Tipos de Documentos Administrativos y Medios de Transmisión Escrita

Clasificación y Soporte de la Comunicación Documental

Documentos Administrativos Esenciales

• E. Oficio

  • Es el documento básico de comunicación dentro de la Administración Pública para comunicarse entre sí y con los particulares.
  • La finalidad es informar o avisar a las personas de algún hecho que les afecte.
  • A través de los oficios, la Administración responderá a las solicitudes.

• F. Certificado

  • Es un documento mediante el que se da fe o se certifica algún asunto.
  • Se utiliza en la Administración Pública y en las empresas privadas.

Soportes para Elaborar y Transmitir Documentos

4. Soportes de Comunicación Escrita

El soporte del proceso de comunicación escrita es el medio a través del que se produce la comunicación; en el caso del medio escrito, es el medio en el que se escribe.

4.1. El Soporte Papel

Es el soporte tradicional de un documento. La información se suele introducir manualmente o mediante un proceso mecánico (impresora).

• El formato de papel más utilizado es el DIN A4 (210 x 297 mm), excepto en saludos o invitaciones, que suele ser de menor tamaño.
• La empresa debe dar buena imagen, por lo tanto, es necesario utilizar papel adecuado en grosor, blancura y si se utilizan colores.

Tipos de Papel:

• Offset: El utilizado en fotocopiadoras, impresoras láser, cartas, sobres, etc.
• Estucado: Es el utilizado en revistas, catálogos… Es brillante y no se utiliza para escribir, ya que la tinta resbala.
• Ecológico: Su uso se está generalizando para proteger el medio ambiente.

El Sobre:

Es el envoltorio, normalmente de papel, en el que se introduce el documento escrito para su entrega o envío. Existen muchos tipos y tamaños de sobres: plastificados, acolchados, con solapa, de ventanilla, etc.

Los Impresos:

Son formularios con algunas partes ya cumplimentadas y otras en blanco para que la persona interesada las rellene con datos específicos. Cuando los impresos se cumplimentan y firman, adquieren la consideración de documento. Cuando son necesarias varias copias del impreso, se suele utilizar papel autocopiativo de distintos colores.

Canales de Transmisión de Información

5. Canales y Medios de Transmisión

Las empresas y organismos disponen de muchos canales y medios para transmitir información tanto internamente como fuera de la organización.

• Para la comunicación interna, las organizaciones suelen usar el tablón de anuncios, y es cada vez más frecuente contar con una intranet.
• Ventaja: Fax, correo electrónico, SMS... la velocidad. Aunque el correo convencional sigue siendo uno de los principales medios usados.

5.1. Correo Convencional

• Característica principal: Permanencia en el tiempo.
• Por la validez legal que puede tener un documento, se le da más importancia que a la comunicación oral (Constancia escrita).
• Para hacer llegar sus comunicaciones escritas externas, las empresas y, sobre todo, los organismos públicos eligen entre utilizar el servicio de correos, las empresas de mensajería externa o crear un servicio propio de mensajería.