Ventajas del archivo vertical
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Como mínimo habrá una mesa-
escritorio amplia, silla giratoria con espaldero, mesa auxiliar, archivadores y armario ropero. Existe una forma de ordenar el despacho. Se pueden hacer los siguientes comentarios dsobre los elementos del despacho:1-El archivo de tareas diarias estará en las cajoneras auxiliares, integrado con el escritorio.2-El archivo de uso poco frecuente se colocará retirado del escritorio.3-El asiento de la secretaria debe situarse detrás del escritorio, para así poder ver y controlar quien entra por la puerta de acceso y cuando llama o entra el jefe por la puerta.4-La ventana deberá estar situada a la izquierda del escritorio.5-Sobre la pared es conveniente que este bien visible un reloj analógico grande.6-La espalda de la secretaria debe estar protegida por la pared.7-El escritorio marca la barrera de la zona personal de la secretaria y no debe ser sobrepasada por nadie y la secretaria se encargará de protegerla utilizando hábilmente el mobiliario y útiles de trabajo.8-La papelera estará oculta en los bajos del escritorio.9-La pantalla del ordenador se situara en la mesa siguiendo los siquientes criterios:-Que origine los menos giros de cabeza posibles.-Que no refleje la luz que entra por la ventana.-Que sea una barrera entre la secretaria y la persona que entra por la puerta de visitas.-Que proteja de las miradas curiosas.-El territorio permitido al visitante se puede delimitar poniendo una mesilla con un sofá pequeño al lado de la puerta C.- El escritorio. La mesa donde se trabaja ha de tener un tamaño suficiente para la realización del trabajo. Hay que ser ordenados a la hora de trabajar y tener la mesa ordenada. No hay un modelo de ordenación concreto por el cual si falta un trabajador ya no se podría realizar el trabajo. Si la empresa no dispone del protocolo para la ejecución de las tareas, vemos las reflexione y criterios de actuación a continuación: *Un despacho desorganizado indica una mente desorganizada. Es difícil pensar que detrás de esa mesa exista alguien muy organizado. *La mesa debe estar despejada, así, solo habrá sobre el escritorio la documentación y herramientas necesarias.*Al acabar las tareas hay que retirar la documentación resulta:-Entregar la documentación resuelta a quien la solicitó.-Depositar en la papelera los papeles inútiles.-La documentación importante de la tarea se archivará donde proceda.*La pantalla del ordenador estará colocada en su propia mesa o en otra anexa al escritorio, la impresora estará al lado.*Los papeles y documentos que entran en el despacho hay que leerlos y asignarlos a una tarea, que puede ser:-Urgente.-De resolución inmediata-Resolver a lo largo de la jornada.-A corto plazo.-A medio plazo.-A largo plazo.
No está claro que periodo de tiempo comprende ese largo plazo.-Papel o documento inútil.*Sobre la mesa puede haber dos bandejas:-La primera para contener la documentación que entra.-La segunda para contener la documentación ya resuelta que espera su salida. *El archivador de cajones con ruedas dispone de los módulos:-El módulo archivador se ordenará por temas o con otro criterio que se considere oportuno, no es un archivo definitivo.-En el módulo más pequeño se colocarán, con la ayuda de una bandeja distribuidora, los bolígrafos etc*La papelera es el archivador de lo no necesario. En el despacho de la secretaria es conveniente que exista una papelera con boca trituradora.3.4 El archivo: Es el almacén de documentos y tiene que cumplir la ley de protección de datos.Los objetivos por los que se crea el archivo son:*Guardar documentos.*Facilitarlos cuando sea necesario*Minimizar el tiempo de recuperación.El proceso de archivar no es tan sencillo, el problema es guardar con criterio. Se matizan dos conceptos que son:+Clasificar = Ordenar o disponer por clases+Ordenar = Colocar de acuerdo con un planificación. Por lo tanto podemos decir que los documentos se pueden ordenar dentro de un plan de clasificación. El secreto de tener un buen archivo consiste en clasificar adecuadamente la información y ponerla de forma ordenada.A.-Clasificación de los documentos en el archivo•Método de ordenación alfabética. Siguen las siguientes reglas:*Si se trata de nombre y apellidos, se ordenara por el 1º apellido*En el caso de tenr que ordenar expedientes con nombres de empresas, hay que fijarse en la razón social. Si se compone de siglas, entonces se toma la primera letra. Si aparecen apellidos, se prioriza en función del primero. Se ha de tener en cuenta que nunca se clasifica por el nombre genérico de sociedad, compañía etc•Método de ordenación numérica. Es sencillo y muy práctico:*Al expediente nuevo se le asigna un número que es consecutivo al anteriormente abierto y archivado*El expediente nuevo se coloca en el archivo en el lugar contiguo al anterior en número.Hoy es el método que mas ventajas nos da y son:*Es muy sencillo*Encaja con el principio de discreción*Es imposible equivocarse y repetir el número*Es rápido*Permite archivar un gran volumen de expedientes. Tiene un claro inconveniente que es que necesita de un apoyo auxiliar que descodifique el número de expediente.•Método de ordenación por índice temático(ej: ropa por color)Este método utiliza un orden alfanumérico. La ordenación de los temas se hace alfabéticamente y los expedientes pueden ir numerados. La dificultad de este método es la elaboración del plan temático. Para su elaboración se ha de consultar con el jefe.
