Treball en Equip i Reunions Eficaces

L'Equip de Treball

Un equip de treball és un conjunt de persones que aporten formació, coneixements, habilitats i experiència. Tenen un objectiu comú i ajunten habilitats, esforços i aptituds per a un millor resultat.

Sinergia en el Treball en Equip

La sinergia és la metodologia, els procediments i les estratègies que utilitza l'equip per assolir els objectius. Això implica conjugar el millor de cada persona, avançar cap als objectius, realitzar tasques més complexes en grup i integrar idees.

Classificació dels Equips de Treball

• Permanents: Transmeten informació i distribueixen la feina (directius, executius).
• Temporals: Gestionen canvis tecnològics i innovacions (de projecte, de negociació).

Eficiència i Eficàcia

Per a un equip eficient i eficaç, cal que:

• S'acceptin les tasques assignades.
• Els objectius estiguin ben definits.
• No hi hagi tensions.
• Tots els membres escoltin i participin.
• No s'evitin els conflictes.
• Es decideixi entre tots.
• Es facin crítiques constructives.

Comunicació als Equips de Treball

Els intercanvis d'informació poden afavorir o dificultar els objectius. És important fomentar la participació i garantir el respecte a tots. Els conflictes poden incidir en la satisfacció de les persones i afectar el treball i els resultats.

• Comunicació Vertical: Transmet informació entre diferents jerarquies. Pot ser ascendent o descendent.
• Comunicació Horitzontal: Es dóna entre persones del mateix nivell jeràrquic. Ofereix suport social i emotiu, i coordina tasques coherents i organitzades.

La Reunió

La reunió proporciona als membres del grup l'oportunitat d'expressar idees i opinions, i de fer aportacions pròpies a la tasca general.

Tipus de Reunions

• Informatives: Per transmetre informació. No cal prendre decisions. La persona que dirigeix la reunió s'assegurarà que el grup entengui bé la informació i que la interpretin tots igual.
• Formatives: L'objectiu és formar les persones components del grup. La persona coordinadora prendrà nota (exemples: simposi, taula rodona, seminari).
• De Presa de Decisions: Per prendre decisions. Les persones han de conèixer prèviament el contingut. El moderador ha de promoure alternatives i analitzar-les abans de decidir, i canalitzar els conflictes.
• Creatives: Per generar el màxim d'idees possibles per respondre a una situació. Són reunions estimulades amb persones que regulen la participació (exemple: brainstorming).

Com Conduir una Reunió amb Èxit

Preparació

• Definir els objectius.
• Concretar els temes.
• Seleccionar les persones.
• Elaborar la convocatòria.

Desenvolupament

• Estimular la participació: Crear un bon clima, fomentar la participació dels components i donar reforç positiu als silenciosos.
• Intervenir quan el grup es bloqueja: El cap de la reunió ha d'actuar com a àrbitre en cas de disputes.
• Portar el grup cap als objectius proposats: No permetre desviacions del tema, centrar el grup en els objectius, avaluar el treball grupal, resumir les conclusions i les decisions.

Conclusió

• Recordar l'objectiu de la reunió.
• Sintetitzar els temes de discussió.
• Revisar els afers més importants.
• Formular els acords assolits.
• Identificar els aspectes que queden per resoldre.

Lloc de Reunió

El lloc de la reunió s'ha d'escollir segons el nombre de persones previstes i els mitjans disponibles.

• Cercle o El·lipse: Permet la visualització de totes les persones i el diàleg entre elles.
• Rectangular: Impedeix el diàleg entre els assistents del mateix costat, però facilita el diàleg cara a cara.
• Forma de V o U: Beneficia la visibilitat. La taula central és per al moderador (debat).