Tramitación de Comunicaciones y Documentos en la Empresa

Tramitación de Correspondencia y Documentación

Recepción y Gestión de Correspondencia

La gestión de la correspondencia abarca desde su recepción hasta su distribución final. Los pasos clave incluyen:

• Recepción: Acogida de todo tipo de envíos.
• Selección: Identificación y separación de la correspondencia.
• Clasificación: Agrupación por criterios definidos.
• Registro de entrada y salida: Anotación formal de la correspondencia recibida y enviada.
• Distribución: Entrega de la correspondencia a los destinatarios correspondientes.

El Fax como Herramienta de Comunicación

El fax es un sistema que permite transmitir escritos y gráficos a través de la red telefónica. Funciona combinando un escáner, un módem y una impresora:

• El escáner convierte el documento en una imagen digital.
• El módem envía esta imagen por la línea telefónica.
• Al otro extremo, el módem receptor envía la imagen a la impresora para su reproducción.

Los teléfonos móviles GSM también son capaces de enviar y recibir faxes. Sin embargo, el uso del fax está disminuyendo en favor de internet y el correo electrónico, aunque muchas compañías y aseguradoras aún mantienen estos servicios.

Ventajas del Fax Virtual

• Ecológicas: Reducen el uso de papel.
• Eficientes: Agilizan los procesos.
• Móviles: Accesibles desde cualquier lugar.
• Económicas: Reducen costes operativos.

Elementos de una Portada de Fax

• Título
• Remitente
• Destinatario
• Números de contacto
• Asunto
• Fecha
• Número de páginas
• Carácter del envío
• Cuerpo del mensaje
• Firma
• Pie de página

Modalidades de Envío Postal

Envío de Cartas y Documentos

• Cartas y documentos generales.
• Sobre prepagado Postal Expres.
• Tarjeta Postal.
• Notificaciones administrativas.

Burofax

El burofax es un servicio de documentación urgente que tiene carácter de prueba frente a terceros. Un documento enviado por burofax tiene los mismos efectos que si fuera presentado ante un notario, siendo ideal para comunicaciones legales o de gran importancia.

Envío de Paquetería

• Paquetería nacional: Para envíos de paquetes voluminosos a España y Andorra.
• Paquetería internacional: Envío de mercancía y objetos de hasta 20 kg, con entrega bajo firma y garantía por pérdida o extravío.
• Paquete postal (Paquete Azul): Con un peso máximo de 2 kg.
• Postal Expres: Envíos urgentes de paquetería con entrega en 48 horas.
• EMS Postal Expres: Paquetes enviados con urgencia y bajo firma, con entrega en ámbito internacional.

Modalidades de Envío Adicionales

• Certificado: Entrega garantizada mediante la firma del destinatario.
• Urgente: Garantiza la rapidez del envío, con entregas en 24 o 48 horas según el destino.
• Reembolso: El destinatario paga a Correos la cantidad indicada en el documento de envío, utilizado para ventas a distancia.
• Aviso de recibo: Notifica al remitente la entrega del envío, incluyendo día y hora.
• Correo digital: Permite enviar cartas, postales o envíos publicitarios desde la página web de Correos.

Transferencia Electrónica y Correo Electrónico

Transferencia Electrónica

Las transferencias electrónicas permiten que el dinero enviado llegue al destinatario en aproximadamente 10 minutos, pudiendo ser recogido en un agente Western Union.

Spam y Correo Basura

El spam o correo basura se refiere a mensajes no solicitados, no deseados o de remitentes desconocidos, habitualmente de tipo publicitario.

Problemas del Correo Electrónico

Los principales problemas asociados al correo electrónico incluyen:

• Virus informáticos: Se propagan mediante ficheros adjuntos e infectan los ordenadores.
• Suplantación de identidad (Phishing): Correos fraudulentos que intentan obtener información bancaria o personal.
• Bulos: Difusión masiva de noticias falsas.
• Cadenas de correo electrónico: Mensajes que se solicitan reenviar a muchas personas, contribuyendo a la propagación de spam y a la publicación de listas de direcciones de correo.

Gestión de Archivos y Documentos

Definición de Archivo

El archivo es el espacio físico o digital donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una empresa.

Proceso de Archivo y Soportes

Los soportes comunes para el archivo incluyen:

• Archivador de carpetas colgantes.
• Archivador de carpetas verticales.
• Archivador de tarjetas.
• Cajas de archivo.
• Archivadores informáticos.

Tipos de Archivos según Conservación

• Archivo activo o de oficina: Documentación de uso frecuente.
• Archivo semiactivo o central: Documentación consultada ocasionalmente.
• Archivo inactivo: Documentación que ya no se utiliza pero debe conservarse.
• Archivo centralizado: Toda la documentación en un único lugar.
• Archivo descentralizado: La documentación se distribuye por departamentos.
• Archivo mixto: Combinación de los sistemas centralizado y descentralizado.

Clasificación y Ordenación de Documentos

Para una clasificación y ordenación eficaz, se deben considerar los siguientes puntos:

• Elegir el sistema de ordenación más adecuado a las necesidades.
• Asegurar que el sistema permita la visualización y recuperación rápida del documento buscado.
• Utilizar una palabra o número de referencia que identifique el sistema de clasificación para cada archivo.

Conservación y Destrucción de Documentos

Los documentos que deben conservarse incluyen, entre otros:

• Facturas o documentos sustitutivos emitidos.
• Copias y matrices de las facturas expedidas.
• Facturas expedidas de acuerdo con la normativa aplicable.
• Recibos justificativos del reintegro de la compensación del régimen especial.
• Documentos acreditativos del pago del impuesto a la importación.