Temario de ordenanza

Realización de recados oficiales fuera ^ dentro del centro de trabajo
I. RECADOS Y MENSAJES
El Decreto 3147/1971, de 16 de diciembre, que aprueba el Reglamento del Cuerpo Ge- leral Subalterno de la Administración Civil del Estado, recoge las funciones propias del Cuer- ip Subalterno, entre las cuales -en relación con los recados y mensajes- se encuentran:
-Recibir, conservar y distribuir los documentos, objetos y correspondencia que a tales efectos les sean encomendados.
-Realizar, dentro de la dependencia, los traslados de material, mobiliario y enseres que fueren necesarios.
-Realizar los encargos relacionados con el servicio que se les encomiende, dentro o fuera del edificio.
-Manejar máquinas reproductoras, multicopistas, fotocopiadoras, encuadernadoras y otras análogas, cuando sean autorizados para ello por el Jefe del Centro, Oficina o Dependencia.

Distinguimos los recados de los mensajes en que en el primer caso -los recados- el receptor es el propio ordenanza, mientras que en el segundo caso -los mensajes-, el ordenanza es un canal de la información, un transmisor de la comunicación.
Es así que el Ordenanza efectúa tareas de apoyo administrativo a la comunicación interna o externa de los distintos departamentos, mediante la utilización de los equipos existentes y la aplicación de las técnicas apropiadas, con objeto de contribuir al correcto flujo de informaciones orales y/o escritas.
Para la consecución de ese objetivo se atribuyen al ordenanza las siguientes funciones:
-Utilizar con destreza y precisión los medios de teletransmisión, fax, telex, correo electrónico, en el envío documental y/o de información que se requiera.
-Utilizar los medios de reprografía existentes, fotocopias u otros y obtener las copias solicitadas en el número, plazo y formato establecidas.
-Distribuir la documentación existente, fotocopias u otros.
-Confeccionar carteles informativos y colocarlos en los lugares indicados de acuerdo con las instrucciones recibidas.
-Emitir comunicaciones internas y/o llamadas por megafonía.
Por último, hay que señalar que el orden en que el ordenanza haya de efectuar los recados o transmitir los mensajes, va a depender esencialmente de:
-La urgencia de la labor encomendada.
-El rango del órgano emisor de la comunicación.
2. JERARQUÍA DEL ORDENANZA
Mostramos a continuación una escala jerárquica administrativa básica sin perjuicio de la cual, dependiendo del Organismo al que esté adscrito el ordenanza será variable el número de jefaturas intermedias de entre las nombradas a continuación.
ESCALA JERÁRQUICA ADMINISTRATIVA BÁSICA
DIRECTOR GENERAL I
JEFE DE ÁREA
I
JEFE DE SERVICIO J
272
PERSONAL LABORAL DE MINISTERIOS (GRUPO V). ORDENANZAS JEFE DE SECCIÓN I
JEFE DE UNIDAD J
PERSONAL ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO AUX. ADMINISTRATIVO
I
PERSONAL ORDENANZA
Los grupos de clasificación de funcionarios al servicio de las Administraciones Públicas, dispone el artículo 25 de la Ley 30/84, se agruparán de acuerdo con la titulación exigida [ para su ingreso. Siendo esta para los ordenanzas el certificado de escolaridad, pertenecien- do por tanto al grupo E.
E El ordenanza recibirá órdenes de cualquier superior jerárquico, siempre y cuando estén Racionadas con sus funciones y con el trabajo que realiza dentro del organismo.
1 Consideramos superiores jerárquicos a aquellas personas que no ejercen un control necto sobre él pero que dentro de la escala administrativa pertenecen a grupos superiores ?desempeñan trabajos administrativos que necesitan la colaboración del ordenanza para su ejecución.
I Podemos ver que no reciben de todos ellos órdenes directas, más bien se trata de Mensajes orales que son transmitidos para llevar a cabo el trabajo diario.
; ¿Quién es el superior jerárquico del ordenanza?
Debido a la cantidad de funciones que un ordenanza desarrolla dentro de un organismo, se lleva a cabo, generalmente, una racionalización de estas, siendo desarrolladas por los diferentes ordenanzas dotando al sen/icio de calidad y eficacia; todo ello dependerá [también del número de ordenanzas que trabajen en cada organismo.
Así podemos ver en la entrada de los organismos, que la primera persona que nos Encontramos se corresponde con la figura del ordenanza, siendo su principal función la de (informar al usuario; de esta manera nos encontramos ordenanzas realizando funciones en ífotocopiadoras, vigilancia de puertas y enseres, prestando servicios en archivos, bibliotecas y almacenes, trasladando y repartiendo correspondencia, etc.
Esto no quiere decir que sólo deban realizar estas funciones específicas; cualquiera de ellos, ante la orden de su superior jerárquico, podrá desempeñar cualquier función propia en un momento determinado. Mediante esta clasificación en la que cada ordenanza está destinado con unas tareas concretas hace que el trabajo se agilice y sea mucho más eficaz y eficiente.
273
El ordenanza dependerá jerárquicamente de un jefe de personal ordenanza sijo hubiere, que será el encargado de distribuir las tareas a los diferentes ordenanzas.
En caso de no encontramos con la figura de un jefe de personal ordenanza, éste estará a las órdenes directas del Jefe de Sección quien se convierte en su superior jerárquico. Todas las órdenes que ejecute el ordenanza, así como cambios o decisiones que deba asumir serán comunicadas a dicho superior.
El ordenanza solicitará sus permisos, licencias, o cualquier cambio en sus tareas a dicho superior.
Por encima de él, jerárquicamente, nos encontramos con el Director General o Secretario General, a cuyas órdenes acudirá el ordenanza sin dilación alguna, dado que son los más altos cargos jerárquicos dentro de la institución a la que estamos adscritos.
Así pues, el ordenanza recibirá órdenes directas del Jefe de Sección y recibirá mensajes verbales de cualquier trabajador del centro siempre y cuando estén relacionadas con el puesto y las tareas que realiza, siempre que estos mensajes verbales no alteren o modifiquen el trabajo que están llevando a cabo y estén relacionados con sus tareas específicas.
Queda de manifiesto con todo lo expuesto anteriormente que el ordenanza es un nexo de unión para que todos los trabajos que se llevan a cabo dentro del Organismo puedan ser ejecutados con éxito.
274
El ordenanza del cual ha sido objeto el presente tema: Tramitará o conducirá sin tardanza las comunicaciones verbales, documentos, correspondencia u objetos que le sean confiados por sus superiores y comunicarán con la mayor diligencia posible todas aquellas órdenes que les sean encomendadas por sus superiores, tanto para sus compañeros, subordinados o público.