Utilidad del presupuesto publico y privado
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Universidad Católica del Táchira
Presupuesto
1 1. Definición del Presupuesto: Es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los Resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado. Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de una empresa en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlas. Método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de planificación, Coordinación y control.
En particular comprende el desarrollo y la aplicación de: objetivos Empresariales: generales a largo plazo, especificación de las metas de la empresa desarrollo de un plan general de utilidades a largo plazo. Un plan de utilidades a corto plazo detallados por responsabilidades particulares (divisiones, Productos, proyectos). Un sistema de informes periódicos de resultados detallados por Responsabilidades asignadas procedimientos de seguimiento. 2. Importancia del presupuesto: El presupuesto surge como herramienta moderna de planeamiento y control al reflejar el Comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones Con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa, ya que las Organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre; por Ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que Cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir. 3. Clasificación de los presupuestos: Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista: Rígidos, estáticos, fijos o asignados: por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad.
Una vez alcanzado este, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones Que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado, sin considerar el Comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la regíón donde Actúa la empresa. Flexibles o variables: se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a Las circunstancias que surgen en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos Ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia Aplicación en el campo de presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, Administrativos y ventas. A corto plazo: los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de Operaciones de un año. A largo plazo: en este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de4 las grandes Empresas. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones Económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la Universidad Católica del Táchira Presupuesto 2 Inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento de ahorro, fortalecimiento Del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o como ha ocurrido Recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales. De operación o económicos: incluyen la presupuestación de todas las actividades para el Periodo siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de Pérdidas y ganancias. Proyectados entre estos podrían incluirse: ventas, producción, Compras, uso de materiales, mano de obra, gastos operacionales. Financieros: incluyen el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el Balance. Conviene en este caso destacar el de caja o tesorería y el de capital, también Conocido como de erogaciones capitalizables. De tesorería: se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, Bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o de Efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos Monetarios o con la salida de fondos líquidos ocasionados por la congelación de deudas, Amortización de créditos o proveedores o pago de nómina, impuestos o dividendos. De erogaciones capitalizables: controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones particulares a la adquisición de terrenos, la Construcción o ampliación de edificios, y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para Evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su Disponibilidad en el tiempo. Del sector público: los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requiere La operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y Entidades oficiales. Del sector privado: los utilizan las empresas particulares como base planificación de la Actividad empresarial. 4. Técnicas y principios de la creación del presupuesto: En todo sistema presupuestario se necesita claridad sobre tres aspectos muy relacionados que son Bases de apoyo del trabajo de quienes participan en las diferentes etapas del ciclo presupuestal, Tales aspectos son los medios mecánicos empleados que se relacionan con el diseño de formar y/o Cédulas presupuestarias para la recolección de información y los medios técnicos utilizados para el Cálculo matemático y método de oficina empleados en su elaboración, sus técnicas de elaboración Que son el conjunto de procedimientos utilizados para desarrollar su actividad. Que pueden Provenir de la experiencia o de las inversiones realizadas en el desarrollo de su trabajo. De manera periódica se replantean la política si después de revisarlas y evaluarlas se concluye que No son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción. Se procura optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos. Universidad Católica del Táchira Presupuesto 3 Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados recursos de la Empresa, dado el costo de los mismos. Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa. 5. Etapa de la preparación del presupuesto: I. Preiniciación: en esta etapa se evalúan los resultados en vigencias anteriores, se analizan las Tendencias de las principales empleados para calificar la gestión gerencial (ventas, costos, Precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en El mercado, etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por Dirección y se estudia el comportamiento del planeamiento, estratégico y táctico, de Manera que exista objetividad al tomar decisiones. II. Elaboración del presupuesto: con base a los planes aprobados para cada nivel funcional por Parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión Monetaria en términos presupuestales, precedíéndose según las pautas siguientes: En el campo de las ventas, su valor se subordinará a las perspectivas de los VolúMenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance los Objetivos mercantiles se tomarán decisiones inherentes de los medios de Distribución, los canales promocionales y la política crediticia. En el frente productivo se programaron las cantidades a fabricar o ensamblar, Según los estimativos de ventas y las políticas sobre inventarios. Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles De inventarios de materias primas, insumos o componentes, se calculan las Compras en términos cuantitativos y monetarios. Con base en lo9s requerimientos del personal planteados por cada jefatura, según Los criterios de la remuneración y las disposiciones gubernamentales que gravitan Sobre ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos deben Preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y Operativos. Los proyectos de inversiones especiales demandaran un tratamiento especial Relacionado con la cuantificación de recursos. Es competencia de los encargados de la función presupuestal recopilar la Información de la operación normal y los programas que ameritan inversiones Adicionales. III. Ejecución: en el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la “puesta en marcha De los planes” y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados, con el Universidad Católica del Táchira Presupuesto 4 Comité de presupuestos como el principal impulsar, debido a que si sus miembros no Escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos, Financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal de las Metas propuestas. IV. Control: si el presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todas Y cada una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso seria parcial Al no incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta qué punto puede marchar La empresa con el presupuesto como patrón de medida. V. Evaluación: al culminar el periodo de presupuestación se prepara un informe crítico de los Resultados obtenidos que contendrá no solo las variaciones sino el comportamiento de Todas y cada una de las etapas iniciales y reconocer los éxitos, al juzgarse que esta clase de Acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento Materializado en presupuestos. 6. El presupuesto y la gerencia: La eficiencia y la productividad se materializan en utilidades monetarias que dependen en grado Sumo de la planificación. La gerencia es dinámica si recurre a todos lo9s recursos disponibles, y Uno de ellos es el presupuesto, el cual, empleado de manera eficiente genera grandes beneficios. El pre4supuesto es el medio para maximizar las utilidades, y el camino que debe recorrer la Gerencia al encarar las responsabilidades siguientes: Obtener tasas de rendimiento sobre el capital que interpreten las expectativas de los Inversionistas. Interrelacionar las funciones empresariales (compras, producción, distribución, finanzas y Relaciones industriales) en pos de un objetivo común mediante la delegación de la autoridad y de Las responsabilidades encomendadas. Fijar políticas, examinar su cumplimiento y replantearlas Cuando no cubran con las metas que justificaron su implantación. El presupuesto y el proceso de dirección: La función de los buenos presupuestos en la administración de un negocio se comprende mejor Cuando esto se relaciona con los fundamentos de la administración misma, o sea, como parte de Las funciones administrativas: planeación, organización, coordinación, dirección y control. La planeación y el control, como funciones de la gestión administrativa, son rasgos esenciales del Proceso de elaboración de un presupuesto. Además, la organización, coordinación y dirección Permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos. El control presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de unos límites Razonables, mediante él se comparan unos resultados reales frente a los presupuestos, se Determinan variaciones y se suministran a la administración elementos de juicio para la aplicación Universidad Católica del Táchira Presupuesto 5 De acciones correctivas, sin presupuesto la dirección de una empresa no sabe hacia cuál meta Debe dirigirse, no puede precisar los campos de la inversión que merecen financiarse. La ausencia de presupuestos imposibilita cuestionar los resultados conseguidos en cuanto a venta, Abastecimiento, producción y/o utilidades. 7. Ventajas y limitaciones del presupuesto: Se determina si los recursos están disponibles para ejecutar las actividades y/o se procura la Consecución de los mismos. Se escogen aquellas decisiones que reporten mayores beneficios a la empresa. Se aplican estos estándares en la determinación de presupuesto (materiales, mano de obra y Costos indirectos de fabricación). Se pondera el valor de estas actividades. Quienes emplean el presupuesto como herramienta de dirección de sus empresas obtendrán Mayores resultados que aquellos que se lanzan a la aventura de manejarlas sin haber previsto el Futuro, sus ventajas son notorias. Cada miembro de la empresa pensará en la consecución de metas específicas mediante la Ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas. La dirección de la firma realiza un estudio temprano de sus problemas y crea entre sus miembros El hábito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones. Universidad Católica del Táchira Presupuesto 6 Áreas DEL CONOCIMI8ENTO EMPLEADAS EN EL PRESUPUESTO Son diversas las herramientas utilizadas en la confección de presupuestos, y su valor radica en Facilitar los cálculos que, a su vez, propiciaran la correcta ejecución y el debido control del sistema Presupuestario. Entre las principales pueden mencionarse la economía, la estadística, la Administración, la contabilidad y las finanzas. La economía es trascendental por cuanto el análisis de