Vigencia del Contrato Colectivo y Normas de Centralización Documental

Duración y Plazos del Contrato Colectivo

El contrato colectivo es siempre un contrato a plazo fijo; no puede ser inferior a 2 años ni superior a 4 años. Antiguamente, el contrato colectivo no tenía tope máximo e incluso se podía celebrar por 20 años, porque cuando hay un contrato colectivo vigente no se puede volver a negociar. Hoy en día, el máximo de negociación es de 4 años para evitar la prohibición de volver a celebrar.

Registro y Copias de los Contratos

5) En cuanto a la copia del contrato: la copia del contrato colectivo debe ser enviada a la Inspección del Trabajo en un plazo de 5 días; las copias originales reconocidas tienen mérito ejecutivo.

Respecto a las copias del contrato individual, deben tener una copia el empleador y una copia el trabajador; ocurre lo mismo con el finiquito. La copia del empleador se mantiene en el lugar de trabajo; esta no se envía a la Inspección del Trabajo.

Artículo 9, Inciso 5º

"El empleador, en todo caso, estará obligado a mantener en el lugar de trabajo, o en un lugar fijado con anterioridad y que deberá haber sido autorizado previamente por la Inspección del Trabajo, un ejemplar del contrato, y, en su caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación laboral, firmado por las partes."

Esto crea una serie de problemas, porque hay empresas que tienen una gran cantidad de trabajadores; en este caso, la Inspección del Trabajo autoriza el lugar para guardar los contratos de trabajo.

Centralización de la Documentación Laboral y Previsional

Conforme a lo señalado en el inciso anterior, cuando exista la necesidad de centralizar la documentación laboral y previsional, en razón de tener organizado su giro económico en diversos establecimientos, sucursales o lugares de trabajo o por razones de administración, control, operatividad o seguridad o que sus trabajadores presten servicios en instalaciones de terceros, o lugares de difícil ubicación específica, o carentes de condiciones materiales en las cuales mantener adecuadamente la referida documentación, como labores agrícolas, mineras o forestales y de vigilancia entre otras, las empresas podrán solicitar a la Dirección del Trabajo autorización para centralizar los documentos antes señalados y ofrecer mantener copias digitalizadas de dichos documentos laborales y previsionales.

Procedimiento de Autorización

Para estos efectos, el Director del Trabajo, mediante resolución fundada, fijará las condiciones y modalidades para dicha centralización. La Dirección del Trabajo deberá resolver la solicitud de que trata este inciso en un plazo de treinta días, no siendo exigible la obligación establecida en el inciso quinto, en tanto no se notifique dicha respuesta al peticionario.

La autorización de centralización podrá extenderse a toda la documentación laboral y previsional que se deriva de las relaciones de trabajo, salvo en lo referido al registro de control de asistencia a que se refiere el inciso primero del artículo 33 de este Código.