Archivo de documentos captación elaboración y custodia

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ARCHIVO= Es el lugar donde se encuentran debidamente ordenados y clasificados los documentos, tanto públicos como privados de interés para la empresa con el objeto de asegurar su custodia y garantizar una rápida localización de los mismos NECESIDAD DE CONSERVAR LA Documentación.

Razones por las q la empresa a de conservar y proteger la documentación a)El propio interés de la organización
Conservar los documentos q recibe los documentos q recibe y los q emite la empresa debidamente organizados permite mantener activar y disponible la información.Evita las demoras en la localización de los documentos solicitados.
b) Exigencias legales en el primer lugar los empresarios conservaran los libros correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio durante 6 años a partir del ultimo asiento realizado en los libros, salvo lo q se establezca por disposiciones generales o especiales. En el apartado segundo el cese del empresario en el ejercicio de sis actividades no le exime del deber a q se refiere el parrado anterior i si ubiese fallecido recaerá sobre sus herederos.

ARCHIVO DE DOCUMENTOS: Captación, Elaboración DE DATOS Y CUSTODIA

Mediante su elaboración los datos se transforman en información q la empresa utiliza en el desarrollo de su actividad mercantil.

FASES DE LA Elaboración DE LOS DATOS

–registro/anotación. Esta fase se origina cuando se toma nota del dato, primer contacto q tiene la empresa con el documento – Clasificación/ordenación el dato a de ser debidamente identificado y clasificado. –codificación/ denominación se trata de asignar a cada dato o conjunto de datos un nombre -  tratamiento/ manipulación consiste en la elaboración propiamente dicha –cálculo/ estadística los datos son sometidos a una serie de cálculos u operaciones aritméticos, con lo q se obtiene una información final – archivo/custodia los datos an de guardarse o archivarse debidamente para q cuando sea preciso obtengamos de ellos la información necesaria de la forma mas sencilla y rápida posible CLASES DE ARCHIVO Y SISTEMAS DE ARCHIVO archivos públicos –De la administración general del estado-de la administración autonómica-de la administración local-Otros órganos de la administración archivos privados –De empresas-de instituciones religiosas-de partidos políticos y organizaciones sindicales-de familias y personales ATENDIENDO A LA ANGIGÜEDAD DEL DOCUMENTO SE DIVIDEN EN: -
Activos, de oficina y centrales-Semiactivos, intermedios de baja actividad. –Inactivos, archivos históricos sin vigencia administrativa UN SISTEMA DE ARCHIVO es el conjunto de medios materiales con q cuentan las organizaciones o empresas para llevar a cabo las tareas de guarda o custodia y localización y recuoeracionn de la documentación tanto recibida como emitida.

CONVENCIONALES

Carpetas Carpetas clasificadoras carpetas amplias divididas por un sistema de fuelle o compartimentos con una etiketa cada uno.

Carpetas simples

Es el tipo de carpeta mas utilizado por lo q podemos considerarlo como el sistema de archivo por excelencia su orden de colocación o clasificación puede ser vertical u orizontal carpetas colgantes carpetas con dos enganches  de plástico en la parte superior de cada solapa también se utilizan para clasificar los listados de ordenador q generan las impresoras.

Carpetas archivadoras

 

Tipo a-z


Son el tipo mas extendido de este tipo de carpetas se encuentran prácticamente en todas las oficinas y despachos tiene buen precio con anillas
Tipo de carpetas con dos anillas para archivar los documentos una vez perforadas.

Mobiliario

Extanterias conjunto de baldas o estantes que instalados horizontalmente sirven para colocar y guardar los diferentes tipos de carpetas o archivadores  Extanterias modulares muy parecidas a las anteriores contiene una serie de cajas armarios con carpetas suspendidas clásico mueble archivador metálico con un numero determinado armario multicajón sistema de archivo que contiene una serie de gavetas o cajones armario sobre raíles son los grandes grupos de estanterías q se desplazan a lo largo de unos raíles o bastidores dejando un pàsillo transversal a voluntad del empleado de seguridad
Mobilidad fabricado específicamente para proteger la documentación q contiene información

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