Trámites Esenciales para la Contratación de Personal y Apertura de Empresa

Documentos Previos a la Contratación y Apertura de Empresa

Alta de la Empresa en la Seguridad Social

Antes de contratar a su primer trabajador, la empresa debe obtener el Número de Cuenta de Cotización (CCC) en la Seguridad Social. Este es un código identificativo único de 11 dígitos que se compone de:

• 2 dígitos: Provincia.
• 7 dígitos: Número identificativo.
• 2 dígitos: Dígitos de control (generados mediante un algoritmo de verificación).

La asignación de un CCC no implica la obligación de ingresar cuotas o presentar declaraciones periódicas. Se solicita mediante el modelo TA.6 en la Dirección Provincial o la TGSS de la provincia correspondiente.

Casos de CCC Múltiples:

• Si la empresa tiene diferentes centros de trabajo, se obtiene un CCC secundario (modelo TA.7).
• Si hay empleados en diferentes regímenes de la Seguridad Social.
• Determinadas modalidades de contratación (ej: contratos para la formación).

Alta en el Censo de Recaudación de Retenciones de IRPF

La contratación de trabajadores conlleva obligaciones fiscales, como practicar retenciones de IRPF sobre los salarios. Los empresarios deben solicitar su inscripción en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores (parte del Censo de Obligados Tributarios) antes del inicio de la actividad. Es obligatorio comunicar a las Haciendas Forales los sueldos y salarios abonados, así como retener e ingresar periódicamente las cantidades correspondientes en el Tesoro Público. Esto se realiza mediante el modelo 036 (Declaración Censal). La declaración censal de alta se presentará con anterioridad al inicio de las actividades.

Libro de Visitas

El Libro de Visitas es un soporte que los funcionarios de la Inspección de Trabajo utilizan para extender diligencias cuando se personan en un centro de trabajo. Se anotan las actuaciones comprobatorias de prevención de riesgos laborales. Es obligatorio para todas las empresas, independientemente del régimen de la Seguridad Social. No es obligatorio tenerlo en formato físico, pero sí es obligatorio tenerlo online por cada centro de trabajo.

Afiliación y Alta del Trabajador en la Seguridad Social

Afiliación del Trabajador

Antes de comenzar a trabajar, el trabajador debe obtener el Número de Afiliación a la Seguridad Social, que es personal y único. Se puede obtener antes de haber trabajado alguna vez. Consta de 12 dígitos:

• 2 dígitos: Provincia.
• 8 dígitos: Identificador personal.
• 2 dígitos: Dígitos de control (generados mediante un algoritmo de verificación).

Formas de realizar la afiliación:

1. A instancia del empresario: El empresario está obligado a solicitar la afiliación de quienes no estén afiliados. El incumplimiento se considera una infracción grave (con multa).
2. A instancia del trabajador: Los trabajadores por cuenta propia son los obligados a solicitar su afiliación en la TGSS.
3. De oficio: Cuando un inspector detecta que un trabajador no está afiliado o en situaciones más graves (ej: accidentes).

Tabla resumen (TA.1):

Características de la afiliación:

• Obligatoria
• Única
• Vitalicia
• Exclusiva
• Condición para ser titular

Formas de presentar la solicitud de afiliación:

• Sistema RED
• Modelo TA.1

Alta en la Seguridad Social

Consiste en comunicar a la Seguridad Social que el trabajador se incorpora a la empresa. Se realiza mediante el modelo TA.2, antes del inicio de la relación laboral. Se presenta en la dirección de la empresa donde trabaja el empleado, aportando el DNI. Puede realizarse por la empresa, la Administración o a través del Sistema RED (online).

Alta de Trabajadores Online (Sistema RED)

El Sistema RED permite realizar trámites a través de Internet, con autorización de la TGSS, certificado electrónico o digital.

Ventajas:

• Presentación inmediata las 24 horas, los 365 días del año.
• No es necesario desplazarse a la TGSS.
• Resolución inmediata.
• Se conoce el estado de los trámites en cualquier momento.

Comunicación de la Situación Personal para las Retenciones de IRPF

El trabajador informa a la empresa de su situación personal mediante el modelo 145 (Comunicación de Datos al Pagador). Este documento permite a la empresa calcular la retención de IRPF a aplicar en la nómina, en función de la situación personal y profesional del trabajador.