Tipos de Reuniones: Clasificación, Preparación y Desarrollo Efectivo

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Tipos de Reuniones y su Importancia

Las reuniones son un medio esencial para difundir información, recoger opiniones, tomar decisiones o trabajar en equipo. Se pueden clasificar en dos tipos principales:

  • Formales: Se enfocan en la resolución de problemas, la toma de decisiones y el trabajo en equipo.
  • Informales: Satisfacen las necesidades humanas de contacto y afiliación.

Planificación de una Reunión Exitosa

Una planificación adecuada es crucial para el éxito de cualquier reunión. Los pasos clave incluyen:

  • Elección del tema y definición del objetivo de la reunión.
  • Preparación de la información necesaria.
  • Determinación de los asistentes y su número.
  • Selección de los recursos materiales necesarios.
  • Convocatoria formal de la reunión, especificando el tiempo disponible.

Elementos de una Convocatoria de Reunión

Una convocatoria efectiva debe contener la siguiente información:

  • Fecha, hora, duración y lugar.
  • Tema y objetivo de la reunión.
  • Lista de participantes y una breve descripción de cada uno de ellos.
  • Orden del día detallado.
  • Solicitud de confirmación de asistencia.

Técnicas de Preguntas en Reuniones

El uso adecuado de preguntas puede dinamizar una reunión y fomentar la participación. Algunos tipos de preguntas incluyen:

  • Pregunta general: Dirigida a todos los asistentes para recoger información y estimular la participación.
  • Pregunta directa: Formulada a un participante concreto, mencionando su nombre después de la pregunta.
  • Pregunta abierta: Dirigida a todos, incitando a la creatividad y la reflexión, permitiendo respuestas libres.
  • Pregunta cerrada: Busca una respuesta afirmativa o negativa (sí o no).
  • Reformulación: El moderador devuelve la pregunta planteada al grupo o a la persona que la formuló.

Tipos de Reuniones Según el Flujo de Información

Las reuniones también se pueden clasificar según la dirección en la que fluye la información:

  • Descendente: El director informa y los asistentes piden aclaraciones.
  • Ascendente: Se recaban las opiniones de los asistentes.
  • Debate: La información circula horizontalmente entre los asistentes.

Reuniones Descendentes: Preparación y Desarrollo

  • Preparación: Se recomienda un número de participantes de 10-12 personas, con intereses comunes y alta cohesión interna.
  • Desarrollo: Primero se transmite la información, luego se expone el objetivo clasificado y los temas a tratar, y finalmente se consolida la información transmitida.

Reuniones Ascendentes: Preparación y Desarrollo

  • Preparación: El número de participantes debe ser pequeño y homogéneo, evitando la presencia simultánea de jefes y subordinados.
  • Desarrollo: El moderador debe fomentar un clima de confianza mutua, con una actitud positiva y evitando ser amenazante o acusador.

Reuniones de Debate: Características

El número ideal de asistentes para un debate se sitúa entre 5 y 10 miembros. Los asistentes deben ser compatibles en cuanto a competencia profesional y personalidad.

Manejo de Participantes Difíciles en Reuniones

En ocasiones, es necesario lidiar con participantes que pueden dificultar el desarrollo de la reunión. Algunos ejemplos y estrategias para manejarlos son:

  • Preguntón: Ofrece su punto de vista como crítica al del moderador. Trato: Procurar no contestar sus preguntas directamente, aplazándolas para el final.
  • Liante: Desvía la conversación y se pierde en detalles sin importancia. Trato: Confrontar su opinión con la del grupo.
  • Discutidor: Opone un "pero" a todas las proposiciones. Trato: No involucrarse en la discusión, excusando falta de tiempo.

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