Auditoría de Existencias: Objetivos, Control Interno y Procedimientos

Auditoría de las Existencias

Generalidades

Desde el punto de vista de la auditoría, la cifra de almacén es la partida más importante del Activo Circulante en las empresas:

• Por su volumen económico.
• Por su repercusión en la cuenta de resultados.
• Por su repercusión financiera.

1. Objetivos de la Auditoría

Los objetivos de la auditoría en este terreno son los siguientes:

• Comprobar la exactitud y fiabilidad de las unidades físicas recogidas en el balance:
  • Recuento físico periódico.
  • Inventario permanente.
• Comprobar la exactitud y fiabilidad de la valoración de las existencias y la uniformidad de dicha valoración.
  • Materias primas.
  • Productos en proceso.
  • Productos terminados.
• Verificar la obsolescencia de las existencias.
• Comprobar si las existencias son propiedad de la empresa y determinar:
  • Existencias de la empresa en poder de terceros.
  • Existencias de terceros en poder de la empresa.
  • Existencias en tránsito.
• Comprobar los cortes entre las distintas fases:
  • Entradas.
  • Producción.
  • Salidas.
• Comprobar que el costo de ventas corresponde a transacciones y eventos realizados durante el periodo y que se haya determinado en forma razonable y consistente.
• Comprobar la adecuada presentación en los estados financieros.
• Verificar si las medidas de control interno y los procedimientos administrativos funcionan correctamente.
• Verificar si la cobertura de los seguros de las existencias es adecuada.

Control Interno

El control interno de los inventarios está vinculado con las actividades de compra, fabricación, distribución y venta. Un adecuado control interno de las existencias exige que sean debidamente:

• Pedidos
• Recibidos
• Controlados
• Usados
• Contados físicamente
• Embarcados
• Facturados
• Autorización del método de valuación seleccionado por la empresa.
• Segregación de funciones de autorización, custodia y registro.
• Registro oportuno de la inversión en inventarios y del pasivo correspondiente.
• Registro oportuno de todos los embarques y, en su caso, su facturación, incluyendo la contabilización del correspondiente costo de ventas.
• Control de las devoluciones.
• Custodia física de los inventarios.
• Inventarios físicos.
• Procedimientos adecuados para el registro y acumulación de los elementos del costo.
• Registros adecuados para el control de existencias.
• Registros adecuados para el control de las existencias propiedad de terceros en almacenes de la empresa.
• Comparación periódica de la suma de los registros auxiliares con el saldo de la cuenta mayor correspondiente.
• Comprobación de los inventarios físicos por el personal interno independiente.
• Procedimientos para determinar la pérdida de valor de los inventarios y el registro de las estimaciones correspondientes.
• Adecuada protección a la entidad mediante contratación de seguros.
• Sistemas de información con cifras actualizadas.

La implantación de las pruebas de auditoría dependerá de un debido análisis de los factores que se deben considerar como:

• Naturaleza y características de los propios inventarios
• Cambios o fluctuaciones importantes en:
  • Márgenes de utilidad.
  • Precios de materiales.
  • Demanda de productos.
  • Niveles y clases de inventarios o producción incluyendo la clasificación, acumulación o aplicación de gastos indirectos.
• Lanzamiento de nuevos productos, cambios tecnológicos o modificaciones de ingeniería.
• Nuevos productos o reducción de precios de la competencia.
• Productos discontinuados.
• Importancia de producción defectuosa o reprocesada.
• Disminución o aumento de la capacidad instalada usada.
• Producción y embarques importantes cerca del fin de ejercicio.
• Efecto de regulaciones oficiales, controles de precios, restricciones de importaciones o exportaciones.
• Contratos importantes con términos y condiciones específicas en cuanto a calidad, fechas de entrega, castigos convencionales por cumplimiento, etc.
• Comprobar la adecuada presentación en los estados financieros.
• Verificar si las medidas de control interno y los procedimientos administrativos funcionan correctamente.
• Verificar si la cobertura de los seguros de las existencias es adecuada.

Debilidades de Control Interno (Ejemplos)

• Falta de procedimiento para la salvaguarda física.
• Falta de segregación de funciones.
• Diferencias en los procedimientos para inventarios físicos.
• Frecuencia de ajustes importantes por inventarios físicos.
• Inventarios físicos que difieran de la del fin del ejercicio.
• Registros auxiliares poco confiables.
• Cifras importantes de inventarios identificados como obsoletos o de lento movimiento, pero no investigados ni registrados como tales.
• Materiales en poder de terceros o recibidos de terceros.
• Características del sistema de costos de control de inventarios o del método de valuación y cambios en los mismos.
• Procedimientos deficientes para la revisión o actualización de costos unitarios, etc.

Para la planeación se debe tener información sobre las características del inventario y costo de ventas tales como:

• Los sistemas de costos.
• Métodos de valuación.
• Procedimientos utilizados.

Técnicas de Revisión

• Comparación de cifras a costos históricos y actualizados con las de ejercicios anteriores.
• Análisis de razones financieras.
• De ser posible, comparación de cifras con la información disponible de empresas del ramo.
• Obtener explicación de variaciones importantes e investigar cualquier relación no inusual e inesperada entre el año actual y el anterior tales como:
  • Volumen de producción.
  • Porcentajes de materias primas, mano de obra y gastos indirectos.
  • Consumo de materiales y desperdicios.
  • Márgenes de utilidad.
  • Diferencia de inventarios.
  • Índices de inventarios obsoletos o de lento movimiento.
  • Antigüedad de los inventarios.
  • Cálculos globales.
  • Del costo de producción y de ventas.
  • Conciliaciones de las cantidades embarcadas con las facturadas y de las cantidades pedidas contra lo embarcado.

