Terminología Clave en Gestión Hotelera: Funciones, Facturación y Cargos Especiales

Funciones Esenciales del Conserje Hotelero

El rol del conserje es fundamental para la experiencia del huésped, actuando como el principal punto de contacto y fuente de información dentro del establecimiento. Sus responsabilidades clave incluyen:

• Atención Personalizada: Atiende personalmente y con la máxima cortesía, educación, cordialidad y modales las entradas y salidas de los huéspedes, especialmente los clientes VIPs.
• Información de Servicios: Conoce todos los servicios del hotel para poder ofrecer una información completa y precisa a los clientes.
• Información Turística: Conoce los lugares de interés turístico para responder a las preguntas de los clientes y ofrecer recomendaciones.
• Distribución de Prensa: Controla la distribución matinal de los periódicos.
• Gestión de Mensajes: Recoge mensajes y los hace llegar a su destinatario con la máxima eficiencia.
• Promoción de Eventos: Conoce las actividades y eventos en las distintas áreas del hotel para promoverlos y ofrecerlos a los clientes.

Tipos de Facturas y su Validez Contable

La facturación es un proceso crítico que requiere precisión y cumplimiento legal. Existen varios tipos de facturas, cada una con un propósito específico:

Factura Completa

Es la factura de uso habitual. Contiene todos los datos fiscales requeridos por la normativa (emisor, receptor, base imponible, impuestos, etc.) y posee plena validez contable y legal.

Factura Simplificada

Aquella que se puede expedir en casos concretos y por unos importes limitados. Se utiliza generalmente para ventas al por menor o servicios de bajo valor, y contiene menos requisitos formales que la factura completa.

Factura Proforma

Documento sin validez contable. Su formato es casi idéntico al de una factura completa, pero no tiene número de factura. Se suele solicitar a modo de presupuesto o como solicitud de prepago antes de la prestación del servicio.

Factura Rectificativa

Factura creada para modificar una factura original, de modo que la original se mantenga intacta, ya que, al ser un documento con validez legal, no puede presentar enmiendas ni tachaduras. Siempre debe incluir una referencia a la factura que corrige, la causa de la modificación y los datos del emisor, en cumplimiento con la norma.

Factura Electrónica

Sustituye o reemplaza a la factura en papel. Se envía en formato digital a todas aquellas empresas que estén dadas de alta en el sistema, garantizando la autenticidad e integridad del documento.

Conceptos y Cargos Especiales en la Facturación Hotelera

Ciertos escenarios operativos requieren el uso de conceptos de facturación específicos para asegurar el registro contable correcto de los ingresos y servicios.

Rappel (Registro Post-Cierre)

Es la forma de registrar una habitación que ha realizado el check-in una vez se ha realizado el cierre del día en el establecimiento. Como no se puede contar en la producción del día actual, se contabiliza para el día siguiente. Es una manera de asegurarse de que la producción se registre en el día correcto, especialmente si la habitación es un “Day Use”.

Uso Diurno (Day Use)

Ocurre cuando un huésped usa una habitación solo por unas horas durante el día, normalmente desde por la mañana hasta por la tarde. Por ejemplo, alguien que necesita descansar entre vuelos o un ejecutivo que usa la habitación para reuniones. Esto es beneficioso para el hotel porque la misma habitación puede venderse dos veces en un día, maximizando la ocupación.

Descuento

Reducción en el precio total que se aplica a la factura. Puede ser por pagar de inmediato, por reservar muchas habitaciones o por promociones especiales. En establecimientos hoteleros, por ejemplo, se puede aplicar un descuento por quedarse varios días o por una oferta de fin de semana.

Comisión

Porcentaje que se paga a intermediarios, como agencias de viajes, por ayudar a vender servicios (como habitaciones o paquetes). Este porcentaje se resta del total de la factura o se factura por separado, dependiendo del acuerdo contractual.

Gratuidad

Es cuando se ofrece un servicio gratis. Por ejemplo, en grupos grandes, se puede dar una habitación gratis por cada cierto número de personas que pagan. También se puede ofrecer una gratuidad a personas importantes como cortesía del hotel. Aunque sea gratis, debe aparecer en la factura por temas de contabilidad interna.

Traspasos entre Facturas

Consiste en mover cargos de una factura a otra. Esto es útil, por ejemplo, cuando un cliente de empresa no quiere que sus gastos personales aparezcan en la factura de la compañía. También se usa cuando un cliente quiere juntar los cargos de varias habitaciones en una sola factura para pagar todo junto.