Treball en Equip: Optimització, Metodologies i Gestió de Conflictes

Grups de Treball i Rols

En el grup de treball, cada persona compleix dos tipus de rols:

• Rol productiu: derivat de formar part de l’equip de treball.
• Rol relacional: derivat de la integració de la persona en diferents grups informals.

L’Equip de Treball

S’anomena equip de treball al conjunt organitzat de persones que aporten la seva formació, coneixements, habilitats i experiència per dur a terme una intervenció concreta.

Les persones de l’equip de treball participen d’una sèrie de principis:

• Estar compromeses en la consecució d’un objectiu comú.
• Les habilitats, aptituds i esforços de cada component convergeixen en la consecució de l’objectiu esmentat.
• Les tasques es distribueixen entre els diferents components, que hauran d’aplicar-les segons uns mètodes i procediments preestablerts.

Aquesta estructura estableix de manera precisa les relacions d’autoritat i els fluxos de comunicació oficial entre els components de l’equip.

Els Grups Informals

En una organització es refereixen a conjunts de persones, vinculades entre si per un complex sistema de relacions interpersonals, que es formen espontàniament i que configuren una estructura grupal. Estan orientats a satisfer les necessitats pròpies i no les que planifica l’organització.

Causes que contribueixen a la formació de grups informals:

• Proximitat entre les persones i les rutines de l’entorn laboral.
• Confluència d’interessos i necessitats similars.
• Subjecció a unes relacions laborals i a unes normes comunes.
• S’hi poden afegir altres variables de tipus personal: mateixes aficions, afinitats compartides, edat i cicle vital similars, etc.

Es reprodueix una estructura de rols, més o menys diversa i complexa, en funció de l’amplitud del grup i la dinàmica en la qual està immers.

POSITIU: sentit de pertinença, factors cohesionadors, millora la comunicació, relacions cooperatives.

NEGATIU: rumors, conflictes, actituds negatives.

El Treball en Equip

Fa referència a totes les metodologies, procediments i estratègies que utilitza l’equip de treball per aconseguir els objectius marcats.

Constitueix un important instrument metodològic que permet:

• Conjugar el millor de cada persona perquè el grup sigui més eficient.
• Que el funcionament del grup vagi més enllà de l’aportació de cada membre. L’equip avança cap als seus objectius encara que pugui no comptar amb la presència de totes les persones o encara que aquestes canviïn (ex: canvis de professorat en un institut).
• Fer tasques més complexes, ja que el grup estimula una creativitat superior a la que pot generar cada persona aïlladament.
• Integrar els diferents punts de vista particulars, cosa que permet tenir una visió més àmplia i completa dels temes considerats.

Sinergia en el Treball en Equip

És el resultat d’un funcionament òptim del treball en equip que té com a resultat més visible la consecució dels seus objectius productius, que, a més, acostumen a comportar un enfortiment de la cohesió.

AVANTATGES:

• Incrementa la productivitat i el rendiment.
• La presència de diversos professionals facilita la pluralitat de propostes, ja que se sumen els coneixements, les tècniques, els recursos i l'efecte sinèrgic de tot plegat.
• Tots els integrants comparteixen la responsabilitat dels resultats.
• Es produeix un grau més alt de satisfacció personal i social en els components del grup. Augmenten la participació i el compromís.
• Si es treballa amb professionals de diferents disciplines, augmenta la motivació i es redueix l’avorriment.

LIMITACIONS:

• La inhibició d’alguns dels membres. Obstaculització activa o boicot.
• La dilució de responsabilitats. Això es pot deure a una delimitació imprecisa de les funcions de cada part, a una falta de lideratge clar, a què el grup estigui poc cohesionat o poc motivat, repartiment desigual de les tasques, etc.
• L'existència d’un alt nivell de conflictivitat en el grup requereix dedicar dosis més grans d’energia a resoldre tensions.

Metodologia del Treball en Equip

Per garantir l’operativitat i l’eficàcia del treball en equip, aquest s’ha de basar en una planificació acurada, però a més ha de comptar amb una execució coordinada i uns fluxos efectius de comunicació.

