Variables Organizacionales y Estudio Financiero en Proyectos: Claves para el Éxito

Variables Organizacionales y su Importancia en la Preparación de un Proyecto

La importancia del estudio de las variables organizacionales en la preparación de un proyecto radica en que la estructura que se adapte para su implementación y operación está asociada a egresos de inversión y costos de operación, tales que pueden determinar la rentabilidad o no rentabilidad de la inversión.

Conceptos Clave en la Gestión de Proyectos

1. ¿Qué es un proceso? Es un conjunto de acciones sistemáticas encaminadas a obtener un producto terminado.
2. ¿Cuál es la diferencia entre un estado de régimen y un estado transiente? Los proyectos en el estado transiente (inversión) entregan productos únicos, mientras que los procesos en el estado de régimen (operación) pueden entregar un flujo de productos similares. Las estructuras de soporte del proceso de régimen tienen un carácter permanente, mientras que en el caso de los estados transientes, cuando se termina una fase de él se pasa a una nueva que requiere una estructura de apoyo diferente, lo que indica que la estructura de apoyo es variable en el tiempo.
3. ¿Por qué se dice que los proyectos en el estado transiente son finitos en el tiempo? Porque el conjunto de actividades definidas para la obtención de una finalidad o propósito se sitúan entre un inicio y un fin especificados.

Estudio Financiero: Componentes y Etapas

5. ¿Qué comprende el estudio financiero? El estudio comprende la inversión, la proyección de los ingresos y gastos y las formas de financiamiento que se prevén para todo el periodo de su ejecución y operación.
6. ¿En qué consiste el ciclo productivo? Es el proceso que se inicia con el primer desembolso para cancelar los insumos de la operación y termina con los insumos transformados en productos terminados, son vendidos y el producto de la venta es percibido y queda a disposición para cancelar nuevos insumos.
7. ¿Cuáles son los componentes del estado financiero? Presupuesto de inversión, presupuesto de ingresos y egresos y el financiamiento.
8. Escriba las etapas del análisis financiero:
   • a) Identificación de las posibles fuentes de financiamiento.
   • b) Determinación de las necesidades de financiamiento.
   • c) Análisis de las alternativas de financiamiento.
9. ¿Cuáles son los componentes del presupuesto de ingresos y egresos? Determinación de los egresos, determinación de los ingresos, presentación del presupuesto de ingresos y egresos.

Unidades Organizacionales y Conceptos Financieros

10. ¿En qué consiste la “Ad-hocracia” (unidades organizacionales)? Consiste en la conformación de equipos para solventar problemas concretos a corto plazo, donde una vez finalizada la labor para las cuales fueron conformadas son disueltas por su carácter transitorio.
11. ¿Qué es depreciación? Es la pérdida de valor que sufren los activos tangibles renovables en el tiempo debido básicamente a razones físicas y económicas.
12. ¿Cuál es la característica principal de la materia prima? Son los insumos que sufren una transformación durante el proceso de producción.
13. ¿Cuáles son algunas de las variables que deben tomarse en cuenta para la determinación de los ingresos? Son las ventas anuales y los precios de mercado.
14. ¿Cuál es el objetivo del estudio financiero? Va encaminado a demostrar que el proyecto puede realizarse con los recursos financieros disponibles.
15. ¿En qué consiste el costo de oportunidad? Consiste en el costo de lo que el recurso dejaría de producir en el uso de la mejor alternativa.

Verdadero o Falso: Administración de Estados Transientes y de Régimen

• No es cierto que la administración de estados transientes son iguales a la administración de un estado de régimen. Verdadero
• Los requisitos gerenciales de proyectos son los mismos que los de estados de régimen. Falso
• El tamaño de una estructura organizativa no tiene ninguna relación con los costos y la inversión. Falso
• Implican una contrapartida económica, los procesos en el estado transiente. Verdadero
• La construcción o modificación de una estructura no se considera un estado transiente. Falso
• Administración de proyectos es el nombre que se le da a la administración del estado de operación. Falso
• La organización de un estado transiente entrega productos repetitivos. Falso
• Cualquier organización que aporte un proyecto tiene alguna influencia económica. Verdadero
• La estructura organizativa se diseña en función de los procedimientos administrativos. Falso
• La operatividad de la estructura organizativa de un proyecto está en función de la mano de obra y materiales que se utilicen. Verdadero
• La construcción o modificación de una estructura es un estado de régimen. Falso
• La administración de estados de régimen es igual a la administración de estados transientes. Falso
• Administración de proyectos es lo mismo que gerencia de proyectos. Falso
• En los estados transientes los requisitos gerenciales son incompatibles con la estructura de un estado permanente. Verdadero
• La organización que adopte un proyecto no hace ninguna influencia económica. Falso
• Los procedimientos administrativos se diseñan en función de la estructura organizativa. Verdadero
• La construcción o modificación de una estructura es un estado transiente. Verdadero
• Administración de proyectos se llama a la administración de estado de inversión. Verdadero
• Los procesos en el estado transiente implican una contrapartida económica. Falso

