Trazabilidad Documental y Flujo de Documentos Esenciales en Operaciones de Compraventa

Conceptos Fundamentales de Trazabilidad

Se denomina trazabilidad de la documentación en las operaciones de compraventa a la posibilidad de conocer en cada momento el origen y el destino de una operación a través de su documentación. Todos los documentos se encadenan, lo que permite que tanto el proveedor como el cliente puedan conocer, por ejemplo, de qué presupuesto se originó una determinada factura.

La trazabilidad del producto es el conjunto de procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministro, en un momento dado y a través de herramientas determinadas.

Flujo Documental en la Operación de Compraventa

A continuación, se detalla la secuencia de documentos esenciales que garantizan la trazabilidad de una operación comercial, indicando el responsable de su emisión:

• Requisición de Compras: Departamento técnico (o cualquier otro que necesite productos o materiales) de la empresa cliente. Genera la solicitud de información a posibles proveedores.
• Carta de Solicitud de Información: Departamento de compras de la empresa cliente. Genera la solicitud de presupuesto o la oferta (a través de una carta, correo electrónico, etc.).
• Presupuesto: Departamento de ventas de la empresa proveedora. Si se aprueba, genera el pedido.
• Nota de Pedido: Departamento de compras de la empresa cliente. Si no se ha firmado previamente un contrato de compraventa mercantil, el pedido hace las veces de contrato. Este a su vez genera el albarán.
• Hoja de Solicitud: Departamento de compras de la empresa cliente. Documento interno para solicitar mercancía de una sección de la empresa a otra.
• Albarán: Departamento de ventas de la empresa proveedora. Es el justificante de la entrega y genera la factura.
• Carta de Porte: Agencia de transporte. Puede ser contratada por el proveedor o el cliente. Es el documento que autoriza el transporte de la mercancía.
• Factura Ordinaria: Departamento de ventas de la empresa proveedora. Si no hay devoluciones ni errores en este documento, supone el final de la cadena de trazabilidad en cuanto a documentación de compraventa.
• Factura Rectificativa: Departamento de ventas de la empresa proveedora. Se emite en caso de devolución o errores en la factura.

Definiciones y Tipologías de Documentos Comerciales

Presupuesto

Este documento o informe detalla el coste que tendrá un bien o un servicio, en caso de realizarse. Lo emite el proveedor.

Pedido

Puede ser formalizado por carta, correo electrónico, teléfono o por nota de pedido. Cuando los pedidos se hacen dentro de la misma empresa se usa la hoja de solicitud.

Tipos de Pedidos

• En firme: Con negociación previa entre proveedor y cliente.
• Condicional: El cliente expone sus condiciones a su proveedor; si este está conforme, pasa a emitirse en firme; si no lo está, se anulará la operación.
• Cerrado: Con condiciones conocidas y fijas.
• Abierto: Sin detalles fijos, pero con condiciones generales.

Albarán

Las mercancías solicitadas vienen siempre acompañadas del albarán. Firmado por el cliente, sirve al proveedor como justificante de haber entregado la mercancía.

Reclamaciones y Vicios

Si hay defectos de calidad (vicios aparentes), el Código de Comercio establece cuatro días para reclamar. Si existen vicios ocultos, el cliente tiene treinta días para reclamar, contados desde la fecha de entrega.

Emisión y Copias del Albarán

Normalmente se emiten un original y tres copias de albarán. Una copia se queda en el almacén o en el departamento comercial de la empresa proveedora, y dos copias junto con el original se llevan por el transportista al almacén del cliente. Allí se firman las dos copias y el transportista traerá una de vuelta para la facturación.

Tipos de Albarán según Valoración y Portes

• Sin valorar: Solo indica la cantidad de mercancía y su descripción, no se indica el precio.
• Valorado: Aparece con el precio.
• Portes pagados: El proveedor corre con los gastos de porte.
• Portes debidos: El cliente corre con los gastos.
• Contra reembolso: El cliente paga al recibir la mercancía.

Factura

La factura es el documento que acredita legalmente la operación de compraventa o prestación de servicios.

Tipos de Factura

Existen diversas modalidades:

• Ordinaria
• Rectificativa
• Recapitulativa
• Electrónica
• Simplificada (no más de 400 euros)
• Proforma (será un anticipo de la factura comercial, usada en el comercio internacional)

Incoterms (International Commercial Terms)

Los Incoterms son un conjunto de normas que ayudan a la interpretación de los términos comerciales en los contratos de compraventa mercantil internacional. Los publica la Cámara Internacional de Comercio (ICC), con sede en París.

Los términos más comunes son:

EXW - FCA - FAS - FOB - CFR - CIF - CPT - CIP - DAP - DAT - DDP