Tipos de Reuniones: Clasificación, Preparación y Desarrollo Efectivo
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Tipos de Reuniones y su Importancia
Las reuniones son un medio esencial para difundir información, recoger opiniones, tomar decisiones o trabajar en equipo. Se pueden clasificar en dos tipos principales:
- Formales: Se enfocan en la resolución de problemas, la toma de decisiones y el trabajo en equipo.
- Informales: Satisfacen las necesidades humanas de contacto y afiliación.
Planificación de una Reunión Exitosa
Una planificación adecuada es crucial para el éxito de cualquier reunión. Los pasos clave incluyen:
- Elección del tema y definición del objetivo de la reunión.
- Preparación de la información necesaria.
- Determinación de los asistentes y su número.
- Selección de los recursos materiales necesarios.
- Convocatoria formal de la reunión, especificando el tiempo disponible.
Elementos de una Convocatoria de Reunión
Una convocatoria efectiva debe contener la siguiente información:
- Fecha, hora, duración y lugar.
- Tema y objetivo de la reunión.
- Lista de participantes y una breve descripción de cada uno de ellos.
- Orden del día detallado.
- Solicitud de confirmación de asistencia.
Técnicas de Preguntas en Reuniones
El uso adecuado de preguntas puede dinamizar una reunión y fomentar la participación. Algunos tipos de preguntas incluyen:
- Pregunta general: Dirigida a todos los asistentes para recoger información y estimular la participación.
- Pregunta directa: Formulada a un participante concreto, mencionando su nombre después de la pregunta.
- Pregunta abierta: Dirigida a todos, incitando a la creatividad y la reflexión, permitiendo respuestas libres.
- Pregunta cerrada: Busca una respuesta afirmativa o negativa (sí o no).
- Reformulación: El moderador devuelve la pregunta planteada al grupo o a la persona que la formuló.
Tipos de Reuniones Según el Flujo de Información
Las reuniones también se pueden clasificar según la dirección en la que fluye la información:
- Descendente: El director informa y los asistentes piden aclaraciones.
- Ascendente: Se recaban las opiniones de los asistentes.
- Debate: La información circula horizontalmente entre los asistentes.
Reuniones Descendentes: Preparación y Desarrollo
- Preparación: Se recomienda un número de participantes de 10-12 personas, con intereses comunes y alta cohesión interna.
- Desarrollo: Primero se transmite la información, luego se expone el objetivo clasificado y los temas a tratar, y finalmente se consolida la información transmitida.
Reuniones Ascendentes: Preparación y Desarrollo
- Preparación: El número de participantes debe ser pequeño y homogéneo, evitando la presencia simultánea de jefes y subordinados.
- Desarrollo: El moderador debe fomentar un clima de confianza mutua, con una actitud positiva y evitando ser amenazante o acusador.
Reuniones de Debate: Características
El número ideal de asistentes para un debate se sitúa entre 5 y 10 miembros. Los asistentes deben ser compatibles en cuanto a competencia profesional y personalidad.
Manejo de Participantes Difíciles en Reuniones
En ocasiones, es necesario lidiar con participantes que pueden dificultar el desarrollo de la reunión. Algunos ejemplos y estrategias para manejarlos son:
- Preguntón: Ofrece su punto de vista como crítica al del moderador. Trato: Procurar no contestar sus preguntas directamente, aplazándolas para el final.
- Liante: Desvía la conversación y se pierde en detalles sin importancia. Trato: Confrontar su opinión con la del grupo.
- Discutidor: Opone un "pero" a todas las proposiciones. Trato: No involucrarse en la discusión, excusando falta de tiempo.