1. La Planificació del Treball en Equip

En el treball d’equip cada membre ha de saber en cada moment què ha de fer i de quina manera ha de fer-ho, sense deixar-ho en mans de l’atzar ni la improvisació; és a dir, s’han d’organitzar les tasques, el procediment per dur-les a terme, els objectius previstos en aplicar-les i els professionals implicats.

2. L’Execució Coordinada

Perquè la planificació s’executi segons les previsions que s’han establert, tots els professionals que formen part d’aquest equip hauran de treballar de manera coordinada per aconseguir més sinergia i evitar esforços redundants i innecessaris.

Coordinació correcta:

• Delimitació clara de les competències, els nivells de jerarquia i els fluxos de comunicació.
• Distribució de les funcions, activitats i tasques de les persones que formen part de l’actuació, que quedaran establertes en el pla de treball de cada professional.
• Control del bon funcionament de l’equip.
• Ús eficaç dels recursos materials i econòmics.
• Establiment de la periodicitat de les reunions de treball necessàries per a la coordinació i el seguiment de la intervenció.

3. La Comunicació Efectiva

• Quan un equip realitza qualsevol tasca, entre els seus membres es generen intercanvis d’informació i de relacions interprofessionals que poden afavorir o entorpir els objectius de la intervenció.
• Per potenciar la comunicació, és important fomentar la participació i garantir el respecte per les opinions de tots els components.
• Amb aquest model participatiu s’afavorirà el compromís personal dels diferents professionals i, per tant, la seva eficàcia a l’hora d’aconseguir els objectius plantejats.
• No obstant això, és molt freqüent que en les relacions grupals apareguin conflictes interpersonals, que poden incidir en la motivació i satisfacció de les persones que s’hi troben immerses, i afectar el desenvolupament i els resultats de la intervenció.

Metodologies Actives en el Treball en Equip

• El treball cooperatiu: és una estratègia on cada persona es compromet, segons les seves possibilitats, per un objectiu col·lectiu i s’ajuden mútuament per aconseguir-lo. Veu la diferència com una oportunitat i no com una barrera.
• El treball per objectius: és una metodologia, encara incipient, que agafa com a guia de la seva feina els resultats que ha d’aconseguir, en lloc de les hores treballades. L’aplicació correcta del sistema de treball per objectius pot facilitar l’adopció del teletreball. Requereix una planificació molt detallada i realista dels objectius de l’organització i les activitats necessàries per aconseguir-los, així com una definició precisa de l’àrea de responsabilitat de cada persona. Cal tenir en compte que no tots els treballs admeten la implantació estricta del treball per objectius.
• El treball en xarxa: metodologia que se sustenta en la col·laboració i complementació entre els diferents equips o recursos (nòduls de la xarxa) que treballen sobre un mateix problema o sobre el problema d’una mateixa persona o col·lectiu.

Tècniques Informatives o Formatives

1. La Conferència

Una persona experta en la matèria pronuncia un discurs sobre un tema sense interrupcions, davant un grup. El període de temps sol ser d’una hora i després l’auditori li pot adreçar preguntes.

2. El Simposi

Consisteix en un conjunt de xerrades, discursos o exposicions verbals presentades per un equip d’individus –generalment especialistes- sobre diferents facetes d’un tema, a fi d’obtenir-ne una visió completa.

• 2.1. El simposi permet obtenir una informació sistemàtica i especialitzada sobre un tema, vist des de diferents punts de vista i enfocaments multidisciplinaris.
• 2.2. El temps de les intervencions de cada ponent el controla un moderador o moderadora. Al final de l’exposició pot establir-se un petit debat.

3. La Taula Rodona

Està formada per un grup de persones –deu com a màxim- que es reuneixen per tractar d’un assumpte o un problema determinat.

L’assumpte s’aborda exclusivament mitjançant la discussió i l’intercanvi d’idees, en una atmosfera informal, però sota la direcció d’una persona que exerceix de moderadora. Aquesta persona se situa al centre de la resta, al voltant d’una taula. Ex: programes de debat polític a TV3.

4. El Panel

Consisteix en què un grup de persones –entre tres i sis- expertes en una matèria es reuneixen davant el públic per dialogar sobre un tema assignat.