factores como la inflación, la devaluación y Las tasas de interés desempeñan un papel determinante en las proyecciones. De igual modo el Profundo conocimiento de los mercados de capitales nacionales e internacionales contribuye a Tomar decisiones acerca del financiamiento y la inversión. La estadística proporciona instrumentos de suma, como los métodos de cálculo. La administración suministra fundamentalmente conceptos vinculados al planeamiento la Coordinación de actividades y flujos de información. La contabilidad al representar la expresión monetaria de las decisiones gerenciales, sirve de Soporte al sistema por cuanto el presupuesto se ha definido como “la contabilidad hacia el Futuro”. Las finanzas, además de fomentar el análisis global y sectorial del sistema promueven la Evaluación objetiva de las mejores alternativas puestas a consideración del cuerpo directivo. ASPECTOS PROCEDIMENTALES, Técnicos Y OPERATIVOS DEL PRESUPUESTO Entre los aspectos más importantes tenemos las cedulas presupuestales diseñadas para facilitar Los cómputos, la consolidación de necesidades y la congruencia de las metas establecidas por cada Nivel funcional. La información consignada en las cedulas las representa la base de los Presupuestos y los estados financieros proyectados. Los asuntos procedimentales, los estados proyectados y la evaluación y el análisis del sistema. La Conexión de las partes no pueden pasar desapercibida pues el ámbito conceptual se estructuran Las bases del sistema, en la parte procedimental se cuantifican esas bases y la evaluación Contribuye a determinar si económicamente son posibles los objetivos propuestos. DETERMINACIÓN DE LAS CarácterÍSTICAS EMPRESARIALES El diagnóstico interno representa un factor fundamental del planeamiento, el mismo que adquiere Expresión monetaria mediante el presupuesto. Las siguientes variables figuran entre las importantes en el desarrollo del trabajo para que los Planes tengan dimensiones cuantitativas y monetarias. Situación financiera. Eficiencia y productividad. Actualización tecnológica. Políticas gerenciales. Universidad Católica del Táchira Presupuesto 7 El control de gestión Definición: en términos generales, se puede decir q2ue el control debe se4rvir de guía para Alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles (técnicos, humanos, financieros, etc.). Por ello podemos definir el control de gestión como un Proceso de retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos disponibles de una Empresa para lograr los objetivos planteados. Los condicionantes del control de gestión: El primer condicionante es el entorno. Puede ser estable o dinámico, variable cíclicamente O completamente atípico. La adaptación al entorno cambiante puede ser la clave del Desarrollo de la empresa. Los objetivos de la empresa también condicionan el sistema de control de gestión, según Sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, etc. La estructura de la organización, según sea funcional o divisional, implica establecer Variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control también distintos. El tamaño de la empresa está directamente relacionado con la centralización. En la Medida que el volumen aumenta es necesaria la descentralización, pues hay más cantidad De información y complejidad creciente en la toma de decisiones. Por último, la cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones humanas en la Organización, es un factor determinante del control de gestión, sin olvidar el sistema de Incentivos y motivación del personal. Los fines del control de gestión: El fin último del control de gestión es el uso eficiente de los recursos disponibles para consecución De los objetivos. Sin embargo, podemos concretar otros fines más específicos como los siguientes: Informar: consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de Decisiones. Coordinar: trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecución de los Objetivos. Evaluar: la consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y su Valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro. Motivar: el impulso y la ayuda todo responsable son de mucha importancia para la Consecución de los objetivos. Los instrumentos del control de gestión: Las herramientas básicas del control de gestión son la planificación y los presupuestos. La planificación consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres. Está relacionada con El largo plazo y con la gestión corriente, así como la obtención de información básicamente Externa. Los planes se materializan en programas. Universidad Católica del Táchira Presupuesto 8 El presupuesto está más vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar de forma más exacta Los objetivos, concretando cuantías y responsables. El presupuesto aplicado al futuro inmediato se Conoce por planificación operativa; se realiza para un plazo de días o semanas, con variables Totalmente cuantitativas y una implicación directa de cada departamento. El presupuesto se debe negociar con los responsables para conseguir una mayor implicación; no se Debe imponer, porque origina desinterés en la consecución de los objetivos. La comparación de los datos reales, obtenidos esencialmente de la contabilidad, con los previstos Puede originar desviaciones, cuando no coinciden. Las causas pueden ser: Errores en las previsiones del entorno: estimación de ventas, costo de ventas, gastos Generales, etc. Errores de método: poca descentralización, escaso rigor temporal, falta de coordinación Entre contabilidad y presupuestos, etc. Errores en la relación medios – fines: cifras ambiciosas, incorrecto uso de los medios, etc. Esas desviaciones son analizadas para tomar decisiones, tanto estratégicas (revisión y/o cambio de Plan y programas), como tácticas u operativas (revisión y/o cambio de objetivos y presupuestos). Se pueden citar otras herramientas operativas como: la división de centros de responsabilidad, el Establecimiento de normas de actuación y la dirección por objetivos.
