Archivo de documentos captación elaboración y custodia

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El archivo es el lugar donde se encuentran debidamente ordenados y clasificados los documentos, tanto públicos como privados, de interés para la empresa, con el objetivo de asegurar su custodia y garantizar una rápida localización de los mismos.

Conservar la documentación


a) el propio interés de la organización:
Conservar los documentos que recibe y los que emite la empresa debidamente organizados permite mantener activa y disponible la información.

B) exigencias legales:

el código de comercio indica los empresarios deben conservar la documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años.

Clases de archivos


Archivos públicos

Administración general del estado, de la administración autonómica, y de la administración local.

Archivos privados

De empresas, de instituciones religiosas, de partidos políticos y organizaciones sindicales. Por la antigüedad se dividen en: activos- de oficina y centrales, semiactivos- intermedios, inactivos- archivos históricos.Un sistema de archivo es el conjunto de medios materiales con que cuentan las empresas para llevar a cabo las tareas de guarda o custodia, y localización y recuperación de la documentación, tanto recibida como emitida. Están los sistemas convencionales que son: carpetas clasificadoras, carpetas simples y carpetas colgantes. O Carpetas archivadoras:
Tipo A-Z, o con anillos. O Mobiliario:
Estanterías, estanterías modulares, armarios con carpetas suspendidas, armario multicajon, armario sobre reíles, y de seguridad. Están los sistemas de microfilme:
Consiste en realizar fotografías a los documentos a través de la microfilmación, que reduce considerablemente el tamaño del documento.
Y los sistemas informáticos:
Sirve para racionalizar el trabajo administrativo, y podemos decir que ha revolucionado la gestión de archivos.

Clasificación de documentos por el grado de autonomía

Centralizado


Son todos los documentos de la empresa por lo que esa documentación se encuentra en un mismo lugar, tiene ventajas como el espacio que ocupa esta mejor aprovechado, se unifican los criterios de clasificación..E inconvenientes como perdida de tiempo a la hora de acudir al archivo, y un aumento en los gastos en presupuesto de la empresa.

Descentralizado

Tiene una serie independiente de divisiones. Por regla general su numero dependerá de los departamentos,que tenga la organización de la propia empresa. Ventajas: mayor rapidez a la hora de archivar un documento, menor coste de mantenimiento..Inconvenientes: se reduce espacio a los departamentos, no hay ningún responsable que controle las tareas archivisticas..

La regla de las 3 R



Reducir:

no imprimir los correos electrónicos a no ser k sean estrictamente necesarios, aprovechar lo máximo posible los lapiceros y los bolígrafos, apura lo máximo posible las gomas de borrar, etc...

Reutilizar

Volver a utilizar las hijas impresas por una sola cara para, x ejemplo, los borradores cuya impresión sea imprescindible.

Reciclar

Utilizar los contenedores para recogida de papel depositando en ellos periódicos, hojas impresas ya sin utilidad etc.. El informe es el conjunto de información recabada por la empresa referente a un hecho o situación expuesta de forma ordenada, objetiva e imparcial.

Presentación de infores procedentes de archivo


1.Encabezamiento


Portada

Es el primer contacto visual que se tiene con el documento.

Introducción

En este apartado se especifica que se va a tratar y el método utilizado, para que de esta manera el solicitante del documento se forme una idea del contenido del informe.

Contenido:

en el se plasman los estudios llevados a cabo x el autor o equipo responsable.

Final


Anexos

Se incluyen en esta división aquellos datos que no son estrictamente necesarios en el contenido, pero ayuda al destinatario en la comprensión del informe.

Extracto... Indice

Consiste en relacionar los diferentes apartados y divisiones de que consta el informe desde su inicio hasta el final.

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