Tipologías Documentales y Estándares de Descripción Archivística

Tipologías Documentales

• Acta (Admin, Constancia): Hay varias personas firmando.

• Alegación (Ciudadanos): El interesado aporta datos.

• Acuerdo (Admin, Constancia): Debería poner acuerdo.

• Bando (Admin, Local): Se hace saber.

• Carta (Ciudadanos, Transmisión): Peticiones personales.

• Certificado (Admin, Constancia): Visto... x... certifica.

• Comunicación (Admin, Transmisión): Se pone algo en conocimiento de los administradores, pero no decisiones administrativas.

• Decreto (Admin, Decisión): “Dese cuenta”, verbo imperativo, contiene “decreto”.

• Denuncia (Ciudadanos).

• Diligencia (Admin): Suele seguir al decreto, “le notifico el anterior”, firma secretario.

• Documento de enlace (Admin): “Adjunto le remito”, acompaña a algo.

• Edicto (Admin): Se fija en lugares públicos.

• Informe (Admin): “Se informa favorable...”, se da o no el visto bueno.

• Nota interior (Admin, Transmisión): Mirar bien si las dos “personas” que aparecen pertenecen al mismo órgano, se pide algo.

• Notificación (Admin, Transmisión): Puede ser notificación de resolución, va transmisión de la entidad hacia el interesado.

• Oficio (Admin, Transmisión): De una administración a otra.

• Recurso (Ciudadanos): Se impugna una decisión de la administración.

• Resolución (Admin, Decisión): “Ha resuelto”.

• Solicitud (Ciudadanos): “Suplica que”, del ciudadano a la administración pidiendo algo.

Tipologías Documentales por Origen

Ciudadanos: Alegación, Carta, Denuncia, Recurso, Solicitud

Conservación y Preservación Documental

El Agua como Factor de Deterioro

Causas externas o internas. Evitar subterráneos para depósitos, así como atravesarlos con instalaciones de agua. Si son subterráneos, deberán tener una bomba de extracción de agua y detectores de acumulación.

El agua directa sobre el papel celulosa es el origen del deterioro, desde la reducción de consistencia del papel a manchas, sangrado de tintas y ataque de hongos. Evitar los sistemas de extinción de incendios con agua en favor de los gaseosos.

Control Ambiental

• Termohigrómetro: Mide temperatura y humedad.
• Humidificadores y deshumidificadores.

Normas de Descripción Archivística

Plantilla Norma ISAD(G)

Área de Identificación

• Código de referencia: ES 30870 (cód. postal) AM (siglas archivo), Expediente N.º 0001/2025 (N.º inventario/año)
• Título: Expediente promovido por...
• Fechas: Año-mes-día (1.ª que aparece y la última)
• Nivel de descripción: Unidad documental compuesta (expediente)
• Volumen y soporte de la unidad: "x hojas" (N.º + soporte)

Área de Contexto

• Nombre del productor: Es la entidad que lo crea, no la "persona".

Área de Contenido y Estructura

• Alcance y contenido: Expediente promovido por..., entre las fechas año-mes-día y año-mes-día, "para no sé qué".
• EXPEDIENTE RESUELTO (NO) FAVORABLEMENTE
• CONTIENE:
  • Documento 1: Año-mes-día. Tipología documental. Manuscrito/Mecanografiado.
• Organización: Código alfanumérico del cuadro de clasificación.

Puntos de Acceso

• Temáticos: Tema 1; Tema 2; Tema 3
• Onomásticos: Apellido, Nombre; Apellido, Nombre
• Geográficos: Lugar 1; Lugar 2; Lugar 3
• Identificadores: Instituciones;
• Cronológicos: Año; Año.

Plantilla Norma ISAAR(CPF)

5.1. Área de Identificación

• 5.1.1 Tipo de entidad: Persona / Ente / Familia
• 5.1.2. Forma autorizada del nombre: Apellidos, Nombre, Fechas extremas
• 5.1.5. Otras formas del nombre: (Si hubiera) / No figura

5.2. Área de Descripción

• 5.2.1 Fechas de existencia: Fechas extremas año-mes-día
• 5.2.3 Lugares: Todos los que haya
• 5.2.5. Funciones, ocupaciones y actividades: Extraer del texto
• 5.2.6. Atribuciones / Fuentes Legales: Familia y persona = en blanco; si es un ente, se ponen estatutos, leyes...
• 5.2.7. Estructura interna / Genealogía: Persona = en blanco; Familia = explicar lo que haya; Ente = organigrama.

5.3. Área de Relaciones

• Rellenar la tabla según la norma, 3 máximo.

5.4. Área de Control

• 5.4.1. Identificador del registro de autoridad: ES cod-post siglas arch, RA, Norma
• 5.4.2. Identificador de la institución: Repetir. Sin el R.A.
• 5.4.4. Estado de elaboración: Finalizado.
• 5.4.5. Nivel de detalle: Completo.
• 5.4.6. Fechas de creación, revisión o eliminación: Creado: año-mes-día
• 5.4.7. Lenguas escritas: Español: spa (ISO 639-2), Escritura latina: latn (ISO 15924)
• 5.4.8. Fuentes: La que haya en el texto.
• 5.4.9. Notas de mantenimiento: Registro realizado por: “Tu nombre”.