Evaluación con Criterio Privado y Áreas Clave en la Administración de Proyectos

16. ¿Qué se valora en una evaluación con criterio privado? Consiste en la valoración de los componentes del proyecto a precios de mercado tomando en consideración los efectos directos del proyecto.
17. ¿En qué momento un proyecto alcanza un estado de régimen? Cuando es capaz de mantener indefinidamente una situación de equilibrio productivo; es por lo tanto un estado estable y permanente.
18. ¿Qué es un estado transiente? Es aquel que tiene una duración definida y un propósito terminal, a lo largo de él la naturaleza de las acciones y por lo tanto la estructura necesaria para alcanzarlos va cambiando constantemente.
19. ¿Cuáles son las áreas básicas en las que se apoya la administración de proyectos? La estructura organizacional, el gerente del proyecto como figura central del proceso de gerencia, los instrumentos de gerencia.
20. ¿Cuál es la primera característica a evaluar para seleccionar la organización más adecuada de un proyecto? Es la relativa a la naturaleza de las relaciones técnicas entre las labores propias del proyecto, y de aquella de la institución a cuyo cargo esté el proyecto.

Organizaciones Matriciales y Financiamiento de Proyectos

21. ¿En qué caso decimos que una organización es matricial débil? Cuando la organización matricial se asemeja o se aproxima a una organización funcional.
22. ¿Cuál es el problema común que se puede encontrar en las organizaciones matriciales? Es común encontrarse con conflictos de autoridad debido a la existencia de dos organizaciones: la del proyecto y la de la institución dueña del proyecto (permanentemente).
23. ¿Cuáles son los excedentes de fondos que puedan considerarse fuentes de financiamiento? Las utilidades no distribuidas, reservas de depreciación y otras reservas.
24. ¿Tomando en cuenta el criterio financiero, cuándo un proyecto tiene mérito? Cuando el valor actual neto es mayor o igual a cero.

Análisis Ambiental y Presupuesto de Ingresos y Egresos

25. ¿Cuál es el propósito del análisis ambiental? Buscar la alternativa del proyecto que más se adapte al ambiente y cuál será de impacto.
26. ¿La información proporcionada por un análisis ambiental está íntimamente ligada a los dos elementos principales de un proyecto, estos son? Formulación y evaluación.
27. ¿Cuáles son los métodos utilizados para el screening ambiental? Método del ambiente del proyecto, método de las matrices, método de la sensibilización de áreas, método de listados de proyectos.
28. ¿Qué es estructura? Es la que apoya el proceso para poder desarrollar sus acciones, está compuesta por: personas, bienes físicos, costumbres, regulaciones, etc.; todos los cuales forman un sistema por estar interrelacionados con miras a obtener un fin común que es el producto.
29. ¿Cuál es el objetivo de evaluar el presupuesto de ingresos y egresos? Se trata de ordenar y cuantificar los beneficios o ingresos y los gastos del proyecto.

Rubros en la Determinación de Ingresos y Egresos

30. Los rubros a consignar en los egresos son los siguientes: mano de obra, materias primas y otros materiales, energía combustible y agua, seguros, alquileres e impuestos, gastos de ventas, imprevistos y varios, depreciación y obsolescencia.
31. Los rubros a consignar en la determinación de los ingresos: ventas anuales y los precios de mercado.
32. ¿El éxito o fracaso en la ejecución de un proyecto va a depender en gran medida de? Que existan los recursos financieros disponibles para efectuar los pagos y adquisiciones en los montos y plazos oportunos.