Tipos de Documentos Empresariales y Sistemas de Archivo: Conceptos Clave

Tipos de Documentos en la Empresa

En el entorno corporativo, es fundamental conocer la naturaleza de los documentos que se manejan diariamente:

• Aviso: Sirve para informar a los empleados sobre hechos de interés. Se redacta en un lenguaje sencillo y se coloca en un sitio visible.
• Memorándum: Mensaje escrito interdepartamental utilizado para la comunicación interna. Su formato varía según las necesidades.
• Informe: Documento que recoge datos narrados de manera objetiva. Es una herramienta esencial de gestión.
• Convocatoria: Llamamiento a una reunión o asamblea donde se detalla la orden del día.
• Acta: Crónica detallada de lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.
• Instancia: Escrito empleado para solicitar algo ante la Administración Pública.
• Recurso: Documento dirigido a un órgano de la Administración Pública para impugnar una resolución con la que el interesado no está de acuerdo.
• Certificado: Documento que deja constancia de un hecho, otorgando valor probatorio.
• Saluda: Documento breve, escrito en tercera persona y de forma protocolaria, utilizado para comunicar noticias de interés.

Preguntas y Respuestas sobre Gestión de Archivos

1. ¿Existe algún documento que deba conservarse por tiempo indefinido?

Sí, todos aquellos documentos que se refieren a la constitución y al patrimonio de la empresa.

2. Diferencias entre el archivo general del sistema centralizado y el sistema mixto

• Sistema centralizado: Se concentra toda la documentación, tanto la de uso frecuente como la de uso esporádico.
• Sistema mixto: El archivo central solo contiene documentación de carácter general o de baja frecuencia de uso, mientras que la actividad diaria se gestiona en los archivos departamentales.

3. Comparativa de sistemas de archivo: Centralizado vs. Descentralizado

Sistema Centralizado

• Ventajas: Especialización del personal, criterios únicos de clasificación, ahorro en instalaciones y materiales, y mayor rapidez en la búsqueda.
• Desventajas: Dependencia de todos los departamentos hacia una sola unidad, menor operatividad, posibles retrasos en la gestión y necesidad de sistemas de control de préstamos.

Sistema Descentralizado

• Ventajas: Mayor proximidad y accesibilidad a la documentación, rapidez en la gestión y eliminación de trámites de petición.
• Desventajas: Duplicidad de tareas, mayores costes de espacio y equipamiento, y menor eficiencia al no contar con personal especializado en archivo.

4. Acceso a la documentación y tipos de archivo

El acceso al archivo centralizado se realiza mediante una solicitud formal (volante) que incluye los datos del documento, la persona que lo recibe, la fecha y la firma.

Respecto a la clasificación temporal:

• Archivo semiactivo: Contiene documentación que ha dejado de estar vigente, pero que debe conservarse durante un tiempo determinado.
• Archivo inactivo: Contiene documentación sin vigencia legal obligatoria, pero que se conserva por conveniencia o valor histórico de manera temporal o definitiva.