1 1. Definición del Presupuesto: Es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los Resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado. Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de una empresa en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlas. Método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de planificación, Coordinación y control.
En particular comprende el desarrollo y la aplicación de: objetivos Empresariales: generales a largo plazo, especificación de las metas de la empresa desarrollo de un plan general de utilidades a largo plazo. Un plan de utilidades a corto plazo detallados por responsabilidades particulares (divisiones, Productos, proyectos). Un sistema de informes periódicos de resultados detallados por Responsabilidades asignadas procedimientos de seguimiento. 2. Importancia del presupuesto: El presupuesto surge como herramienta moderna de planeamiento y control al reflejar el Comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones Con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa, ya que las Organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre; por Ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que Cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir. 3. Clasificación de los presupuestos: Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista: Rígidos, estáticos, fijos o asignados: por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad.
Una vez alcanzado este, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones Que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado, sin considerar el Comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la regíón donde Actúa la empresa. Flexibles o variables: se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a Las circunstancias que surgen en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos Ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia Aplicación en el campo de presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, Administrativos y ventas. A corto plazo: los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de Operaciones de un año. A largo plazo: en este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de4 las grandes Empresas. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones Económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la Universidad Católica del Táchira Presupuesto 2 Inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento de ahorro, fortalecimiento Del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o como ha ocurrido Recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales. De operación o económicos: incluyen la presupuestación de todas las actividades para el Periodo siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de Pérdidas y ganancias. Proyectados entre estos podrían incluirse: ventas, producción, Compras, uso de materiales, mano de obra, gastos operacionales. Financieros: incluyen el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el Balance. Conviene en este caso destacar el de caja o tesorería y el de capital, también Conocido como de erogaciones capitalizables. De tesorería: se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, Bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o de Efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos Monetarios o con la salida de fondos líquidos ocasionados por la congelación de deudas, Amortización de créditos o proveedores o pago de nómina, impuestos o dividendos. De erogaciones capitalizables: controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones particulares a la adquisición de terrenos, la Construcción o ampliación de edificios, y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para Evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su Disponibilidad en el tiempo. Del sector público: los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requiere La operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y Entidades oficiales. Del sector privado: los utilizan las empresas particulares como base planificación de la Actividad empresarial. 4. Técnicas y principios de la creación del presupuesto: En todo sistema presupuestario se necesita claridad sobre tres aspectos muy relacionados que son Bases de apoyo del trabajo de quienes participan en las diferentes etapas del ciclo presupuestal, Tales aspectos son los medios mecánicos empleados que se relacionan con el diseño de formar y/o Cédulas presupuestarias para la recolección de información y los medios técnicos utilizados para el Cálculo matemático y método de oficina empleados en su elaboración, sus técnicas de elaboración Que son el conjunto de procedimientos utilizados para desarrollar su actividad. Que pueden Provenir de la experiencia o de las inversiones realizadas en el desarrollo de su trabajo. De manera periódica se replantean la política si después de revisarlas y evaluarlas se concluye que No son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción. Se procura optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos. Universidad Católica del Táchira Presupuesto 3 Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados recursos de la Empresa, dado el costo de los mismos. Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa. 5. Etapa de la preparación del presupuesto: I. Preiniciación: en esta etapa se evalúan los resultados en vigencias anteriores, se analizan las Tendencias de las principales empleados para calificar la gestión gerencial (ventas, costos, Precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en El mercado, etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por Dirección y se estudia el comportamiento del planeamiento, estratégico y táctico, de Manera que exista objetividad al tomar decisiones. II. Elaboración del presupuesto: con base a los planes aprobados para cada nivel funcional por Parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión Monetaria en términos presupuestales, precedíéndose según las pautas siguientes: En el campo de las ventas, su valor se subordinará a las perspectivas de los VolúMenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance los Objetivos mercantiles se tomarán decisiones inherentes de los medios de Distribución, los canales promocionales y la política crediticia. En el frente productivo se programaron las cantidades a fabricar o ensamblar, Según los estimativos de ventas y las políticas sobre inventarios. Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles De inventarios de materias primas, insumos o componentes, se calculan las Compras en términos cuantitativos y monetarios. Con base en lo9s requerimientos del personal planteados por cada jefatura, según Los criterios de la remuneración y las disposiciones gubernamentales que gravitan Sobre ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos deben Preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y Operativos. Los proyectos de inversiones especiales demandaran un tratamiento especial Relacionado con la cuantificación de recursos. Es competencia de los encargados de la función presupuestal recopilar la Información de la operación normal y los programas que ameritan inversiones Adicionales. III. Ejecución: en el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la “puesta en marcha De los planes” y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados, con el Universidad Católica del Táchira Presupuesto 4 Comité de presupuestos como el principal impulsar, debido a que si sus miembros no Escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos, Financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal de las Metas propuestas. IV. Control: si el presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todas Y cada una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso seria parcial Al no incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta qué punto puede marchar La empresa con el presupuesto como patrón de medida. V. Evaluación: al culminar el periodo de presupuestación se prepara un informe crítico de los Resultados obtenidos que contendrá no solo las variaciones sino el comportamiento de Todas y cada una de las etapas iniciales y reconocer los éxitos, al juzgarse que esta clase de Acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento Materializado en presupuestos. 6. El presupuesto y la gerencia: La eficiencia y la productividad se materializan en utilidades monetarias que dependen en grado Sumo de la planificación. La gerencia es dinámica si recurre a todos lo9s recursos disponibles, y Uno de ellos es el presupuesto, el cual, empleado de manera eficiente genera grandes beneficios. El pre4supuesto es el medio para maximizar las utilidades, y el camino que debe recorrer la Gerencia al encarar las responsabilidades siguientes: Obtener tasas de rendimiento sobre el capital que interpreten las expectativas de los Inversionistas. Interrelacionar las funciones empresariales (compras, producción, distribución, finanzas y Relaciones industriales) en pos de un objetivo común mediante la delegación de la autoridad y de Las responsabilidades encomendadas. Fijar políticas, examinar su cumplimiento y replantearlas Cuando no cubran con las metas que justificaron su implantación. El presupuesto y el proceso de dirección: La función de los buenos presupuestos en la administración de un negocio se comprende mejor Cuando esto se relaciona con los fundamentos de la administración misma, o sea, como parte de Las funciones administrativas: planeación, organización, coordinación, dirección y control. La planeación y el control, como funciones de la gestión administrativa, son rasgos esenciales del Proceso de elaboración de un presupuesto. Además, la organización, coordinación y dirección Permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos. El control presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de unos límites Razonables, mediante él se comparan unos resultados reales frente a los presupuestos, se Determinan variaciones y se suministran a la administración elementos de juicio para la aplicación Universidad Católica del Táchira Presupuesto 5 De acciones correctivas, sin presupuesto la dirección de una empresa no sabe hacia cuál meta Debe dirigirse, no puede precisar los campos de la inversión que merecen financiarse. La ausencia de presupuestos imposibilita cuestionar los resultados conseguidos en cuanto a venta, Abastecimiento, producción y/o utilidades. 7. Ventajas y limitaciones del presupuesto: Se determina si los recursos están disponibles para ejecutar las actividades y/o se procura la Consecución de los mismos. Se escogen aquellas decisiones que reporten mayores beneficios a la empresa. Se aplican estos estándares en la determinación de presupuesto (materiales, mano de obra y Costos indirectos de fabricación). Se pondera el valor de estas actividades. Quienes emplean el presupuesto como herramienta de dirección de sus empresas obtendrán Mayores resultados que aquellos que se lanzan a la aventura de manejarlas sin haber previsto el Futuro, sus ventajas son notorias. Cada miembro de la empresa pensará en la consecución de metas específicas mediante la Ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas. La dirección de la firma realiza un estudio temprano de sus problemas y crea entre sus miembros El hábito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones. Universidad Católica del Táchira Presupuesto 6 Áreas DEL CONOCIMI8ENTO EMPLEADAS EN EL PRESUPUESTO Son diversas las herramientas utilizadas en la confección de presupuestos, y su valor radica en Facilitar los cálculos que, a su vez, propiciaran la correcta ejecución y el debido control del sistema Presupuestario. Entre las principales pueden mencionarse la economía, la estadística, la Administración, la contabilidad y las finanzas. La economía es trascendental por cuanto el análisis de factores como la inflación, la devaluación y Las