Administración de Proyectos con Microsoft Project: Un Tutorial Completo

Administración de Proyectos con Microsoft Project

Introducción a Microsoft Project

1. ¿Qué es Microsoft Project?
   Microsoft Project es una aplicación que proporciona las herramientas necesarias para la administración de proyectos. Permite llevar un control y dar seguimiento a todas las actividades, optimizando la planificación y ejecución.

Visualización de Cambios

1. ¿Cómo se visualizan los cambios?
   Project resalta en color celeste las celdas de la tabla afectadas por un cambio. Esto facilita el control visual de las repercusiones. Para activar o desactivar esta función: Ver → Ocultar/Mostrar → Cambiar resaltado.

Vistas en Microsoft Project

1. ¿Cuál es la vista predeterminada y cuáles son las otras vistas?
   La vista predeterminada es Diagrama de Gantt. Otras vistas incluyen Hoja de recursos, Uso de tareas, Uso de recursos, entre otras.
   Vista única: Permite definir varios criterios personalizados.
   Vista combinada: Muestra simultáneamente información de diferentes vistas.

Programación del Proyecto

1. ¿Cómo empieza la programación por defecto?
   Project programa el proyecto a partir de una fecha de comienzo. Si se requiere programar desde una fecha de fin:
   1. Ir a Proyecto → Información del proyecto
   2. En Información del proyecto, en Programar a partir de, seleccionar Fecha de fin del proyecto.
2. ¿Cómo se utiliza el asistente al programar un proyecto?
   Se puede crear el proyecto utilizando las funciones dentro de los menús o la guía de proyecto. Al hacer clic en Definir el proyecto en el panel izquierdo, se ingresa la fecha de inicio.
   Existen tres tipos de calendarios predeterminados:
   
   • Estándar: Lunes a viernes, de 8 AM a 5 PM, con una hora de descanso.
   • 24 horas: Sin tiempo de descanso.
   • Turno noche: Lunes por la noche hasta el sábado por la mañana, de 11 PM a 8 AM, con una hora de descanso.

Ingreso de Tareas

1. ¿Cómo se ingresan las tareas?
   En el listado de tareas, se ingresan las tareas completando Nombre de tarea y Duración. La duración se expresa en días (d), horas (h), minutos (m), semanas (s) o meses (me/ms), pudiendo usar decimales. En el Diagrama de Gantt, la duración se representa con una barra.

Duración de Tareas

1. ¿Qué es la duración estimada, real y transcurrida? ¿Cómo se establecen?
   Duración estimada: Project asigna 1 día como estimado, identificado con un signo de interrogación.
   Duración real: Al modificar el valor estimado, el signo de interrogación desaparece.
   Duración transcurrida: Para una duración fija, independiente de los recursos, se agrega 't' al final (ej. 2dt).

Hitos

1. ¿Qué es un hito?
   Un hito marca un punto de referencia en el proyecto. Se crea ingresando una tarea con duración cero.

Tareas Repetitivas

1. ¿Cómo se ingresan las tareas repetitivas?
   Para tareas que se repiten a intervalos regulares:
   1. Ir a Insertar → Tarea repetitiva
   2. Especificar el nombre y los intervalos en el cuadro de diálogo.

Tareas de Resumen

1. ¿Qué es una tarea de resumen?
   Una tarea de resumen agrupa subtareas. Su información (duración, fechas, etc.) se deriva de las subtareas.
2. ¿Qué es una tarea de resumen de proyecto y cómo se muestra?
   La tarea de resumen del proyecto está oculta por defecto. Para mostrarla: Herramientas → Opciones… → Vista → Mostrar tarea de resumen de proyecto.

Vinculación de Tareas

1. ¿Cómo se vinculan las tareas?
   Para indicar la dependencia entre tareas:
   
   • Fin – Comienzo: La predecesora comienza al finalizar la antecesora.
   • Comienzo – Fin: La antecesora comienza al finalizar la predecesora.
   • Comienzo – comienzo: Ambas tareas comienzan juntas.
   • Fin – Fin: Ambas tareas finalizan juntas.
   Para vincular:
   1. Seleccionar la tarea antecesora.
   2. Manteniendo presionada la tecla Control, marcar la(s) tarea(s) predecesora(s).
   3. Clic en el botón Vincular tareas en la barra de herramientas.
   4. Para cambiar el tipo de vinculación, doble clic en la línea que une las tareas en el Diagrama de Gantt y seleccionar el tipo en el cuadro de diálogo.
   Para desvincular:
   1. Seleccionar las tareas a desvincular.
   2. Clic en el botón Desvincular tareas.

