Tipologies Documentals i Suports Òptics en Arxivística

Els Suports Òptics: Definició i Característiques

Els suports òptics són els suports d’informació més recents i polivalents, atès que poden emmagatzemar informació en textos, en dades informàtiques, en imatge i en so. Sotmesos a un accelerat ritme d’innovació tecnològica, en el cas de les aplicacions arxivístiques, cal tenir present que l’emmagatzematge d’informació està condicionat per la seva capacitat i per factors com la densitat de gravació i de compressió.

Avantatges dels Suports Òptics

• Gran estalvi d'espai.
• Emmagatzematge de grans quantitats d’informació de qualsevol tipus, amb una gran facilitat d’accés i de recuperació (visualització de l’original).
• Reproducció molt senzilla en el cas del disc òptic, sense cap mena de pèrdua de la qualitat.
• Bona conservació del suport i de la informació –es parla de trenta anys– sense necessitat d’adoptar mesures especials.
• No cal agrupar físicament els documents.
• Suport idoni per a l’emmagatzematge de grans volums d’informació que requereixen un temps de conservació.

Inconvenients dels Suports Òptics

1. Necessitat d’accedir a la informació mitjançant un maquinari i un programari específics.
2. Problemes de normalització dels formats del suport.
3. Valor jurídic i probatori discutible.
4. Evolució tecnològica intensa que pot deixar obsolescents els equipaments i els suports en períodes de temps molt curts.

Quatre Grans Blocs Tipològics de Documents

1) Documents Figuratius

Els documents figuratius es caracteritzen pel fet de tenir elements de dibuix o de figuració gràfica. Poden procedir de la mateixa institució o de l'obtenció per via extraordinària (compra, llegat, cessió, dipòsit).

• Document cartogràfic: Destaquen, sobretot, els mapes i els plànols. Habitualment aquests darrers els generen els serveis d’urbanisme de la institució.
• Document iconogràfic: Destaquen els gravats, els dibuixos originals, els cartells, les estampes, auques, calendaris, etc.

2) Documents en Imatge (Fixa o en Moviment)

La consideració dels documents en imatge fixa o en moviment (amb so o sense) com a documents d’arxiu és força recent. Tot i així, des dels anys vuitanta del segle XX s’ha desvetllat una gran preocupació pel seu tractament. Se n’ha impulsat la difusió mitjançant l’edició de col·leccions de fotografies antigues i la realització d’exposicions i, sobretot, s’ha avançat considerablement en la formulació de sistemes de descripció.

La Fotografia com a Document Arxivístic

La fotografia constitueix, sens dubte, el document en imatges més nombrós i més emprat en les recerques arxivístiques. Malgrat que inicialment la fotografia havia tingut un ús esporàdic i restringit al seu caràcter d’il·lustració, actualment s’utilitza de manera creixent en les recerques, atenent les seves immenses i diversificades possibilitats informatives. A banda de les fotografies generades per l’activitat oficial de la institució, la majoria provenen de l’activitat de captació de fons privats.

3) Documents Sonors i Història Oral

Sovint es parla de documents orals, documents sonors, testimonis orals, tradicions orals, documents audiovisuals o d’història oral per a referir-se a la creació o recollida, la conservació, el tractament i la difusió d’informació oral fixada per mitjans mecànics. En el fons, però, ens referim a la història oral (un mètode) i a les fonts orals (un material d’arxiu).

Cal tenir present que la història oral, com a materialització d’un nou mètode, permet aproximacions a grups que, en restar marginats dels centres de poder, també ho han estat de les fonts escrites, de manera que esdevé bàsica la voluntat de recuperar el testimoni d’aquells que tradicionalment han vist minvada la possibilitat de fer sentir la seva veu.

Delimitació Conceptual: Document Oral vs. Document Sonor

Per tal d’aprofundir en la delimitació conceptual i terminològica de les denominades “fonts orals”, cal definir amb precisió els termes:

• Document oral: Es refereix tant a la creació de documents mitjançant l’entrevista com a la recollida de “tradicions” orals com a mitjà usual de recerca i documentació de la història oral.
• Document sonor: Inclou, a més dels clàssics enregistraments amb la tècnica de l’entrevista, tota mena de gravacions de so, singularment la ràdio.

4) Documents Impresos i Col·leccions Hemerogràfiques

Durant molt de temps, els mateixos arxivers han negligit els documents impresos en considerar-los més propis del món de les biblioteques o els centres de documentació. L’error rau en el fet que no es tenia en compte que una bona part dels impresos no són res més que translacions literals de documents manuscrits o textuals.

El cas més obvi és el dels bans, les circulars, els decrets i les ordres, que sovintegen extraordinàriament al llarg dels segles XVIII-XX, on l’adopció d’un format d’imprès només responia a la voluntat de difondre’l per garantir-ne l’acompliment. En aquest sentit, el conjunt de les publicacions oficials de les administracions són, en la majoria dels casos, arxius impresos.

D’altra banda, els diaris i les revistes periòdiques, és a dir, les denominades “col·leccions hemerogràfiques”, són un àmbit compartit pels arxius i les biblioteques.