Tipos de Reuniones y Organización: Mejores Prácticas

EXAMEN RET

Preguntas Tipo Test

1. ( V ) Las personas con una actitud negativa ante una reunión intentan sacar provecho del encuentro sin tener en cuenta a los demás.

2. ( F ) El carácter no se debe a procesos fisiológicos y de marcada herencia genética, pero puede ser modificado por el entorno.

3. ( V ) La personalidad es la suma del carácter y del temperamento, junto con las aptitudes de la persona.

4. ( V ) En una reunión, estar sentado en uno de los extremos de la mesa parece llevar un factor de estatus o dominio sobre el resto de asistentes.

5. ( F ) En una reunión sí es relevante dónde nos sentamos, además de la iluminación y que los asientos sean cómodos para que podamos trabajar mejor.

Preguntas de Opción Múltiple

1. En una reunión de trabajo podemos encontrar tres tipos de personalidad:

   a) Participativos, pasivos y conflictivos/negativos

   b) Líderes, pasivos y negativos

   c) Ambas son falsas

2. Poner una mesa en forma de U/V:

   a) Es la mejor posición para trabajar en equipo

   b) Es la mejor posición si queremos prestar atención a un experto o ponente

   c) Es la peor posición para hacer cualquier tipo de reunión

3. En una reunión:

   A) Ahora es posible que algunos miembros no estén presentes gracias a las videoconferencias

   B) El secretario es el que se encarga de dar los turnos de palabra y llevar los tiempos

   C) Ambas son verdaderas (Nota: Solo la opción A es correcta)

4. Sobre las reuniones:

   a) La mayoría de reuniones no son iguales, por lo que los preparativos suelen ser diferentes de una a otra reunión

   b) Es importante contar con los recursos técnicos que pueden hacernos falta

   c) No cuestan dinero, es algo que se realiza gratuitamente (Nota: Las reuniones sí implican costes)

5. Sobre los congresos:

   a) Son parecidos a las jornadas, pero los congresos son menos costosos y duran menos tiempo (Nota: Los congresos suelen ser más costosos y de mayor duración)

   b) Son parecidos a los seminarios, pero los congresos requieren de mesas ovaladas (Nota: No hay una regla específica sobre la forma de las mesas en los congresos)

   c) Ambas son falsas

Desarrollo

1. Vocabulario:

   A) Recapitular: Resumir o recordar lo dicho.

   B) Registro: Documentos donde se anotan situaciones o hechos relacionados con la reunión.

2. Define reunión:

   Grupo de personas con intereses comunes, unidas temporalmente en un lugar para tomar decisiones, formarse o informarse.

3. Explica los tipos de reuniones según su frecuencia:

   • Esporádicas: Surgen ante problemas de la empresa o para realizar charlas informativas de un tema concreto.
   • De duración continua: Son las reuniones que se llevan a cabo para obtener un objetivo final.

4. Diferencia entre temperamento, carácter y personalidad:

   • Temperamento: Se debe a procesos fisiológicos y de marcada herencia genética, pero puede ser modificado por el entorno.
   • Carácter: Conjunto de reacciones y hábitos de comportamiento que se han adquirido durante la vida y que dan especificidad al modo de ser individual.
   • Personalidad: Es la suma del carácter y del temperamento, junto con las aptitudes de la persona. Se puede definir como las pautas de pensamiento, percepción y comportamiento relativamente estables, profundamente enraizadas en cada sujeto. Son las características que distinguen a cada persona como ser único.

Organización de una Reunión y Roles

1. Explica cómo se organiza una reunión y cuáles son los roles importantes en cada fase:

   Planificación:

   1. Establecer objetivos.
   2. Valorar si conviene realizar la reunión: ventajas e inconvenientes.
   3. Tomar la decisión.
   • Responsables

   Preparación:

   1. Preparar el orden del día: convocatoria de reunión.
   2. Seleccionar el lugar de reunión.
   3. Preparar la información que se necesite.
   4. Invitar a ponentes si se necesitan.
   5. Definir la duración de la reunión.
   6. Realizar y enviar la convocatoria de reunión.
   • Responsables

   Ejecución:

   • Desarrollo de la reunión.
   • Tratar primero los temas importantes.
   • Cada participante tiene un rol:
   1. Coordinador: Acoge a los participantes. Presenta el tema. Reparte la documentación. Modera si no hay una persona encargada para ello.
   2. Moderador y Responsables

   Resumen y Registro:

   • Resumen de todo lo acontecido.

   Evaluación:

   • Valorar si se han cumplido o no los objetivos marcados y si se ha desarrollado según lo previsto.
   • Analizar los fallos.
   • Responsables

2. Caso práctico: realiza una convocatoria de reunión.

   Convocatoria de reunión:

   Fecha: [Fecha]

   Hora inicio: [Hora]

   Hora finalización: [Hora]

   Responsables de la reunión: [Nombre] - Presidenta, [Nombre] - Secretaria

   Asistentes: (Orden alfabético y cargo)

   • [Nombre y Apellido] - [Cargo]
   • [Nombre y Apellido] - [Cargo]
   • [Nombre y Apellido] - [Cargo]

   Tema a tratar: [Tema de la reunión]

   Notificación de convocatoria de reunión:

   Estimados/as:

   Por medio de este comunicado se les notifica que el próximo [Día] a las [Hora] se celebrará una reunión en [Lugar] y tendrá una duración aproximada de [Duración]. El motivo de dicha reunión es para tratar [Tema de la reunión].

   Firma de los responsables del acta

   Presidente/a: [Nombre y Apellido]

   Firma:

   Responsable de redactar el acta: [Nombre y Apellido]

   Firma: