Tipos y Clasificación de Cartas Comerciales: Modelos y Ejemplos

Estilos de las Cartas Comerciales

Existen varias formas de estilo en la carta comercial:

• Moderno
• Moderno modificado
• Profesional
• Evolucionado

A. Estilo Moderno

Comienza en el margen izquierdo del papel y no se emplea ninguna sangría.

B. Estilo Moderno Modificado

Moderno, excepto en la despedida, la antefirma y la firma, que se escribirán desde el centro de la carta hacia el margen derecho.

Si el sobre es de tipo ventanilla a la derecha, la dirección del destinatario se pondrá en ese lado.

C. Estilo Profesional

En el estilo profesional se utiliza la sangría para la fórmula del saludo y al comienzo de cada párrafo. Esta sangría suele ser de 1,5 a 2,5 cm o de 7 a 10 pulsaciones de barra espaciadora.

El apartado del destinatario figurará a la derecha. La despedida, la antefirma y la firma pueden figurar de diversas maneras: bien desde el centro hacia la derecha, bien alineadas al margen derecho e, incluso, pueden aparecer centradas.

D. Estilo Evolucionado

Pretende simplificar el contenido de las cartas comerciales mediante el trato directo del tema. Para conseguir este objetivo, se prescinde de la fórmula del saludo y de la despedida, optando para el resto de la distribución con cualquiera de los tres estilos comentados anteriormente.

Clasificación de las Cartas Comerciales

• Cartas de informe.
• Cartas de pedido.
• Cartas de reclamación.

Cartas de Informes

• Informes comerciales. Son cartas dirigidas a otras personas del mismo ramo, de la misma actividad, entidades de crédito, etc., en las que se recaba información sobre clientes y/o proveedores, futuros y actuales, referida a aspectos como su solvencia económica, su seriedad, o su proyección.
• Informes personales. Son cartas que van dirigidas a las empresas en las que se solicita información sobre las personas a las que conocen por haber prestado en ellas sus servicios.

Cartas de Pedido

• Solicitud de información. Son cartas que se dirigen a los proveedores potenciales o habituales solicitando información sobre sus productos con el objeto de hacer un pedido.
• Carta de pedido en firme. Una vez que la empresa cliente recibe la información enviada por el proveedor, se realiza el pedido por escrito y firmado, debe figurar una descripción detallada del pedido, que generalmente contiene información sobre los siguientes elementos: clase de artículo, referencia del artículo, precio unitario, importe total, forma de pago, descuento, si lo hubiese, plazo de entrega, y lugar de recepción.
• Cartas de aceptación del pedido. Es el tipo de escrito que remite el vendedor o el proveedor a su cliente, mediante el que le comunica la aprobación o la aceptación del pedido formulado, no es necesario repetir las condiciones o requisitos del pedido; a no ser que se haya producido alguna incidencia o diferencia en sus condiciones. Esta posible modificación que altera el pedido se ha de comunicar inmediatamente al cliente. Si se trata de la denegación del pedido, ésta ha de comunicarse de tal forma que el cliente no se sienta ofendido para que no afecte a futuras relaciones.
• Carta de cobro de pedido. Son las que envía el proveedor al cliente adjuntando el documento o documentos que han originado la venta, es decir, la factura comercial. La mayoría de las veces se envía sólo la factura o las facturas. No obstante, se pueden acompañar también de una carta a modo de aviso o recuerdo para especificar la forma de pago.

Cartas de Reclamación

• Carta de reclamación del pedido. Es un escrito que envía el cliente al proveedor en el que se exponen cuestiones como las incidencias o los desperfectos que ha observado en la mercancía al recepcionarla.

Estas anomalías pueden hacer referencia a diferentes motivos como a la cantidad, a un error en la clase de artículos recibidos, a la mercancía rota o defectuosa, etc.

Hay que ser cortés con el vendedor, pero no olvidar cierto tono de seriedad y firmeza en la reclamación efectuada.

Si el cliente tiene razón en sus reclamaciones, se le pedirán disculpas por lo acaecido y se aportarán soluciones al perjuicio ocasionado.

• Carta de reclamación del impagado. Este tipo de documento se redacta cuando el cliente no ha cumplido con las condiciones de pago pactadas en el pedido.

Su redacción ha de ser breve y se debe notar en ellas la firmeza por parte del reclamante en cobrar la cantidad adeudada. No obstante, se observará un grado de colaboración por parte del acreedor para llegar a una solución.

Comunicaciones Breves y de Régimen Interior

Dentro de este apartado, incluiremos aquellas cartas o escritos que contienen un asunto a tratar conciso o corto.

Las principales comunicaciones breves son las siguientes:

• Carta circular.
• Saluda.
• Comunicados de carácter interno.

A continuación, presentamos las principales características de estos tipos de comunicaciones breves:

A. Carta Circular

Es el tipo de carta comercial que utilizan las empresas para comunicar algún acontecimiento a otras personas o empresas, tales como cambios de domicilio, de razón social, inauguraciones de sucursales o agencias, lanzamiento de nuevos artículos, etc. También se utilizan dentro de la propia empresa para comunicar asuntos de interés general como cambios de horario, distribución de vacaciones, de turnos, de procedimientos de trabajo, etc. En este supuesto, la calidad del papel y la impresión son inferiores.

