Barreras y habilidades de escucha, comunicación escrita y gestión de equipos en proyectos

Barreras para una escucha efectiva

• Fingir escuchar
• Distracciones
• Prejuicio y mentalidad estrecha
• Impaciencia
• Saltar a conclusiones

Cómo mejorar las habilidades de escucha

• Centrar la atención en la persona que habla
• Participar en una escucha activa
• Hacer preguntas
• No interrumpir

Comunicación escrita

• Se debe usar principalmente para informar, confirmar y solicitar.
• Los memos y cartas deben ser claros y concisos, sin largas disertaciones o voluminosos anexos.

Comunicación escrita - Informes

• El cliente puede solicitar los tipos de informes que deben ser entregados a lo largo del proyecto
• Es importante conocer la audiencia
• Se debe saber qué quieren conocer los lectores
• Deben ser concisos
• Escriba como hablaría
• Coloque primero los puntos más importantes
• Use gráficas siempre que sea posible
• Preste tanta atención al formato del informe como al contenido

La comunicación en el proyecto - Reuniones (Cleland y Ireland, 2010)

• Tres reglas para hablar en reuniones:
  1. Diga lo que les quiere decir
  2. Dígalo
  3. Diga lo que les dijo

La comunicación en el proyecto - Reuniones (Cleland y Ireland, 2010)

• Controlando la reunión
• Defina el tiempo límite y cúmplalo
• Comience con una definición del propósito de la reunión
• Resuma progreso o la falta de él
• Fomente y controle desacuerdos
• Tome un tiempo para evaluar cuan bien va la reunión y qué se puede hacer para mejorar su desempeño
• Use los conceptos de reuniones efectivas e inefectivas como un estándar para mejorar la calidad de sus reuniones

II Recurso humano en proyectos

• Incluye los procesos para organizar, gestionar y liderar el equipo de proyecto.
• El equipo de proyecto incluye a todas las personas que tienen roles y responsabilidades asignados para el logro del proyecto.

Gestionar y liderar el equipo de proyecto incluye, entre otros:

• Identificar influencia de factores que impactan la gestión del equipo
• Comportamiento profesional y ético

Procesos asociados (PMI, 2013)

1. Plan de gestión del recurso humano
2. Conformar el equipo de proyecto
3. Desarrollar el equipo de proyecto
4. Gestionar el equipo de proyecto

A) Plan de gestión del recurso humano: Proceso de identificar y documentar roles en el proyecto, responsabilidades, habilidades requeridas, relaciones de jerarquía y crear un plan de gestión del staff. Salidas del proceso:

• Plan de gestión del recurso humano
• Roles y responsabilidades
• Gráficos organizacionales
• Plan de gestión del staff

B) Conformar el equipo de proyecto: Proceso de confirmar la disponibilidad del recurso humano y reunir al equipo necesario para completar las actividades del proyecto. Entrega lineamientos para la selección del equipo y asignación de responsabilidades para obtener un equipo exitoso. Factores a considerar:

• El Administrador del proyecto debe influenciar y negociar con aquellos que están en posición de proveer los recursos humanos requeridos para el proyecto.
• Fallas al conformar el equipo impactan en los programas, presupuestos, satisfacción del cliente, calidad, riesgo.

Salidas:

• Asignaciones de personal al proyecto
• Calendario de recursos
• Actualizaciones al Plan de gestión del proyecto

Técnicas y herramientas:

• Pre-asignación
• Negociación
• Contratación
• Equipos virtuales
• Análisis de decisión multicriterio

C) Desarrollo del equipo de proyecto (PMI, 2013): Proceso de mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el entorno del equipo para mejorar el desempeño del proyecto. Principales beneficios:

• Mejora el trabajo en equipo
• Aumenta las habilidades y competencias de las personas
• Motiva a los trabajadores
• Reduce la rotación laboral
• Mejora el desempeño global del proyecto

Herramientas y técnicas:

• Habilidades interpersonales
• Capacitación
• Actividades de formación de equipos
• Reglas
• Colocación
• Reconocimiento y recompensa
• Herramientas de evaluación personal

Salidas:

• Evaluación del desempeño del equipo

Etapas de desarrollo y crecimiento: primera etapa (formación) - segunda etapa (tormentas) - tercera etapa (adaptación) - cuarta etapa (desempeño)

Gestión del equipo de proyecto (PMI, 2013): Proceso de hacer seguimiento al desempeño de los miembros del equipo, entregar feedback, resolver problemas y gestionar cambios en el equipo para optimizar el desempeño del proyecto. Técnicas y herramientas:

• Observación y conversación
• Evaluaciones del desempeño del proyecto
• Gestión de conflictos
• Habilidades interpersonales: liderazgo, influenciar, toma de decisiones efectiva

Fuentes de conflicto (Gido y Clements, 2006):

• Alcance del trabajo
• Asignaciones de recursos
• Programa y costo
• Prioridades y temas organizacionales
• Diferencias personales