Ruta Crítica

1. ¿Qué es una ruta crítica y cómo se visualiza?
   La ruta crítica es el conjunto de tareas críticas que, si se retrasan, retrasarían todo el proyecto. Se visualiza en la Vista Gantt de seguimiento (Ver → Gantt de seguimiento).

Tipos de Tareas

1. Explicar tipos de tareas
   
   • Unidades fijas: Los recursos son fijos. Cambios en la duración o el trabajo no afectan la cantidad de recursos.
   • Duración fija: La duración es fija. Cambios en los recursos o el trabajo no afectan la duración.
   • Trabajo fijo: La cantidad de trabajo (horas totales) es fija. Cambios en los recursos o la duración no afectan el trabajo.
   Fórmula: TRABAJO = DURACIÓN * UNIDADES

Delimitaciones de Tareas

1. Explicar los tipos de delimitaciones
   Las delimitaciones son restricciones en la fecha de inicio o fin de una tarea. Pueden ser flexibles o inflexibles.
   Fecha límite: Indica cuándo debe completarse una tarea, sin afectar la programación.
   Tipos de delimitaciones:
   
   • Lo más tarde posible: Flexible, para proyectos programados desde la fecha de fin.
   • Lo antes posible: Flexible, para proyectos programados desde la fecha de comienzo.
   • No finalizar antes del: Moderada.
   • No finalizar después del: Moderada.
   • Debe finalizar el: Inflexible.
   • Debe comenzar el: Inflexible.
   • No comenzar antes del: Moderada.
   • No comenzar después del: Moderada.
   Para introducir una fecha límite o delimitación:
   1. Doble clic en la tarea.
   2. Ir a la pestaña Avanzado en Información de la tarea.
   3. Introducir los datos en Fecha límite y Tipo de delimitación.

Recursos

1. Explique qué son los recursos y los tipos
   Los recursos son las personas, equipos y materiales que ejecutan las tareas.
   
   • Trabajo: Recursos humanos o de equipamiento que consumen tiempo (ej. personas, máquinas).
   • Material: Elementos consumibles (ej. ladrillos, cemento).
   • Costo: Recursos con un costo final (ej. comida, viaje).
2. ¿Qué es una hoja de recursos?
   La hoja de recursos lista los recursos del proyecto. Se accede desde Ver → Hoja de recursos.
3. ¿Cómo se ingresan los recursos?
   1. Nombre del recurso
   2. Tipo
   3. Etiqueta de material (unidad de medida, solo para recursos de material)
   4. Iniciales (abreviatura del nombre)
   5. Grupo (agrupación de recursos)
   6. Capacidad máxima (disponibilidad del recurso, por defecto 100%)
4. Explique cómo se asignan los recursos a una tarea
   1. Seleccionar la tarea en el Diagrama de Gantt.
   2. Clic en Asignar recursos.
   3. Elegir el/los recursos en el cuadro de diálogo.

Costos

1. Explique los tipos de costos que maneja Project
   
   • Determinados por tasa: Tasas de pago por hora (Tasa Estándar, Tasa Hora Extra).
   • Determinados por uso: Costo por cada uso del recurso.
   • Costo fijo: Costo fijo para la tarea, independiente del recurso.
2. ¿Qué es la acumulación de costos?
   La acumulación de costos define cómo se pagan los costos: al comenzar, al finalizar o prorrateado. Se configura en la columna Acumular de la Hoja de recursos.

Sobreasignación y Redistribución

1. ¿Qué es la sobreasignación y redistribución?
   La sobreasignación ocurre cuando un recurso tiene más tareas asignadas de las que puede realizar. Project lo indica con una advertencia o mostrando el recurso en rojo en la Hoja de recursos.
   Para redistribuir recursos: Herramientas → Redistribuir recurso. Project ajusta las tareas según los criterios definidos.

Seguimiento del Proyecto

1. Explique qué es el seguimiento de un proyecto
   El seguimiento registra el progreso real del proyecto, comparándolo con la planificación inicial. Permite controlar el cumplimiento de las tareas, los costos, el consumo de materiales, etc.

Línea de Base y Plan Provisional

1. Explique línea de base y plan provisional
   La línea de base (plan previsto) registra la información inicial del proyecto (duración, costos, fechas, recursos) para compararla con el avance real.
   El plan provisional es similar, pero solo guarda las fechas de inicio y fin de las tareas.

Filtros, Ordenación y Agrupamiento

1. ¿Para qué se usan los filtros, la ordenación y el agrupamiento?
   Filtros: Permiten visualizar solo la información relevante. Se aplican desde Proyecto → Filtro para.
   Ordenar: Ordena los datos según un criterio. Se accede desde Proyecto → Ordenar.
   Agrupar: Agrupa los datos según criterios. Se configura desde Proyecto → Agrupar por.