Que es un archivo vertical y para que se utiliza
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Saludos. El archivo que se utiliza en las oficinas tiene diferentes funciones, una de ellas es la de preservar información física de la empresa que lo posee, otra carácterística es que la mayoría de los archivos tiene subdivisiones para organizar el papeleo, nos permite ahorrar tiempo ya que al estar organizada la información es mas fácil y rápido encontrarla, esto se presenta en los archivos con pestañas identificadas con el abecedario, estas y muchas mas son las funciones de los archivos. Espero te sirva de algo, besos
General ejerce, entre otras, las siguientes funciones:
- Planificar y promover la correcta gestión de los documentos y de los archivos de la Universidad, proponiendo instrucciones, normas y procedimientos.
- Asesorar a las unidades productoras y colaborar con ellas para la organización y tratamiento uniforme de los documentos de los archivos de gestión.
- Organizar las transferencias periódicas de documentos desde los archivos de gestión al Archivo General.
- Garantizar los servicios de consulta, préstamo y reproducción de documentos, según la normativa específica en materia de acceso.
- Diseñar actividades formativas en materia de archivos y documentos.
- Gestionar el Archivo General, custodiando, instalando, organizando, describiendo y haciendo accesibles sus fondos documentales.
- Velar por la conservación de los documentos custodiados en el Archivo General y del patrimonio documental de la Universidad de Córdoba.
. Adicional mente deberá ser seguro, limpio sin humedad y con sistema de seguridad para prevenir incendios.
ARCHIVADORES
: son los muebles que están destinados a servir para guardar los expedientes, los hay de distintos tamaños , colores, diseños y nos permiten conservar la documentación ordenada.
GUIAS DIVISORIAS: son piezas de cartulina resistente que tiene por objeto establecer orden y clarificaciónsegún el método utilizado dentro de un mismo cajón, separando así los expedientes y asiendo mas fácil su búsqueda y localización
SUBGUIAS
: son piezas de cartulina resistente en forma idéntica alas anterior, general mente de un tamaño de pestaña mas pequeño y de color distinto alas guias que utilizan junto con ellas, su propósito es establecer subdiviciones dentro del concepto general enunciado por las guias.
GUIAS FALTA: son piezas de cartulina que llevan impresas la palabra falta y se colocan en el lugar de los expedientes que son retirados del archivo para su consulta.
CARPETAS: son cubiertas de cartulina tipo fólder que sirben para formar los expedientes.
JINETES: son piezas pequeñas de metal o plástico que cavalgan sobre el borde de las carpetas que sirven para identificar mas rápidamente las distintas clacificaciones
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TARJETEROS: son como los cajones de archivo pero mucho mas pequeño y sirven para contener en su interior los distintos catálogos auxiliares del archivo cuando se obte por formarlos en tarjeteros de catalogo.
ARBOLES GIRATORIO Y
CARDEX
: sirven para llevarcatálogos auxiliares o índices que sirven como apoyo para ordenar la información
ESTANTERÍAS
: son estructuras metálicas que sirven para colocar las cajas de archivo muerto o expedientes para transferencia.
RECOPILADORES
: son carpetas que vienen en presentaciones es tamaño oficio, carta, y media carta en el lono trae una etiqueta que permite identificar el tipo de documentación que contiene.
Fólder
COLGANTE: son accesorios relativa mente nuevos que permiten colgar los expedientes en el cajón del archivero de manera fácil y que permite proteger los folders del expediente.
Archivo de documentos. La organización moderna
Ismeria Oca
) |76696 alumnos|Fecha publicación: 15/10/2008
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Capítulo 6:
Archivo. Sistemas fundamentales de clasificación
Sistemas de clasificación
Los sistemas fundamentales de clasificación se resumen básicamente, en dos: Alfabético y numérico. Separados o unidos, estos dos sistemas forman la base de toda ordenación. En algunos casos sus variantes se denominan sistemas, pero son sólo combinaciones realizadas con ellos.
Sistema alfabético
Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cual esuno de los más conocidos. Se puede archivar alfabéticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades(geográfico), por categoría o tema (asunto).
Sistema numérico
En este sistema se utiliza la serie natural de los números como elemento principal, asignándolos progresivamente. Cada documento se ordena conforme a un número sin considerar ningún otro elemento. Dentro de este sistema se encuentran: Sistema numérico consecutivo, numérico simple. Dígitos terminales, dígitos centrales.
Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es posible decir de manera determinante, cuál es el sistema mejor y más aconsejable. En consecuencia el sistema para archivar la documentación tiene que estudiarse detenidamente en cada caso y nunca limitarse a recurrir a uno de ellos sólo porque haya sido aplicado en casos similares, o por otras razones que no sean las derivadas de un estudio de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Factores que influyen en la selección del sistema de archivo
- Clase de documentos que se archivarán, frecuencia de consulta, cantidad de usuarios del archivo, cantidad de documentos recibidos y procesados en un período, forma en que son solicitados los documentos (alfabético, geográfico, numérico, temático o combinación de ellos), método de control y seguimiento de documentos que sea más eficaz, plan de transferencia que se utilizará.
Procedimiento para archivar:
Inspeccionar (Cerciorarse de que los documentos estén listos para ser archivados); clasificar,(decidir bajo que nombre se archivará);codificar,(Indicar nombre o asunto decidido en la clasificación); distribuir( los documentos se coleccionan en grupos dependiendo del asunto, lugar o nombre señalado en la clasificación; guardar(Colocar los documentos en las carpetas respectivas dentro de las gavetas)