Auditoría Empresarial: Fases, Áreas de Estudio y Planificación Estratégica

Evolución y Tipos de Auditoría

Evolución del Concepto de Auditoría

Primera Fase

A principios de la Revolución Industrial, las transacciones no eran voluminosas y los negocios eran pequeños. La misión del auditor se centraba en la detección de fraudes.

Segunda Fase

Las empresas crecen y se comienza a separar el capital de la propiedad del negocio, es decir, la Administración. El auditor, sin dejar de realizar las funciones de la primera fase, incorpora una nueva actividad: verificar y certificar que la información proporcionada por los administradores, a través de la cuenta de resultados, sea veraz.

Tercera Fase

Aparecen nuevas tecnologías, como los ordenadores, y las transacciones se vuelven más voluminosas. El auditor revisa las cuentas y el sistema de control interno de la empresa, tomando una muestra en base a su funcionamiento. Continúa revisando que la información contable refleje la imagen fiel de la empresa y el control del sistema interno.

Cuarta Fase

El auditor, además de lo anterior, debe emitir un informe, indicando si la empresa está o no de acuerdo con cómo se ha realizado.

Tipos de Auditoría

Auditoría Administrativa

Revisión sistemática y evaluativa de una entidad o parte de ella, con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente. Abarca una revisión de objetivos, planes, programas, estructura orgánica y funciones de la empresa.

Auditoría de Operaciones

Técnica para evaluar una función o unidad con referencia a las normas de la empresa, utilizando personal no especializado en el área de estudio, con el objeto de asegurar a la administración que sus objetivos se cumplan y determinar qué condiciones pueden mejorarse.

Auditorías Internas y Externas

• Internas: Actividad de evaluación independiente dentro de una organización, para revisar la contabilidad, finanzas y otras operaciones como base de un servicio protector y constructivo para la administración.
• Externas: No existe relación laboral y la realizan personas externas al negocio, para que los resultados sean imparciales.

Auditorías Continuas y Periódicas

• Continuas: Se llevan a cabo de forma sistemática, a medida que se realizan las operaciones o en intervalos cortos o irregulares.
• Periódicas: Se practican en fechas determinadas.

Áreas de Estudio y Funciones en la Auditoría

Áreas de Estudio

Naturaleza jurídica, criterios de funcionamiento, estilo de administración, proceso administrativo, sector de actividad, ámbito de operación, número de empleados, relaciones de coordinación, desarrollo tecnológico, sistemas de comunicación e información, nivel de desempeño, trato a clientes (internos y externos), entorno, productos y/o servicios, sistemas de calidad.

Funciones Específicas

Elaborar la planificación de la auditoría en coordinación con las unidades administrativas correspondientes, organizar equipos de auditoría, programar las auditorías, apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, dar a los auditores asistencia técnica, conocer y aprobar el informe sobre la planificación.

Departamentos

Tienen por objeto asesorar y colaborar con el director en la fiscalización, control y evaluación de las acciones que debe cumplir el servicio, en materias de orden asistencial, técnico, administrativo, financiero y patrimonial comprendidas en el campo de su competencia.

Divisiones

Asisten al director general en sus tareas de gestión y a los directores de programa en el logro de los objetivos de la organización, suministrando reseñas objetivas, sistemáticas e independientes acerca de la ejecución y el funcionamiento de los programas.

Planificación de la Auditoría

Para poder planear es necesario fijar claramente dos situaciones:

1. Que el servicio quede claramente contratado.
2. Que se tenga conciencia plena de que se está en aptitud de presentarse.

La contratación del servicio implica la aceptación por parte del auditor de la responsabilidad total del trabajo y el conocimiento por parte del cliente del servicio que espera recibir. Existe confusión cuando alguien solicita una auditoría y en realidad necesita un trabajo de reorganización o piensa que de este modo se detectarán posibles fraudes, cuando este no es el fin principal del trabajo de auditoría.

La aceptación del trabajo significa la aceptación de la responsabilidad de desarrollo, es decir, que se esté en aptitud de llevarlo a cabo. Para esto deben satisfacerse dos condiciones importantes:

1. Tener independencia mental frente al cliente en particular:

• Ética profesional: No realizar auditorías a amigos, familia, etc.

Tener capacidad para resolver el problema específico que representará la empresa por sus características específicas.

El auditor verificará que tiene independencia mental cuando se cerciore de que en la empresa no existen, en el grupo de propietarios o administradores, personas con las que exista cualquier relación de parentesco o económica, como lo fija el código de ética profesional. Juzgará su capacidad cuando, después de conocer y estudiar las características operativas, mercantiles y jurídicas de la empresa, no las encuentre extrañas por sus conocimientos y práctica anteriores.

Planear

Planear el trabajo de auditoría es decidir previamente cuáles son los procedimientos que se van a emplear, cuál es la extensión que se va a dar a esas pruebas, en qué oportunidad (tiempo) se van a aplicar y cuáles son los papeles de trabajo en que van a registrarse los resultados. Implica además la designación del personal que debe intervenir en el trabajo.

Fases de la Planeación

Investigación de Aspectos Generales y Particulares de la Empresa a Revisar

Comprende el estudio de todas aquellas cosas que hacen distintiva a la empresa para poder decidir los aspectos específicos que deberá cubrir la planeación de la auditoría. La investigación general determina los aspectos fundamentales y específicos de la empresa, que la distinguen y que tienen relación con nuestro trabajo de auditoría.

Estos aspectos son los siguientes:

1. Características jurídicas: Naturaleza jurídica, si tiene algún poder.
2. Situación fiscal: Impuestos pendientes, si es contribuyente de ISR o no, si está exento del IVA.
3. Características comerciales: Giro de la empresa, si produce, qué produce y cuántos, objeto de producirlos, si vende al mayoreo o menudeo, si las ventas han incrementado o disminuido.
4. Características financieras: Pasivos a largo plazo, proveedores, utilidad o pérdida, movimientos en las acciones, inversiones en otras empresas.
5. Contabilidad: Pólizas de cheques, egresos, diario, facturación, libros diario y mayor.
6. Almacenes: Entrada y salida, control, faltantes, sobrantes.
7. Situación laboral: Número de empleados, personal de confianza y sindicalizado, tipo de contratos, salarios, tipos de prestaciones, si están registrados en el seguro social, si hay o hubo huelga, si hay demandas.
8. Aspectos generales: Cómo se va a controlar el efectivo, monedas, billetes, pagarés, cheques, fondos fijos (caja chica), cuentas bancarias (cuántas), si hemos sido dictaminados por auditores anteriores, si estos han sido positivos o negativos, si tenemos asegurado algún bien, qué política se maneja.

Segunda Fase: Estudio y Evaluación del Control Interno

Desde el punto de vista técnico, esta es la fase de planeación más importante e implica el conocimiento formal de los métodos y rutinas que la empresa tiene establecidos para su operación y administración. El control interno de un negocio es su sistema de organización, los procedimientos que tiene implantados y el personal con que cuenta, estructurados para lograr los siguientes objetivos:

• Obtener información financiera veraz, confiable y oportuna.
• Protección de los activos de la empresa; mantenimientos, inventario asegurado.
• Promover la eficiencia en la operación del negocio.

El control interno debe garantizar la obtención de información financiera correcta y segura, ya que la información es un elemento fundamental en la marcha del negocio, pues con base en ella se toman las decisiones y se formulan los programas de acción futuros en las actividades del mismo. El control interno debe promover la eficiencia de operación complementando las labores de los individuos sin duplicarlas y haciendo más eficientes los trámites y el servicio.