant un acord entre auditor i l’auditat cal que s’estableixin els objectius i nivell de concreció de l’auditoria (abast). Es defineixen les àrees i activitats (extensió i límits) de l’auditoria.

L’abast de l’auditoria pot estar limitat físicament (emplaçaments, processos, àrees, departaments,...)

• Equip auditor

L’equip auditor ha d’estar format per un auditor en cap, qui fa d’enllaç entre l’equip auditor i l’auditat, i d’altre personal qualificat amb experiència que integri el grup.

En cas d’auditories internes: no relacionat amb el Sistema de Gestió a auditar.

L’auditor en cap és responsable d’assegurar que l’auditoria es realitza conforme l’abast i pla aprovat, amb eficàcia i eficiència.

L’auditat és responsable d’informar als treballadors de la data i l’abast de l’auditoria, facilitar els recursos necessaris, l’accés a les instal·lacions, personal, informació rellevant i als documents sol·licitats.

• Estudi previ (què ens podem trobar?)

• Pas previ abans d’abordar l’auditoria.

• Necessari per minimitzar el temps del procés d’auditoria, així com per a optimitzar la productivitat de l’equip auditor.

• Implica un primer coneixement de l’organització i del seu SGMA a auditar. Es pot sol·licitar informació mitjançant qüestionaris previs, així com una revisió preliminar de la documentació (còpia del Manual del SGMA i dels procediments clau, informes d’auditories anteriors, no conformitats del sistema).

• Recerca de la normativa aplicable

• Preparació de la documentació

• Preparació de les activitats d’auditoria in situ

És important que abans de realitzar l’auditoria, el cap auditor acordi amb la direcció de l’empresa les dates en què tindrà lloc l’auditoria. També ha d’acordar el PLA D’AUDITORIA, document on es descriu com s’auditarà.

• Realització de l’auditoria

• Reuníó inicial abans de l’inici de l’auditoria

• Presentació de l’equip auditor a la direcció

• Exposició dels objectius i pla de l’auditoria, prèviament aprovat per la direcció

• Presentació resum dels mètodes i procediments a utilitzar, confirmar disponibilitat de mitjans

• Oportunitat per tal d’aclarir qüestions sobre el procés d’auditoria

• Recollida d’evidències de l’auditoria

Les evidències són les proves que l’auditor va recollint.

Per tal de recollir una evidència és necessari escollir una mostra suficient i representativa dels elements del sistema: l’auditoria és com un mostreig!

La recerca es basa, bàsicament, en:

• L’incompliment

• Defecte del sistema

• Revisió dels documents relatius al SGMA:

Registres relatius a les obligacions legals (rebuts de pagament de taxes obligatòries, autoritzacions, documents de control i seguiment, registres acreditatius del funcionament de les pràctiques implantades, tals com la relació de matèries primeres i auxiliars, característiques, consum, sistemes usats en el tractament d’efluents líquids, gestió dels residus generats, mesures de minimització, segregació i reutilització, contractes amb empreses gestores, informació a disposició del client, contractes de subministrament, etc.)

→ DETERMINAR EL GRAU D’IMPLANTACIÓ DEL SGMA

→ VALORAR EL COMPORTAMENT MEDIAMBIENTAL

• Revisió del grau d’implantació de la documentació, revisant:

• Política mediambiental

• Objectius i fites

• Programa de gestió mediambiental

• Manual de gestió mediambiental

• Procediments mediambientals

• Programa i resultats d’auditories mediambientals anteriors

• Declaració mediambiental (en el cas de l’EMAS)

→ Mostrejos a l’atzar i sol·licitar llistats específics.
→ Verificar la documentació associada a una activitat concreta.

• Realització d’entrevistes al personal de l’empresa:

Utilitzar un llenguatge adequat a l’interlocutor i mantenir el respecte envers la persona a qui s’adreça.

• Buscar respostes concretes i específiques

• Fer preguntes una a una, de forma clara i senzilla

• Preguntar a la persona que realitza el treball, no al guia

• Prendre notes durant tota l’entrevista, sense interferir en el ritme.

• Agrair la col·laboració i el temps dedicat per l’entrevistat

• En revisions inicials: principi del parapet (Deixar parlar a l’entrevistat, mostrar no el que vols vendre sinó com realment ets. Et fan una pregunta i l’altre persona busca analitzar la teva reacció)

• Inspecció visual de les instal·lacions (en especial en els focus o fonts contaminants):

• Emissions atmosfèriques

• Abocaments d’aigües residuals

• Residus

• Emissions de soroll

• Punts de risc mediambientals

→ Seguir el protocol, recopilant les dades per observació directa.

→ Basar totes les no-conformitats en fets objectius i demostrables

→ Contrastar la informació en diverses fonts i amb l’equip auditor

• Reuníó de tancament

Reuníó amb la direcció i amb els responsables implicats en el procés d’auditoria, abans de fer l’informe.

• Presentació dels resultats i les no-conformitats, per al seu reconeixement

• Presentació de conclusions: grau d’adequació implantació del SGMA i efectivitat per al compliments de la política i objectius.

• Redacció de l’informe d’auditoria: Document que descriu els resultats de l’auditoria.

• Preparació de l’informe

• Contingut de l’informe