Archivo de documentos captación elaboración y custodia
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El archivo es el lugar donde se encuentran debidamente ordenados y clasificados los documentos, tanto públicos como privados, de interés para la empresa, con el objetivo de asegurar su custodia y garantizar una rápida localización de los mismos.
a) el propio interés de la organización:
Conservar los documentos que recibe y los que emite la empresa debidamente organizados permite mantener activa y disponible la información.
Tipo A-Z, o con anillos. O Mobiliario:
Estanterías, estanterías modulares, armarios con carpetas suspendidas, armario multicajon, armario sobre reíles, y de seguridad. Están los sistemas de microfilme:
Consiste en realizar fotografías a los documentos a través de la microfilmación, que reduce considerablemente el tamaño del documento.
Y los sistemas informáticos:
Sirve para racionalizar el trabajo administrativo, y podemos decir que ha revolucionado la gestión de archivos.
Son todos los documentos de la empresa por lo que esa documentación se encuentra en un mismo lugar, tiene ventajas como el espacio que ocupa esta mejor aprovechado, se unifican los criterios de clasificación..E inconvenientes como perdida de tiempo a la hora de acudir al archivo, y un aumento en los gastos en presupuesto de la empresa.
Conservar la documentación
a) el propio interés de la organización:
Conservar los documentos que recibe y los que emite la empresa debidamente organizados permite mantener activa y disponible la información.
B) exigencias legales:
el código de comercio indica los empresarios deben conservar la documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años.Clases de archivos
Archivos públicos
Administración general del estado, de la administración autonómica, y de la administración local.Archivos privados
De empresas, de instituciones religiosas, de partidos políticos y organizaciones sindicales. Por la antigüedad se dividen en: activos- de oficina y centrales, semiactivos- intermedios, inactivos- archivos históricos.Un sistema de archivo es el conjunto de medios materiales con que cuentan las empresas para llevar a cabo las tareas de guarda o custodia, y localización y recuperación de la documentación, tanto recibida como emitida. Están los sistemas convencionales que son: carpetas clasificadoras, carpetas simples y carpetas colgantes. O Carpetas archivadoras:Tipo A-Z, o con anillos. O Mobiliario:
Estanterías, estanterías modulares, armarios con carpetas suspendidas, armario multicajon, armario sobre reíles, y de seguridad. Están los sistemas de microfilme:
Consiste en realizar fotografías a los documentos a través de la microfilmación, que reduce considerablemente el tamaño del documento.
Y los sistemas informáticos:
Sirve para racionalizar el trabajo administrativo, y podemos decir que ha revolucionado la gestión de archivos.
Clasificación de documentos por el grado de autonomía
Centralizado
Son todos los documentos de la empresa por lo que esa documentación se encuentra en un mismo lugar, tiene ventajas como el espacio que ocupa esta mejor aprovechado, se unifican los criterios de clasificación..E inconvenientes como perdida de tiempo a la hora de acudir al archivo, y un aumento en los gastos en presupuesto de la empresa.