Tipos de documentos y sistemas de archivo en una empresa

Tipos de documentos en una empresa

AVISO: Sirve para informar a los empleados sobre ciertos hechos que pueden interesarles. Se redacta en un lenguaje sencillo. Se coloca en un sitio visible. MEMORÁNDUM: Es un mensaje escrito interdepartamental, se recurre a este para la comunicación interna. Puede adoptar diversas formas dependiendo del uso y de las necesidades. INFORME: Es el documento donde se recoge una serie de datos que están narrados de manera objetiva. Es una importante herramienta de gestión y existen diferentes tipos. CONVOCATORIA: Es un llamamiento a una reunión o a una asamblea donde se suele informar de la orden del día. ACTA: Es la crónica de lo sucedido, tratado y acordado en una reunión. INSTANCIA: Es el escrito que se emplea para solicitar algo de la Administración Pública. EL RECURSO: Es un documento que se dirige a un órgano de la Administración Pública, que ha dictado una resolución con la que el interesado no está de acuerdo. CERTIFICADO: Se emplea para dejar constancia de algún hecho ya que tienen valor probatorio. SADLUA: Es un documento breve escrito en tercera persona y de forma protocolaria. Sirve para comunicar alguna noticia de interés. 

 1. ¿Existe algún documento que deba conservarse por tiempo indefinido?Sí, todos los que se refieren a la constitución y el patrimonio de la empresa. 2. ¿Encuentras alguna diferencia entre el archivo general del sistema centralizado, y el archivo general del sistema mixto?En el archivo general del sistema centralizado se concentra toda la documentación, la de uso frecuente y la de uso más esporádico. El archivo central del sistema mixto solo está la documentación de carácter o uso general que seguramente se utiliza con menos frecuencia, ya que la actividad diaria estará relacionada con la documentación que se concentre en los archivos departamentales. 3. Prepara un esquema resumen comparando las ventajas y desventajas que representan cada uno de los sistemas de archivo centralizado y descentralizado. ventajas central:El archivo puede ser atendido por profesionales especialistas en las tareas relacionadas con la clasificación y custodia de documentos. DE EFICACIA EN LA GESTIÓN. Pueden establecerse criterios únicos para la clasificación. DE EFICACIA EN LA ORGANIZACIÓN. La documentación está concentrada en un solo lugar, y se comparten instalaciones, equipos y materiales. d MENOR COSTE DE INSTALACIONES Y MATERIALES. Se necesita menos tiempo para las tareas de búsqueda de documentos. d MENOR COSTE DE MANO DE OBRA.    desventajas central: Todos los departamentos dependen del archivo central, y tienen que acudir a él para cualquier consulta. d MENOR OPERATIVIDAD. La dependencia de una central de archivo puede hacer que las gestiones se demoren. RETRASOS EN LA GESTIÓN. Es necesario disponer de algún sistema para controlar la documentación que se entrega a los departamentos. d mAYOR COSTE DE GESTIÓN     ventajas descentralizado: Mayor proximidad y accesibilidad de cada una de las secciones a la documentación que manejan con frecuencia. d OPERATIVIDAD.  La localización es más rápida. d RAPIDEZ EN LA GESTIÓN. Evita los trámites de petición de documentos. d MENOR COSTE DE GESTIÓN. desventajas descentralizado: Se repiten las tareas de archivo. d MAYOR COSTE DE GESTIÓN. También se multiplican los espacios, equipos, materiales y personal relacionados con los diferentes archivos. d mAYOR COSTE GENERAL. El personal que maneja los archivos, realiza también otras tareas y no es especialista. d MENOR EFICIENCIA.. 4. ¿Cómo se puede acceder a la documentación que se guarda en un archivo centralizado? ¿Existen diferencias entre el archivo semiactivo y el inactivo? Solicitud al archivo centralizado: mediante un volante en el que figuran los datos de los documentos solicitados, así como los de la persona que los recibe, la fecha y la firma.    Relación archivo semi activo e inactivo: están relacionados. La documentación que hay en el semiactivo ha dejado de estar vigente, pero hay que conservarla aún durante un tiempo. En el archivo inactivo, se guarda la documentación que no tiene vigencia y que ha pasado el período obligatorio de conservación, pero que por alguna razón conviene seguir guardando durante un tiempo o bien de manera definitiva.