Aquest diàleg sembla espontani, tot i que prèviament s’hauran pogut acordar aspectes de la intervenció.

5. El Seminari

Consisteix en què un grup de persones –normalment entre sis i dotze- estudia un tema, cooperant entre elles i compartint experiències, per aconseguir unes conclusions comunes. Es tracta d’una tècnica que té una finalitat eminentment formativa.

A causa de la seva complexitat, moltes vegades es desenvolupa en una o més sessions, que és convenient planificar.

Tècniques de Discussió i Presa de Decisions

1. L’Assemblea

És una reunió de diverses persones que té la finalitat d’informar sobre determinats aspectes i prendre decisions de forma conjunta. Està composada per un auditori i una taula directiva, i es desenvolupa en les fases següents:

1. La junta directiva elabora un ordre del dia o relació de temes que s’han de tractar.
2. Un membre de la junta exerceix de portaveu i proporciona la informació o les propostes sobre cada punt de l’ordre del dia.
3. L’auditori rep la informació de manera activa, la qual cosa pot donar lloc a discussions i debats.
4. Les conclusions generals d’aquests debats i d’aquestes discussions s’anotaran en una acta de l’assemblea. L’assemblea és un dels millors mitjans per proporcionar informació oficial, discutir propostes i prendre decisions.

2. La Rotllana

Tècnica educativa que divideix el gran grup en subgrups per facilitar la discussió. Una vegada creats els subgrups, la dinàmica de funcionament és la següent:

1. La persona que coordina redacta les preguntes sobre el tema i les entrega escrites en targetes a cadascun dels subgrups.
2. Cada subgrup discuteix un tema amb la finalitat d’arribar a conclusions parcials.
3. Al final, dels informes de cada equip, se n’extreu la conclusió final.

3. El Xiuxiueig

Discussió en parelles sobre un tema. Cada parella exposarà la conclusió a la qual ha arribat.

4. El Phillips 66

Grup general nombrós dividit en 6 persones, per discutir un tema durant 6 minuts i arribar a una conclusió. La qüestió sobre la qual es discuteix ha de quedar escrita en una pissarra a la vista de tots els participants. Cada subgrup ha de tenir un secretari.

• Cada membre exposa el seu parer, es discuteix breument i s’elabora una síntesi. El secretari l’escriu i la resta de persones l’aproven.
• En gran grup, els secretaris o secretàries llegeixen el seu informe, resumint-lo. Amb els informes dels diferents subgrups s’arribarà a les conclusions generals.
• El Phillips 66 permet obtenir molta informació en poc temps i amb una àmplia participació. És útil, per exemple, per sondejar els interessos o coneixements del grup.

5. El Debat

Discussió del grup sobre un tema, una situació o un esdeveniment que per les seves característiques resulti interessant, important i polèmic. Requereix que una persona exerceixi de moderadora, obri el fòrum, introdueixi el tema i condueixi l’intercanvi d’opinions. A més, haurà d’anotar les idees dels participants i extreure’n conclusions. En un debat tots els participants es poden expressar lliurement, contrasten opinions i s’enriqueixen amb les aportacions dels altres. El moderador ha de vetllar perquè els participants no es desviïn del tema.

Tècniques Creatives

1. La Pluja d’Idees o Brainstorming

Una tècnica que potencia la participació de totes les persones del grup perquè aportin, amb absoluta llibertat, les seves idees o solucions sobre un problema concret exposat prèviament.

2. L’Estudi de Casos

Consisteix a estudiar o analitzar un cas concret per obtenir diverses solucions o alternatives.

Consta de les fases següents:

• A. Fase preliminar. Es presenta el cas amb algun recurs.
• Fase eclosiva. Es promou l’eclosió d’opinions, judicis, alternatives.
• B. Fase d’anàlisi. S’analitzen els fets objectivament, separant els prejudicis, buscant sentit comú i consens.
• C. Fase de conceptualització. A partir del consens grupal es formulen els principis concrets d’acció aplicable a situacions semblants. És una tècnica útil per desenvolupar pensament crític i empatia i comprendre millor els fenòmens socials així com la presa de decisions.

