Tipos de Albaranes y Gestión de Pedidos: Todo lo que Necesitas Saber

Tipos de Albaranes

Existen dos tipos principales de albaranes:

• Albarán Valorado: Incluye los precios unitarios y el valor total de la operación.
• Albarán Sin Valorar: Solo muestra la descripción y cantidad de la mercancía, sin indicar los precios.

Función de las Copias de la Nota de Entrega

La nota de entrega (albarán) se emite en varias copias, cada una con un propósito específico:

• Copia para el Vendedor: Justifica la salida de la mercancía del almacén.
• Copia para ser Firmada por el Comprador: El comprador verifica que los datos del albarán coincidan con lo recibido. Si es correcto, devuelve la copia firmada al vendedor.

Importancia de la Firma del Albarán

La firma del albarán por parte del comprador acredita la entrega y puesta a disposición de la mercancía. A partir de la firma, surge la obligación de pago.

Proceso de Comprobación de Mercancías Recibidas

Cuando la mercancía llega al almacén del comprador, se realizan las siguientes acciones:

1. Organizar la descarga.
2. Verificar que la mercancía recibida coincide con el pedido.
3. Comprobar que la mercancía recibida coincide con lo indicado en el albarán.
4. Asegurarse de que la mercancía ha llegado en perfectas condiciones.
5. Contrastar si la fecha de recepción es la prevista.

Si todas las comprobaciones son correctas, se acepta la mercancía y se firma el albarán. Si hay problemas, el comprador puede rechazar la mercancía. Incluso si se acepta la mercancía con problemas, se debe dejar constancia en el albarán y notificar al departamento de compras para realizar las reclamaciones pertinentes.

Tipos de Reclamaciones

• Reclamaciones por Vicios o Defectos Ocultos: Dentro de los 30 días siguientes a la entrega.
• Reclamaciones por Vicios o Defectos en la Calidad o Cantidad: Dentro de los 4 días siguientes si la mercancía se entrega embalada.

Transcurridos estos plazos, el comprador queda obligado al pago.

Archivo de Albaranes

Los albaranes se archivan separadamente:

• Albaranes de Compras
• Albaranes de Ventas

Control de Pedidos Expedidos a Proveedores

Es fundamental que las empresas implementen un sistema para controlar los pedidos realizados a los proveedores. Este control permite conocer:

• Si los pedidos se han efectuado dentro del plazo establecido.
• Si las mercancías han llegado en buenas condiciones.
• Si se ha producido alguna incidencia.
• Si se ha efectuado alguna reclamación.

Control de Pedidos Recibidos de Clientes

Es importante verificar:

• Si se tienen existencias suficientes para atender el pedido.
• Si la mercancía ha salido hacia su destino.
• Quién realiza el transporte.
• Si la mercancía ha sido recibida.
• Si se ha producido alguna incidencia.