tasas de interés desempeñan un papel determinante en las proyecciones. De igual modo el Profundo conocimiento de los mercados de capitales nacionales e internacionales contribuye a Tomar decisiones acerca del financiamiento y la inversión. La estadística proporciona instrumentos de suma, como los métodos de cálculo. La administración suministra fundamentalmente conceptos vinculados al planeamiento la Coordinación de actividades y flujos de información. La contabilidad al representar la expresión monetaria de las decisiones gerenciales, sirve de Soporte al sistema por cuanto el presupuesto se ha definido como “la contabilidad hacia el Futuro”. Las finanzas, además de fomentar el análisis global y sectorial del sistema promueven la Evaluación objetiva de las mejores alternativas puestas a consideración del cuerpo directivo. ASPECTOS PROCEDIMENTALES, Técnicos Y OPERATIVOS DEL PRESUPUESTO Entre los aspectos más importantes tenemos las cedulas presupuestales diseñadas para facilitar Los cómputos, la consolidación de necesidades y la congruencia de las metas establecidas por cada Nivel funcional. La información consignada en las cedulas las representa la base de los Presupuestos y los estados financieros proyectados. Los asuntos procedimentales, los estados proyectados y la evaluación y el análisis del sistema. La Conexión de las partes no pueden pasar desapercibida pues el ámbito conceptual se estructuran Las bases del sistema, en la parte procedimental se cuantifican esas bases y la evaluación Contribuye a determinar si económicamente son posibles los objetivos propuestos. DETERMINACIÓN DE LAS CarácterÍSTICAS EMPRESARIALES El diagnóstico interno representa un factor fundamental del planeamiento, el mismo que adquiere Expresión monetaria mediante el presupuesto. Las siguientes variables figuran entre las importantes en el desarrollo del trabajo para que los Planes tengan dimensiones cuantitativas y monetarias. Situación financiera. Eficiencia y productividad. Actualización tecnológica. Políticas gerenciales. Universidad Católica del Táchira Presupuesto 7 El control de gestión Definición: en términos generales, se puede decir q2ue el control debe se4rvir de guía para Alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles (técnicos, humanos, financieros, etc.). Por ello podemos definir el control de gestión como un Proceso de retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos disponibles de una Empresa para lograr los objetivos planteados. Los condicionantes del control de gestión: El primer condicionante es el entorno. Puede ser estable o dinámico, variable cíclicamente O completamente atípico. La adaptación al entorno cambiante puede ser la clave del Desarrollo de la empresa. Los objetivos de la empresa también condicionan el sistema de control de gestión, según Sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, etc. La estructura de la organización, según sea funcional o divisional, implica establecer Variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control también distintos. El tamaño de la empresa está directamente relacionado con la centralización. En la Medida que el volumen aumenta es necesaria la descentralización, pues hay más cantidad De información y complejidad creciente en la toma de decisiones. Por último, la cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones humanas en la Organización, es un factor determinante del control de gestión, sin olvidar el sistema de Incentivos y motivación del personal. Los fines del control de gestión: El fin último del control de gestión es el uso eficiente de los recursos disponibles para consecución De los objetivos. Sin embargo, podemos concretar otros fines más específicos como los siguientes: Informar: consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de Decisiones. Coordinar: trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecución de los Objetivos. Evaluar: la consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y su Valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro. Motivar: el impulso y la ayuda todo responsable son de mucha importancia para la Consecución de los objetivos. Los instrumentos del control de gestión: Las herramientas básicas del control de gestión son la planificación y los presupuestos. La planificación consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres. Está relacionada con El largo plazo y con la gestión corriente, así como la obtención de información básicamente Externa. Los planes se materializan en programas. Universidad Católica del Táchira Presupuesto 8 El presupuesto está más vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar de forma más exacta Los objetivos, concretando cuantías y responsables. El presupuesto aplicado al futuro inmediato se Conoce por planificación operativa; se realiza para un plazo de días o semanas, con variables Totalmente cuantitativas y una implicación directa de cada departamento. El presupuesto se debe negociar con los responsables para conseguir una mayor implicación; no se Debe imponer, porque origina desinterés en la consecución de los objetivos. La comparación de los datos reales, obtenidos esencialmente de la contabilidad, con los previstos Puede originar desviaciones, cuando no coinciden. Las causas pueden ser: Errores en las previsiones del entorno: estimación de ventas, costo de ventas, gastos Generales, etc. Errores de método: poca descentralización, escaso rigor temporal, falta de coordinación Entre contabilidad y presupuestos, etc. Errores en la relación medios – fines: cifras ambiciosas, incorrecto uso de los medios, etc. Esas desviaciones son analizadas para tomar decisiones, tanto estratégicas (revisión y/o cambio de Plan y programas), como tácticas u operativas (revisión y/o cambio de objetivos y presupuestos). Se pueden citar otras herramientas operativas como: la división de centros de responsabilidad, el Establecimiento de normas de actuación y la dirección por objetivos.