Vocabulario Esencial para la Organización de Eventos y Convenciones Exitosas

Conceptos Fundamentales y Recursos para la Organización de Eventos

Definiciones Clave en la Gestión de Eventos

Convención: Es una reunión o asamblea de personas, como por ejemplo representantes de un país, partido político, actividad empresarial, etc. (ej. convención de médicos). Se pueden realizar en sus propias sedes o empresas, en centros especializados en convenciones, u hoteles.

Orden de Servicio: La planificación del servicio se realiza a través de las "órdenes de servicio" que el departamento comercial entrega a todos los departamentos implicados en el proceso. El contenido de esta orden es el timing detallado de todas las actividades que realizará el cliente en nuestro establecimiento: alojamiento, salas de reuniones, servicios de coffee break y almuerzos de trabajo, equipos audiovisuales, y otras peticiones.

Recursos Materiales Esenciales para Eventos y Reuniones

Existen una serie de elementos comunes a todos los montajes de reuniones en general, que son los siguientes:

• Mesas de Seminario: Tableros de 2 a 2,4 metros de largo y 40 cm de ancho.
• Fieltros: Manteles hechos a medida (o no), muy usados para vestir las mesas de conferencia.
• Faldón: Sirven para cubrir la parte inferior de la mesa de seminario y ocultar las piernas de los clientes. No cubren la superficie superior de la mesa, y se suele colocar encima un fieltro.
• Atril: Soporte de material de lectura de pie para los ponentes. En el mercado hay de muchos tipos y se usan para realizar ponencias o conferencias de pie. Se recomienda colocar agua y una copa.
• Flipchart: Pizarra con bloc de notas para usar en las salas de trabajo.
• Pancarta: Soporte publicitario, aportado normalmente por las empresas.
• Hospitality Desk: Mesa de recepción de clientes, donde se registran y se les hace entrega de una tarjeta identificativa.
• Cañón: Proyector.
• Ponente: Persona que expone al resto de asistentes o formador (en el caso de ser cursos). Suele disponer de una pequeña mesa de apoyo o atril con agua, caramelos, bolígrafo y libreta.
• Presidencia: Se considera presidencia cuando hay dos o más ponentes, ya que se sientan juntos en mesas de seminario y se van pasando el turno de palabra. Pueden disponer de un atril.
• Tarima: Pequeño escenario que sirve para elevar a los ponentes o a la presidencia a cierta altura cuando hay un número de asistentes considerable.
• Punto de Agua: En algunos tipos de montajes, se coloca en un rincón de la sala agua y copas para que los asistentes puedan servirse.
• Perchero: Aunque se pueda disponer de servicio de guardarropía, es conveniente tener percheros con perchas dentro de los salones.
• Papeleras: Debe haber diferentes papeleras tipo oficina en los salones, ya que los clientes suelen tomar notas y pueden necesitarlas.
• Teléfono: Es conveniente que los salones dispongan de teléfono para poder contactar con el equipo comercial para cualquier petición (temperatura del salón, solicitud de material, etc.).
• Refresco de Salón: Se refiere a la acción de acondicionar el salón cada vez que los clientes salen para realizar una pausa, especialmente para consumir servicios de restauración (coffee breaks y/o almuerzos de trabajo).