escritorio amplia, silla giratoria con espaldero, mesa auxiliar, archivadores y armario ropero. Existe una forma de ordenar el despacho. Se pueden hacer los siguientes comentarios dsobre los elementos del despacho:1-El archivo de tareas diarias estará en las cajoneras auxiliares, integrado con el escritorio.2-El archivo de uso poco frecuente se colocará retirado del escritorio.3-El asiento de la secretaria debe situarse detrás del escritorio, para así poder ver y controlar quien entra por la puerta de acceso y cuando llama o entra el jefe por la puerta.4-La ventana deberá estar situada a la izquierda del escritorio.5-Sobre la pared es conveniente que este bien visible un reloj analógico grande.6-La espalda de la secretaria debe estar protegida por la pared.7-El escritorio marca la barrera de la zona personal de la secretaria y no debe ser sobrepasada por nadie y la secretaria se encargará de protegerla utilizando hábilmente el mobiliario y útiles de trabajo.8-La papelera estará oculta en los bajos del escritorio.9-La pantalla del ordenador se situara en la mesa siguiendo los siquientes criterios:-Que origine los menos giros de cabeza posibles.-Que no refleje la luz que entra por la ventana.-Que sea una barrera entre la secretaria y la persona que entra por la puerta de visitas.-Que proteja de las miradas curiosas.-El territorio permitido al visitante se puede delimitar poniendo una mesilla con un sofá pequeño al lado de la puerta C.- El escritorio. La mesa donde se trabaja ha de tener un tamaño suficiente para la realización del trabajo. Hay que ser ordenados a la hora de trabajar y tener la mesa ordenada. No hay un modelo de ordenación concreto por el cual si falta un trabajador ya no se podría realizar el trabajo. Si la empresa no dispone del protocolo para la ejecución de las tareas, vemos las reflexione y criterios de actuación a continuación: *Un despacho desorganizado indica una mente desorganizada. Es difícil pensar que detrás de esa mesa exista alguien muy organizado. *La mesa debe estar despejada, así, solo habrá sobre el escritorio la documentación y herramientas necesarias.*Al acabar las tareas hay que retirar la documentación resulta:-Entregar la documentación resuelta a quien la solicitó.-Depositar en la papelera los papeles inútiles.-La documentación importante de la tarea se archivará donde proceda.*La pantalla del ordenador estará colocada en su propia mesa o en otra anexa al escritorio, la impresora estará al lado.*Los papeles y documentos que entran en el despacho hay que leerlos y asignarlos a una tarea, que puede ser:-Urgente.-De resolución inmediata-Resolver a lo largo de la jornada.-A corto plazo.-A medio plazo.-A largo plazo.
No está claro que periodo de tiempo comprende ese largo plazo.-Papel o documento inútil.*Sobre la mesa puede haber dos bandejas:-La primera para contener la documentación que entra.-La segunda para contener la documentación ya resuelta que espera su salida. *El archivador de cajones con ruedas dispone de los módulos:-El módulo archivador se ordenará por temas o con otro criterio que se considere oportuno, no es un archivo definitivo.-En el módulo más pequeño se colocarán, con la ayuda de una bandeja distribuidora, los bolígrafos etc*La papelera es el archivador de lo no necesario. En el despacho de la secretaria es conveniente que exista una papelera con boca trituradora.3.4 El archivo: Es el almacén de documentos y tiene que cumplir la ley de protección de datos.Los objetivos por los que se crea el archivo son:*Guardar documentos.*Facilitarlos cuando sea necesario*Minimizar el tiempo de recuperación.El proceso de archivar no es tan sencillo, el problema es guardar con criterio. Se matizan dos conceptos que son:+Clasificar = Ordenar o disponer por clases+Ordenar = Colocar de acuerdo con un planificación. Por lo tanto podemos decir que los documentos se pueden ordenar dentro de un plan de clasificación. El secreto de tener un buen archivo consiste en clasificar adecuadamente la información y ponerla de forma ordenada.A.-Clasificación de los documentos en el archivo•Método de ordenación alfabética. Siguen las siguientes reglas:*Si se trata de nombre y apellidos, se ordenara por el 1º apellido*En el caso de tenr que ordenar expedientes con nombres de empresas, hay que fijarse en la razón social. Si se compone de siglas, entonces se toma la primera letra. Si aparecen apellidos, se prioriza en función del primero. Se ha de tener en cuenta que nunca se clasifica por el nombre genérico de sociedad, compañía etc•Método de ordenación numérica. Es sencillo y muy práctico:*Al expediente nuevo se le asigna un número que es consecutivo al anteriormente abierto y archivado*El expediente nuevo se coloca en el archivo en el lugar contiguo al anterior en número.Hoy es el método que mas ventajas nos da y son:*Es muy sencillo*Encaja con el principio de discreción*Es imposible equivocarse y repetir el número*Es rápido*Permite archivar un gran volumen de expedientes. Tiene un claro inconveniente que es que necesita de un apoyo auxiliar que descodifique el número de expediente.•Método de ordenación por índice temático(ej: ropa por color)Este método utiliza un orden alfanumérico. La ordenación de los temas se hace alfabéticamente y los expedientes pueden ir numerados. La dificultad de este método es la elaboración del plan temático. Para su elaboración se ha de consultar con el jefe.