Métodos y Procesos para la Organización y Gestión Eficaz de Archivos Documentales
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Sistemas de Clasificación Documental
Los más habituales son:
Clasificación Alfabética
Se utiliza para clasificar por cliente, distribuidor o proveedor.
- Cliente: Se ordena por el primer apellido (1er). Los artículos o preposiciones no se consideran, salvo en apellidos extranjeros. Si son iguales, se utiliza el segundo (2do) apellido o los compuestos.
- Empresa: Se utiliza la denominación social, sin incluir conceptos genéricos ni artículos.
Clasificación Numérica
Ventaja: Fácil ubicación. Desventaja: No está relacionada con el contenido. Solución: Se complementa con un índice o guía. Es común en pedidos, facturas o presupuestos.
Clasificación Geográfica
Adecuado para empresas que tienen distintas delegaciones. Ventaja: Fácil ubicación.