De este tipo de cartas, se hacen un número elevado de copias, para lo que se utilizan medios de reproducción adecuados. Las copias deben tener aspecto de original para conseguir un enfoque personalizado.

La redacción de las circulares es similar a la del resto de las cartas comerciales, pero se debe evitar que el texto o el contenido sean largos y procurar que los párrafos sean cortos.

Respecto a su distribución, o las partes de que consta, es muy parecido a la de la carta comercial en general.

B. Saluda

Se trata del tipo de comunicación que normalmente utilizan los directores de empresas, organismos públicos y autoridades por los motivos siguientes:

• Forma de agradecimiento.
• Invitación a actos.
• Tomas de posesión.
• Cambios de domicilio social.
• Otros análogos.

Las partes de la que consta un saluda son las siguientes:

• Inicio.
• Contenido.
• Final.

En el inicio ha de figurar el puesto o cargo de la persona que saluda, así como la razón social de la empresa u organismo. A continuación, deberá aparecer la palabra Saluda.

Esta parte del saluda estará ya impresa en el modelo y centrada respecto a los márgenes, que serán de 4 cm aproximadamente.

En la parte correspondiente al contenido, el texto siempre irá precedido de la letra vocal “a”, para a continuación indicar en letras mayúsculas el nombre y dos apellidos de la persona destinataria o, si se desconocen estos datos, figurará en su lugar el cargo de la persona a quien se dirige el saludo, sustituyendo la letra por la palabra “al” o “a la”, según proceda, y seguidamente pasar a exponer el motivo que origina el saluda.

La parte final constará de los siguientes apartados:

• Nombre y apellidos de la persona que envía el saluda.
• Frase de despedida, que ha de ser corta y amable.
• Localidad y fecha de cumplimiento.

En el saluda, hay que tener presentes las siguientes reglas:

• Se redactará siempre en tercera persona.
• El espaciado interlineal deberá ser doble.
• El contenido será breve.
• No irá firmado.
• No figurará el sello de la empresa.
• No se indicará la dirección del destinatario.

C. Comunicado de Carácter Interno

Este documento sirve para que los diferentes departamentos, secciones, etc., pertenecientes a una misma empresa se comuniquen entre sí.

Las partes de que consta son las siguientes:

• Inicio.
• Contenido.
• Final.

La parte del inicio constará de los siguientes elementos:

• Nombre o razón social (membrete). En este no aparecerán datos tales como la dirección, el teléfono o el correo electrónico, ya que se trata de un comunicado interior.
• Fecha de confección.
• La palabra “DE” seguida del nombre del departamento o responsable que envía la nota.
• La palabra “A” y a continuación el nombre del departamento o de la persona a quien se envía.
• Asunto o resumen del motivo del comunicado.

En la parte del contenido, se especificará el motivo que origina esta clase de comunicaciones. Se escribirá a doble espacio interlineal y los márgenes se fijarán entre 4 y 6 cm para el izquierdo y entre 2 y 4 cm para el derecho.

Su redacción ha de ser breve y concisa, y debe exponerse de una forma muy directa el motivo que origina el escrito. La parte final constará de la firma o rúbrica de la persona que envía el mensaje.

Dependiendo del sistema de organización de la empresa, tanto las cartas circulares internas como las notas pueden llevar el apartado “Rfra.” o “Núm.” que, por regla general, constará de un número de orden seguido de los dos últimos dígitos del año en curso, pues así cada año se comienza de nuevo con una numeración correlativa. Del mismo modo, pudiera darse la circunstancia de asegurarse de que han sido leídas por los destinatarios o destinatario (caso éste de las notas anteriores). Por todo ello, para las circulares internas se cumplimenta la llamada “nota de circulación”, que es un documento en el que firman las personas a las que atañe el asunto o ámbito de la circular. Para las notas internas, es suficiente con la firma del destinatario en la copia que le llega y que se remite al emisor. Para éstas, es conveniente dar calor a la misma escribiendo a mano palabras como “Un saludo”, “Gracias” o “Un abrazo”.

El empleo del papel como medio físico para llevar a cabo estas dos clases de comunicaciones internas está en franco desuso debido a la utilización por parte de las empresas de programas clientes de correo electrónico o con los propios tratamientos de textos. Las ventajas, entre otras, son: rapidez en su envío a uno o varios destinatarios, su confidencialidad, así como la posibilidad de la refutabilidad del mensaje.

El Certificado

Tanto en las empresas privadas como en los organismos públicos, es habitual confeccionar escritos que justifiquen o den fe de un hecho o situación. Esta justificación recibe el nombre de certificado.

Los motivos para su redacción suelen ser diversos: duración de la jornada laboral, tiempo de permanencia en la empresa, retribuciones percibidas en un determinado período, de asistencia a un curso, acreditaciones de varios tipos, etc.

El certificado consta, independientemente de que la entidad emisora sea pública o privada, de los siguientes elementos:

• Inicio.
• Contenido.
• Final.

