Tipos de Comunicación: Oral, Escrita y Electrónica en Empresas

Comunicación, Transmisión de Información y Significado

La comunicación es la transmisión de información y significado de una parte a otra a través del uso de símbolos compartidos.

Comunicación Unidireccional vs. Bidireccional

Comunicación Unidireccional

Es el proceso en el que la información fluye en una sola dirección: del emisor al receptor, sin ciclo de retroalimentación.

Comunicación Bidireccional

Es el proceso en el cual la información fluye en dos direcciones: el receptor proporciona retroalimentación y el emisor es receptivo a ella.

La comunicación unidireccional es más común porque es rápida y segura para el emisor. La comunicación bidireccional es más difícil y consume más tiempo.

Medios de Comunicación Oral y Escrita

Comunicación Oral

Implica debates cara a cara, conversaciones telefónicas, presentaciones y discursos formales.

Ventajas:

• La retroalimentación es inmediata y directa.
• Los receptores pueden percibir la sinceridad del emisor (o su falta).
• Es más persuasiva y menos costosa que la escrita.

Desventajas:

• Puede conducir a declaraciones espontáneas desconsideradas.
• No existe un registro permanente.

Comunicación Escrita

Comprende memorandos, cartas, informes, archivos de computadora y otros documentos escritos.

Ventajas:

• El mensaje puede corregirse varias veces.
• Es un registro permanente que puede guardarse.
• El mensaje sigue siendo el mismo, incluso si pasa por varias personas.
• El receptor tiene más tiempo para analizarlo.

Desventajas:

• El emisor no tiene control sobre dónde, cuándo se lee, o si se lee.
• El emisor no recibe retroalimentación inmediata.
• El receptor puede no comprender partes del mensaje.

Medios de Comunicación Electrónicos

Los gerentes utilizan las computadoras no solo para recopilar y distribuir datos cuantitativos, sino también para "hablar" con otros a través del correo electrónico.

Otros medios electrónicos son:

• Los faxes
• Las teleconferencias
• Las videoconferencias

Ventajas:

• Distribución de más información.
• Velocidad y eficiencia en la entrega de mensajes de rutina a grandes cantidades de personas en diferentes lugares.
• Son baratos.
• Reduce tiempos en viajes para asistir a reuniones de grupo.

Desventajas:

• Dificultad para resolver problemas complejos.
• Es menos adecuado para información confidencial, resolución de conflictos o negociaciones.
• El mal uso, como el envío de insultos y mensajes indecentes, infringe el protocolo burocrático de comunicación.

Redes de Comunicación

El volumen de las comunicaciones que recibe una persona depende en parte de su posición en las estructuras de toma de decisiones.

Quienes toman decisiones descentralizadas e independientes tienen las menores necesidades de comunicaciones. Quienes toman decisiones centralizadas necesitan y están expuestos a mayores volúmenes de comunicación.

Comunicación Descendente

Información que fluye de los niveles superiores a los inferiores en la jerarquía de la organización.

Las personas deben recibir la información que necesitan para realizar su trabajo y convertirse en miembros leales a la organización.

Un problema es la sobrecarga de información, cuando a los empleados se les bombardea con tanta información que no la absorben toda. El segundo problema es la falta de apertura entre gerentes y empleados. Un tercer problema es el filtrado, cuando los mensajes pasan de una persona a otra y se pierde información.

Es la comunicación de actividades o comportamientos que necesitan cambiarse por parte del empleado.

Comunicación Ascendente

Información que fluye de los niveles inferiores a los superiores en la jerarquía de la organización.

Los gerentes y los subordinados se encuentran bombardeados con información y pueden descuidar o perder información procedente de abajo.

La gente tiende a compartir solo las buenas noticias con sus superiores y a eliminar las malas.

Los sistemas de comunicación ascendente no tienen que ser formales, sino que pueden ser informales.

Comunicación Horizontal

Información que comparten personas del mismo nivel jerárquico.

Tiene diversas funciones importantes:

• Permite compartir información.
• Coordinar.
• Resolver problemas entre las unidades.
• Ayuda a resolver conflictos.
• Permite la interacción entre iguales.
• Proporciona apoyo social y emocional a las personas.

En los ambientes complejos, donde las decisiones de una unidad afectan a otra, la información debe compartirse en forma horizontal.