3. El Pensament Lateral (Edward de Bono)

Prioritza la creativitat, és a dir, la generació d’idees i solucions, a partir d’enfocar el problema des de perspectives diferents de les convencionals.

El problema principal, segons aquest autor, és que en la nostra manera de pensar integrem massa coses al mateix temps (la informació, la lògica, les emocions, la creativitat...) i això ens confon i obstaculitza el desenvolupament del nostre pensament.

Per solucionar aquest problema, De Bono planteja una tècnica que permet fer servir un pensament després de l’altre en lloc d’utilitzar-los tots al mateix temps. La tècnica que concreta aquesta filosofia s’anomena “sis barrets per pensar”. Utilitzant-la ens veurem obligats a canviar la manera habitual de pensar i estarem en condicions d’afrontar els problemes des de perspectives molt diverses.

Beneficis dels “sis barrets per pensar”:

• Pensar més lliurement.
• Pensar de manera focalitzada.
• Evitar la confrontació.
• Actuar amb empatia.

Gestió de Conflictes en Grup

Són necessaris per al desenvolupament i la cohesió dels grups, sempre que aquesta conflictivitat no sigui tan accentuada que pugui bloquejar-ne o alterar-ne el funcionament.

Un nivell massa baix de conflictivitat en el grup pot produir estancament per falta de motivació o interès, o per autocomplaença.

Un grau excessiu pot posar en perill l’eficàcia d’un grup, fent disminuir la satisfacció dels membres o augmentar l’absentisme i la rotació del personal, cosa que pot repercutir en la productivitat.

El nivell òptim de conflicte és aquell en el qual hi ha prou diferències per impedir l’estancament, estimular la creativitat, permetre l’alliberament de tensions i potenciar el canvi.

La Reunió

Instrument de comunicació que proporciona als membres del grup l’oportunitat d’expressar les seves idees i opinions, i de fer les seves aportacions a la tasca grupal. A través de les reunions es planifiquen, organitzen, coordinen i avaluen les intervencions. Serà imprescindible preparar-la a consciència i conduir-la de manera adequada; si no, es corre el risc que es converteixi en una tertúlia, on no s’aconsegueixin els objectius previstos i que acabi suposant una pèrdua de temps.

Funcions de Coordinació en una Reunió

1. La Funció de Producció

Està relacionada amb el contingut de la reunió. Aquesta funció es concreta en l’establiment del pla de treball i en la seva posada en pràctica.

Les tasques concretes són:

• Presentar l’ordre del dia i recordar els objectius de la reunió.
• Moderar les intervencions, procurant que es respecti el tema, i guiar el progrés perquè s’assoleixin els objectius proposats.
• Resumir les aportacions realitzades, extreure’n les conclusions i identificar les decisions a les quals s’hagi arribat.

2. La Funció de Facilitació

És funció de la persona que exerceix com a moderadora donar la paraula, de manera que a totes les persones els sigui possible comunicar-se i expressar les seves idees. Haurà de:

• Contenir les persones que acaparen l’ús de la paraula.
• Estimular la participació d’aquelles persones que per timidesa, apatia o alguna altra raó acostumen a estar en silenci.

En definitiva, es tracta de mobilitzar els recursos de tots els participants i que sentin que totes les aportacions són importants per al grup.

3. La Funció de Regulació

Està relacionada amb la gestió de les situacions conflictives que, inevitablement, sorgeixen en els grups. La persona que exerceix d’animadora es converteix, d’alguna manera, en la consciència del grup.

La Conducció de Reunions

Han d’estar conduïdes per una persona que exerceixi d’animadora, coordinadora o moderadora. En entorns educatius, socioeducatius o socials aquesta funció l’acostumen a exercir les persones que tenen càrrecs de responsabilitat, com la coordinació d’un equip, la tutoria d’un grup, la direcció d’una institució...

Fases de la Conducció

1. La Preparació

És convenient planificar les reunions, per fer-ho és convenient:

• Definir els objectius de la reunió.
• Concretar els temes que s’hi desenvoluparan.
• Seleccionar les persones que hi hauran d’assistir.
• Elaborar la convocatòria. Hi haurà de figurar: l’ordre del dia o relació dels temes que cal tractar, el lloc i l’hora de la reunió, la persona o entitat que la convoca, el tipus de reunió de què es tracta, perquè les persones convocades sàpiguen del funcionament i el paper que ocuparan.
• Assegurar-se que totes les persones que hi ha d’assistir són convocades degudament.