Los contenidos de cada una de estas partes varían en función de que sea una empresa privada o pública la que emita el certificado.

En una empresa privada, el inicio constará de:

• Membrete. Si tiene que indicar el nombre o la razón social, en mayúsculas, de la empresa que lleva a cabo la certificación, la dirección, el código postal, la población y el teléfono.
• Identificación del emisor. Se debe hacer constar siempre el nombre y apellidos, en mayúsculas, de quien firma el certificado o acredita para continuar especificando el cargo que ocupa en la empresa.

El contenido se iniciará con las palabras “CERTIFICO: Que” o “CERTIFICA: Que”, para pasar inmediatamente a los siguientes apartados:

• Identificación del solicitante. Por lo general, el certificado va a ser expedido a solicitud de una persona y se escribirá en letras mayúsculas el nombre y los apellidos de ésta; si el solicitante fuese una empresa, se escribirá la razón social de la misma.
• Motivo del certificado. Se hará constar con concisión y claridad el objeto o los elementos que se certifican y que atañen o interesan al solicitante.
• Efectos. Si el certificado es expedido para efectos genéricos, comunes o no determinados, se escribe la siguiente frase: “Y para que conste y a petición de la interesada --o interesado-- firma el presente certificado”. Si se solicita para un efecto en concreto, éste se hará constar en el espacio indicado en la siguiente frase: “Y para que conste y a efectos de --aquí se pondrá el efecto-- firma el presente certificado”, o frases muy similares a éstas.

Si se redactase en primera persona, se ha de prestar atención a la concordancia gramatical.

Al final del certificado, en el pie, se consignará el lugar y la fecha de su emisión, que podrá ir en número (formato largo: dd. Mes en letra. aaaa), y la firma del emisor. No son necesarios la antefirma ni el firmado (Fdo. :).

Si se acompaña del sello de la empresa, recuerda que ha de ir a la izquierda de la firma, nunca sobre la rúbrica, tanto si fuese de tinta o de los denominados “secos” (sellos que forman relieve en el papel).

Si el emisor es la Administración, su distribución será la que expresamos a continuación, siguiendo las directrices del Ministerio de Administraciones Públicas.

La parte del inicio constará de los siguientes elementos:

• Membrete. Figurará el nombre del Ministerio que emite el certificado y su dirección orgánica, según sea ésta Dirección General, Provincial, Negociado, Dependencia, etc.
• Motivo. Aparecerá la causa que origina el certificado, como por ejemplo la asistencia a cursos, las retenciones practicadas, etc.

En la parte del contenido, deberá especificarse lo siguiente:

• Identificación del emisor mediante su nombre y apellidos.
• Cargo que ocupa.
• Identificación del solicitante mediante su nombre y apellidos o razón social.
• Objeto, que se inicia con la palabra “CERTIFICA”, para, en renglón aparte, enumerar los elementos que componen o materializan el certificado, escribiendo
  • Primero: Que…
  • Segundo: Que…
  • Tercero: Que…

Tantos puntos o constancias como sean necesarios.

Si solamente hubiese un punto a certificar, no se numerará.

Efectos, en los que se indicará el motivo o efecto por el que se solicita el certificado.

Plazo, en el caso de que el certificado acredite situaciones que con el tiempo pueden variar, se expresará su periodo de vigencia.

En el final del certificado, figurará el lugar y la fecha con que se expide el documento, esta última en número (formato largo), y la firma de la persona que lo emite. No es necesario indicar la antefirma ni el firmado, al reflejarse ya en el contenido (identificación del emisor).

Si se autentifica con el correspondiente sello, no ha de ir sobre la firma.

EJERCICIOS DE CARTA:

1. Las empresas son:

-COSMO S.A. C/ Conde Peñalver, 212 3ªA Madrid 28006

-Gerente Marcial Torres Veneno

-Director de ventas: María Valverde Oslo

-Auxiliar administrativo: Luís Roma Roble

Se dedican a la venta de software y hardware

2. Comercial Paúl, Plaza Julián Sánchez “El charro”, 12

37005 Salamanca

Propietario: Venancio Saavedra de Paúl

Actividad: Venta de artículos informáticos y oficinas.

3. World S.A.L, Carretera Murcia Km. 2300, 03650 Pinoso, Alicante

Gerente: Manuel Ripoll Vidrieros

Administrativa: Cecilia Carlet Jaume

Actividad: Elaboración de software

4. Digital S.A. Avenida Aoiz, 42

31004, Pamplona-Navarra

Director: Fermín Huarte Goroabe

Jefe de RR.HH: Leire Izcara Alonso

Administrativo: Nicolás Ustáriz Luna

Actividad: Fabricación de televisores

5. Electrodis C/Molina del batán, 12 30007 Murcia

Directora: Alicia Doral Campo Verde

Administrativo: Mariano Ríos Vaquero

Actividad: Distribución de electrodomésticos

6. Tecno Visión, C/Pío XII, 26 30802 Lorca-Murcia

Jefe de compras: Manuel Ortuño Montaña

Actividad: Venta de electrodomésticos