Tipos y Estructura de Documentos Administrativos Clave

La Declaración

Mediante este documento, la persona que lo firma o promete que su contenido es cierto. Las personas físicas están obligadas a presentarlo ante la Administración pública.

Casos de uso

• Aspirantes a participar en un concurso-oposición.
• Funcionarios públicos para declarar que no realizan ninguna otra actividad que interfiera en el desempeño de sus tareas como trabajadores de la Administración.

Estructura de la Declaración

• Encabezamiento: Se escribe centrado y en mayúsculas. Una línea debajo se escriben los datos personales.
• Cuerpo: Se pone "JURA O PROMETE" y el desarrollo del contenido.
• Cierre: Lugar, fecha y firma del declarante. No va dirigido a nadie, por lo tanto, no lleva destinatario.

El Oficio

La finalidad es informar o avisar a las personas físicas o jurídicas sobre algún hecho que les afecte. La Administración, cuando responde a solicitudes, lo hace a través del oficio.

Estructura del Oficio

• Encabezamiento: Datos del que lo expide con el anagrama, escudo o cualquier otro símbolo, impresos en el papel a utilizar. A la derecha del papel se pone el asunto y la referencia. No hay fórmula de saludo.
• Cuerpo: Se detalla el contenido por escrito.
• Cierre: Fecha y localidad en la que reside el organismo que lo expide. Firma la persona responsable del documento, indicando el cargo que desempeña. No lleva despedida. El nombre del destinatario, junto a su dirección completa, se pone en las últimas líneas del documento.

Fechas que pueden aparecer en un Oficio

• Día en que se expide el documento: Irá en el cierre, al final del cuerpo y antes de la firma.
• Fecha de salida del organismo: Es posterior a la fecha del documento. Se suele incluir un sello especial. Con esta fecha se inscribirá en el registro de salida.
• Fecha de entrega al interesado: Cuando se trata de una notificación a partir de la cual comienza a contar un plazo, en el momento de la entrega del oficio al interesado, este firmará el recibo. Para constatar la fecha de entrega, se utiliza una copia del documento que permanecerá en poder de la Administración.

El Certificado

Se emplea para dejar constancia de un hecho o lo dicho. Tiene valor legal y puede ser emitido tanto por organismos de la Administración como por empresas.

Estructura del Certificado

• Encabezamiento: Parte superior del papel con el logo de la empresa/organismo.
• Cuerpo: Documento a redactar en primera o tercera persona. Comienza con "CERTIFICO" o "CERTIFICA", seguido de dos puntos.
• Cierre: Lugar, fecha (siempre en letra). La firma llevará la rúbrica de la persona que lo certifica. Los datos de esta persona suelen encabezar el certificado. No es necesario escribir todos los datos. Lleva visto bueno (Vº Bº).