CAL: mitjans audiovisuals de suport, cada vegada més útils, i documents de suport (guió).

2. El Desenvolupament

Abans d’iniciar formalment la reunió, convé que la persona conductora estableixi un clima cordial, que ajudi a relaxar l’ambient i crear una atmosfera amable. Una opció en aquest sentit és saludar els participants i conversar informalment amb ells a mesura que van arribant.

Al començament, la persona que dirigeixi la reunió en recordarà l’objectiu i introduirà el tema o temes. També és convenient que informi l’auditori sobre la durada aproximada prevista per a la reunió.

Per complir les funcions de mantenir el nivell de participació i conduir-lo cap als objectius proposats, la persona que condueixi una reunió haurà de:

• Estimular la participació.
• Intervenir quan el grup es bloqueja.
• Portar el grup cap als objectius proposats.

3. La Conclusió

Quan els objectius de la reunió s’hagin aconseguit, s’ha de començar a tancar-la, i aquest moment s’ha de preparar perquè sigui tan natural com es pugui.

De vegades, la reunió s’haurà de tancar sense haver aconseguit els objectius previstos, ja sigui perquè s’ha superat el temps en excés o perquè la reunió ha derivat cap a altres direccions no desitjades i no s’ha pogut reconduir adequadament.

El tancament de la reunió, tant si ha tingut èxit com si no, s’haurà de centrar en l’elaboració de les conclusions.

En finalitzar, redactar una acta, amb els aspectes importants, les conclusions i els acords als quals s’hagi arribat.

Conflictes Funcionals i Disfuncionals

Conflicte funcional: aquell que té uns resultats que afavoreixen les metes del grup i en milloren l’acompliment. Un conflicte pot resultar constructiu quan estimula la creativitat, en conseqüència, n’augmenta la cohesió i millora la qualitat en la presa de decisions. Davant d’un problema determinat, s’acostuma a posar en dubte el funcionament vigent de les coses (situació actual), cosa que provoca la creació d’idees noves, de revaluació dels objectius i les activitats del grup, etc. Tot això estimularà el grup cap a la millora i el desenvolupament. El conflicte no solament millora les decisions, sinó que promou la productivitat del grup.

Conflicte disfuncional: aquell que perjudica l’acompliment del grup. Provoca descontent, dissol els vincles comuns i afebleix l’eficàcia del grup, redueix la cohesió. Les metes del grup s’aparten de l’objectiu comú i se subordinen a les pugnes dels membres, i això, tard o d’hora, pot amenaçar la supervivència del grup.

Afrontament de Conflictes en el Grup

Segueixen els mateixos principis de negociació i mediació.

En aquest cas, per a què la negociació transiti pels camins adequats, també serà decisiu el paper que tingui la persona que exerceix de líder (ja sigui formal o bé informal). Com a premissa bàsica, per resoldre positivament un conflicte grupal o intergrupal, hem de partir d’una certa disposició de les parts enfrontades per arribar a un acord, que s’ha de fonamentar en el principi de les cessions. El conflicte difícilment es resoldrà de forma satisfactòria si una de les parts s’enroca en la seva posició i bloqueja la negociació.

Els passos que s’han de seguir per afrontar un conflicte:

• Cada part haurà de definir la seva posició i justificar-la amb els seus interessos.
• Les parts s’hauran d’intentar posar al lloc dels seus oponents.
• Sobre aquesta base, s’ha d’iniciar l’aproximació d’interessos.
• Aquest acostament s’ha de produir fins que es pugui trobar una zona de possible acord.
• Una vegada aconseguida aquesta zona, s’haurà de tancar l’acord.

Si s'escau, es pot recórrer a la mediació, perquè una part independent ajudi a canalitzar els interessos, emeti feedback a cadascuna de les parts perquè facin aquest esforç d’empatia, i faciliti la concreció de propostes i acords.