Evaluación del Control Interno

1. ¿Están las existencias bajo el control de un encargado responsable?
2. ¿Existe un procedimiento para identificar existencias dañadas, obsoletas o de poco movimiento? Descríbalo.
3. En caso de que hubiera material de valor susceptible de ser hurtado, ¿está el mismo almacenado en un lugar adecuadamente cercado y controlado por personal debidamente autorizado y responsable?
4. ¿Existe protección adecuada, ya sea mediante alambradas, cercos, guardias, etc., para evitar embarques o salidas de material no autorizadas?

•Falta de procedimiento para la salvaguarda física.

 •Falta de segregación de funciones.

 •Diferencias en los procedimientos para inventarios físicos.

 •Frecuencia de ajustes importantes por inventarios físicos.

 •Inventarios físicos que difieran de la del fin del ejercicio.

 •Registros auxiliares poco confiables.

 •Cifras importantes de inventarios identificados como obsoletos o de lento movimiento, pero no investigados ni registrados como tales.

 •Materiales en poder de terceros o recibidos de terceros.

 •Características del sistema de costos de control de inventarios o del método de valuación y cambios en los mismos.

Procedimientos deficientes para la revisión o actualización de costos unitarios etc.

Para la planeación se debe tener información sobre las características del inventario y costo de ventas tales como:

 •Los sistemas de costos.

 •Métodos de valuación.

 •Procedimientos utilizados.

Técnicas de revisión.

•Comparación de cifras a costos históricos y actualizados con las de ejercicios anteriores.

 •Análisis de razones financieras.

 •De ser posible, comparación de cifras con la información disponible de empresas del ramo.

•Obtener explicación de variaciones importantes e investigar cualquier relación no inusual e inesperada entre el año actual y el anterior tales como: 

•volumen de producción.

 •porcentajes de materias primas, mano de obra y gastos indirectos.

 •consumo de materiales y desperdicios.

 •márgenes de utilidad.

•diferencia de inventarios.

•índices de inventarios obsoletos o lento movimiento.

•antigüedad de los inventarios. 

•cálculos globales.

 •del costo de producción y de ventas.

 •Conciliaciones de las cantidades embarcadas con las facturadas y de las cantidades pedidas contar lo embarcado.

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.

1. ¿Están las existencias bajo el control de un encargado responsable?

 2. ¿Existe un procedimiento para identificar existencias dañadas, obsoletas o de poco movimiento? Descríbalo.

3. ¿En caso de que hubiera material de valor susceptible de ser hurtado, está el mismo almacenado en un lugar adecuadamente cercado y controlado por personal debidamente autorizado y responsable?

 4. ¿Existe protección adecuada, ya sea mediante alambradas, cercos, guardias, etc., evitar embarques o salidas de material no autorizadas?

REGISTROS PERMANENTES.

5. a. Existen registros auxiliares de existencias para:

◦ ¿Materias primas?

 ◦ ¿Producción en proceso?

◦ ¿Productos terminados?

 ◦ ¿Almacenes?

b. ¿Se utilizan esos registros en la administración de las existencias y la planeación de compras, además de cómo información contable?

 6. Muestran estos registros auxiliares

 • ¿Cantidades en especie?

 • ¿Mínimos y máximos?

 • ¿Costo unitario?

 • ¿Costo total? 

7. Son estos auxiliares llevados por personal:

 a. ¿Que no tiene acceso a las existencias?

 b. ¿Que no autoriza movimientos de existencias?

 8. Es el funcionario que revisa y aprueba los ajustes o correcciones por errores contables en las cuentas de existencia independiente de:

 a. ¿Custodia de existencias?

b. ¿Registros de existencias?

9. ¿Se registran los movimientos en los auxiliares de existencias permanentes, únicamente en base a los asientos registrados en la cuenta de control?

Recuentos Físicos.

10. ¿Se efectúan recuentos físicos de todas las existencias por lo menos una vez al año?

11. ¿Los empleados que efectúan los inventarios físicos son debidamente instruidos, supervisados?

12. ¿Se efectúan pruebas para asegurarse que todos los artículos fueron inventariados?

13. ¿Las diferencias significativas son investigadas por personal responsable, quién lo hace?

14. ¿Se ajustan los registros contables a las existencias verdaderas?

15. ¿Es este ajuste efectuado en base a un asiento contable debidamente aprobado por un funcionario responsable, quién lo hace?

PROGRAMAS DE AUDITORÍA.

General.

1. Verifique que las bajas de material dañado, obsoleto o de poco movimiento son debidamente autorizadas.

Registros Permanentes.

2. Por un período seleccionado por el encargado de la auditoria obtenga los asientos de diario registrados en las cuentas de existencias y los análisis que los respalden y realice el trabajo indicado en los puntos siguientes. (Indique el período cubierto).

3. Controle un número de ingresos por compras (locales y de importación) verifique el cargo a las fichas de existencias con las facturas del proveedor e informe de recepción tanto en unidades físicas como en importe. Indique alcance (tener en cuenta el trabajo realizado en cuentas a pagar).

4. Usando los listados valuados de salidas de almacenes de materias primas y materiales:

a. Seleccione algunas salidas partiendo de los registros de existencias y viceversa, asegurándose que coinciden la cantidad de unidades y los costos unitarios.

b. Coteje las salidas seleccionadas con las boletas de entrega de materiales debidamente autorizados controlando su numeración correlativa.

c. Verifique la valuación aplicada.

d. Asegúrese de que las salidas anteriores se cargaron correctamente en los registros auxiliares de productos en proceso.

e. Verifique el asiento de diario por las materias primas y materiales consumidas durante el mes y el respectivo pase al mayor.