Teoría e Historia de la Documentación: Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación

Teoría e Historia de la Documentación

1. Ciencias Bibliográficas: Archivos, Bibliotecas y Documentación

1.1. Los Archivos

La primera fuente de documentación que surge son los archivos (documentos generados y recopilados por una persona o institución).

Características de los Archivos:

• Son los documentos generados y recopilados por una persona o institución, es decir, el resultado de una actividad (administrativa, jurídica, social, política, religiosa, comercial...).
• Los archivos pueden ser, respecto a la naturaleza de quien los tiene, públicos o privados. Ej: nuestros documentos son privados, los del ministerio son públicos.
• Los archivos pueden tener una validez o utilidad temporal o permanente. Una vez que se pasa su utilidad, el dueño puede hacer lo que quiere con ellos, pues la ley no le obliga a nada. Ej: en el juzgado se han perdido papeles de Bárcenas, trae consecuencias porque “han sido hechos desaparecer” y esto no puede ser así pues son archivos de carácter público.

1.2. Etapas de la Evolución de los Archivos

Los primeros archivos fueron localizados en el área del Cercano Oriente y datan aproximadamente de unos 5000 años.

• Edad Antigua: En Mesopotamia, Asiria, Egipto, Grecia, Roma… Estos documentos estaban en templos y palacios, ya que eran los que controlaban todo el poder. Por lo que no se conocen datos a nivel particular, solo la vida de los magnates y las élites. Encontramos tablillas cuneiformes (información fijada en un soporte), papiros y rollos.
• Edad Media: El palacio y la Iglesia ya no poseen todo el poder porque los señores feudales empiezan a adquirir también sus propios archivos.
  • Periodo anterior al siglo XI: Se la conoce como la Época Oscura, después de la caída de Roma y la quema de sus archivos. De esta época no queda ningún resto.
  • Siglos XII-XIV: La Monarquía necesita los archivos para controlar el número de población y otros asuntos, mientras que la Iglesia crea archivos al copiar las grandes obras antiguas.
  • Siglos XIV y XV: Aparecen los archivos notariales, que surgen por la incipiente burguesía, que reclama unos archivos propios donde tener sus documentos.
• Edad Moderna (Siglos XV-XVIII): Continúa el control de los archivos entre la Monarquía y la Iglesia, aunque surge una especialización de los órganos de gobierno y administración, por tanto, comienzan a diversificarse los diferentes archivos administrativos. En el siglo XVII comienza un movimiento de investigación incipiente, la Ilustración, que reclama un tipo diferente de archivos, acotar los archivos existentes y distinguirlos entre archivos públicos y privados.
• Edad Contemporánea: Desde el siglo XVIII, con la Revolución Francesa, se abre una nueva posibilidad de archivos públicos. Francia es el país que considera el acceso a los archivos como algo esencial para todos los ciudadanos. Surge una nueva división de archivos:
  • Archivos administrativos: Conservan la documentación generada por algún organismo y tienen validez legal de 5 años.
  • Archivos históricos: Se conservan documentos sin validez legal que no deben destruirse porque pertenecen al patrimonio histórico.
  Se empieza a distinguir archivos que derivan de la actividad científica y profesional, y el último paso es el encuentro de estos con la informática.

1.3. Las Bibliotecas

Tienen una evolución histórica similar a los archivos. El origen es igual, se recopilan textos religiosos y literarios. No hay textos de tipo jurídico porque la actividad de una biblioteca es la lectura de textos. Se distinguen las bibliotecas y los archivos en los tipos de documentos y la materia que tratan. El soporte es el mismo que el de los archivos (tablillas, rollos, códices…). El gran salto de las bibliotecas fue la aparición de la imprenta alrededor de 1450, permitiendo almacenar libros fuera de los templos y palacios.

1.4. La Documentación

Origen: Surge a finales del siglo XIX. Dos abogados, Paul Otlet y Henri Lafontaine, se dan cuenta de que era más fácil redactar un nuevo documento que buscar el original. En 1882 crean la Oficina Internacional de Bibliografía, y en 1885 crean una norma, la tabla CDU (Clasificación Decimal Universal). Con esto consiguen formar el Repertorio Bibliográfico Universal. El Instituto Internacional de Bibliografía (IIB) se crea en 1895. En 1931 se forma el Instituto Internacional de Documentación, y en 1934 Paul Otlet crea el primer tratado de documentación. En 1937 surge la Federación Internacional de Documentación, que en 2003 pasa a ser la Federación Internacional de Información y Documentación.

Principios de la Documentación (Según Paul Otlet):

• Valor universal de los documentos.
• Fuentes lo más completas posibles.
• Fuentes seguras, verdaderas y contrastadas. Información autentificada por la fuente principal.
• Rapidez en los medios de comunicación y en el acceso a los archivos.
• Fuentes actuales, salvo que se indique lo contrario.
• Fuentes fáciles de obtener para el usuario.
• Fuentes resumidas con antelación y catalogadas por un documentalista.
• Fuentes puestas a disposición del mayor número de personas posible.

Objetivos de la Documentación:

• Recopilar, conservar y difundir los documentos.
• Analizar, clasificar y estudiar los documentos para facilitar nuevas investigaciones.
• Elaborar documentos simples a partir de otros más complejos para facilitar la clasificación, reproducción e intercambio.

1.5. Instituciones y Programas de Coordinación Supranacional

En 1947, la ONU observa a la ISA (International Standardization Association, Londres) creando la ISO (International Organization for Standardization).

1.6. Orígenes de la Documentación como Ciencia en España

José Ortega y Gasset, en 1935, en su discurso “La misión del bibliotecario”, menciona la falta de tareas de documentación en España. En 1969 se escribe el primer manual de documentación, “Manual de Documentación” de Javier Lasso de la Vega. En las décadas de los 60 y 70 se realizan los primeros congresos sobre documentación. En 1975 se crea la primera cátedra de Documentación y en 1978 se crean los estudios universitarios de documentación.

2. Materiales en el Fondo Documental

• Archivos: Documentos derivados de una actividad humana que dan fe de un hecho. Ej: archivos de ciudades, de nacimientos.
• Bibliotecas: Libros, documentos originales, prensa, audiovisuales, etc.
• Centros de Documentación: Documentos primarios, secundarios y terciarios, literatura gris (no se vende, se genera para un circuito restringido) y documentos especializados.

3. Análisis de los Documentos

• Archivos: Siguen normas, tienen una tipología documental precisa, llevan a cabo una búsqueda y recuperación de documentos, el préstamo no es igual que en la biblioteca.
• Bibliotecas: Similar a los archivos, pero con clasificación y normas internacionales y préstamo de documentos.
• Centros de Documentación: Similar a archivos y bibliotecas, pero sin normas establecidas y con difusión documental.

4. Usuarios

• Archivos: Investigadores y ciudadanos, sobre todo para documentos administrativos.
• Bibliotecas: Ciudadanos en general, estudiantes, socios, público especializado e investigadores.
• Centros de Documentación: Trabajadores de la empresa que lo genera y profesionales especializados.