Tipos de Control, Sistemas y Auditorías en la Gestión Empresarial

Tipos de Control

Control Preliminar

Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades.

Control Concurrente

Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como un proceso continuo.

Control Posterior

Se aplica después de haber realizado las actividades.

Sistemas de Control

Para establecer un sistema de control se requiere:

• Contar con objetivos, estándares e indicadores.
• Capacitar al personal para que comprenda y aplique los controles.
• Evaluar la efectividad de los controles.

Algunos de los sistemas de control más usuales son: reportes e informes, sistemas de información y formas.

Reportes e Informes

Características esenciales:

• Confiabilidad: Es imprescindible que los reportes se sustenten en información confiable.
• Unidad del tema: Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones.
• Indicativos: Deben revelar indicadores importantes.
• Claridad y concisión: Los informes largos, detallados y genéricos originan confusiones y desatención por parte de quien los recibe.
• Gráficas y audiovisuales: Son de gran ayuda para la presentación de un informe, complementados con una explicación verbal.
• Frecuencia: Contar con información periódica y oportuna no implica que esta deba ser tan frecuente que origine papeleo innecesario.
• Oportunidad: Deben ser actualizados y entregarse en tiempo y forma.

Sistemas de Información

Comprenden todos aquellos medios a través de los cuales se procesan los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización.

Formas

Las formas impresas son elementos indispensables para la transmisión y registro de datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento. Ejemplos incluyen la tarjeta de control de asistencia o la póliza de contabilidad.

Auditoría

Auditoría Contable

La auditoría contable tiene como función primordial dictaminar si la información financiera presenta fidedignamente la situación de la empresa y si los resultados que presenta son auténticos.

Auditoría Administrativa

En todas las organizaciones es imprescindible verificar la aplicación correcta de sus distintas funciones para comprobar si efectivamente se está cumpliendo con los planes, con la finalidad de corregir errores, fallas, irregularidades o ineficiencias.

Existen varias metodologías de auditoría administrativa, las más usuales son:

Método del American Institute of Management (Instituto Americano de la Administración)

Mediante este método se evalúan los siguientes factores:

• Función económica.
• Estructura formal.
• Utilidades.
• Atención a los accionistas.
• Investigación y desarrollo.

Método de W.P. Leonard

Muy similar al anterior, abarca las siguientes etapas:

1. Diagnóstico: Consiste en el análisis y recopilación de información de las áreas de estudio, que a su vez comprende funciones específicas, departamentos y divisiones o áreas de la empresa en las que se estudian planes, objetivos, políticas, estructuras, sistemas y procedimientos, métodos de control, estándares y recursos.
2. Evaluación: Comprende la aplicación de diversos índices con el fin de determinar la efectividad del proceso en cuanto a las siguientes variables: estructura, certeza y adecuación de controles, métodos de protección, métodos de trabajo, repercusiones financieras, utilización de equipo, etc.
3. Interpretación y Propuesta: Una vez que se han efectuado el examen y la evaluación de las variables anteriores, se procede a analizar e interpretar la información. En esta fase se incluye un diagnóstico detallado de deficiencias, estados de resultados, estadísticas, pruebas de eficiencia y se proponen soluciones alternativas a la problemática detectada.