Archivología y gestión documental: ciclo de vida, archivos y descuento comercial

Archivología

Archivología: ciencia social que estudia los principios de la creación, desarrollo, organización, administración y funciones de los archivos, sus fundamentos legales y jurídicos, así como sus problemas teórico-históricos y métodos lógicos referentes a los documentos de archivo, los cuales resuelve de manera netamente práctica.

Origen informativo y antecedentes históricos

Indiscutiblemente, la primera actividad desde el punto de vista informativo que existió en el mundo fue la archivística. Los primeros documentos que existieron, de alguna forma, describían ciertos asuntos legales con vista a su conservación, que incluían, en muchas ocasiones, textos sobre propiedades, legislaciones, ventas, comercio, etcétera.

En Cuba, por ejemplo, a mediados del siglo XVI, España reconoció el valor de los documentos antiguos; en este sentido, Llaverías comenta que en las Ordenanzas del rey don Felipe II, de 1569, se mandaba tratar bien los libros y demás papeles y que se realizara un inventario jurado con los de la Contaduría. En 1602, en las Ordenanzas de don Felipe III, se recomendaba el cuidado de los libros y los papeles de la Real Hacienda; este incipiente trabajo, de los inicios de la colonia, originó los archivos.

Descuento comercial

Descuento comercial:

Proceso de anticipación, por parte de una entidad financiera, del nominal de los efectos comerciales que se endosan a dicha entidad, la cual se encargará de realizar su gestión de cobro en sus respectivos vencimientos. Se trata, por tanto, de ceder a una entidad financiera parte de los derechos de cobro futuros de la empresa, documentados mediante recibos, pagarés o letras de cambio, que nos anticipará su importe al momento de la cesión, descontando en dicho momento los gastos e intereses generados por la operación. Dicha cesión implica la transmisión de nuestros derechos como acreedores, denominándose endoso.

Ciclo de vida de un documento

Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente.

Tradicionalmente se habla de tres edades. Se establecía en función de:

• 1. El valor de los documentos.
• 2. La frecuencia de uso.

El objetivo es garantizar la presencia del archivero y las técnicas que aplica para que los documentos reciban el tratamiento adecuado en cada una de esas fases. Suelen ser tres fases, pero en España se ha añadido una más a las tres tradicionales:

1. Archivo de oficina.
2. Archivo central.
3. Archivo intermedio.
4. Archivo histórico.