Tècniques de Comunicació Eficaç a l'Organització

Tècniques de comunicació a l'organització

En les organitzacions, el tema de la comunicació és de gran importància; de vegades, la informació no arriba al seu receptor perquè el missatge no s’ha rebut o la recepció ha estat errònia: un text excessivament llarg o de lectura feixuga, o una reunió informativa massa prolongada i monòtona, poden dificultar la comunicació amb els efectes negatius que això implica per a l’organització.

Per evitar-ho, caldrà tenir en compte unes pautes generals a l’hora de planificar aquestes comunicacions que diferiran en funció del mitjà que s’utilitzi; el primer que caldrà plantejar-se serà el canal que utilitzarem en funció del missatge que hàgim de transmetre. En la taula 2 es fa una anàlisi comparativa dels avantatges i inconvenients de la utilització de la comunicació escrita i de la comunicació oral.

La comunicació oral: pautes i habilitats

Per comunicar-nos correctament, és necessari tenir clar el que es vol dir i determinar la manera en què ho hem de dir. Quan es tracta d’un tema important i transcendent, cal preparar-lo amb antelació i fer un guió amb el que s’ha de dir i com s’ha de dir.

Algunes de les pautes que s’haurien de seguir són les següents:

• S’ha de tenir molt clar quins són els objectius i les idees que es volen transmetre.
• Cal elaborar i estructurar correctament el missatge. Ordenar correctament el contingut d’allò que volem transmetre ho fa més atractiu, manté l’interès dels interlocutors, ajuda a seguir el contingut i permet recordar-ho amb més facilitat.
• Facilita la confecció d’un esquema amb les idees principals i secundàries i amb els temps aproximats que es dedicarà a desenvolupar cadascuna d’aquestes. S’ha de preparar també, si cal, un material de reserva per ajudar a la comprensió dels continguts que es volen transmetre.

Habilitats clau de l'emissor oral

• Contextualitzar el missatge.
• Organitzar el missatge.
• Adaptar el missatge al receptor.
• Triar el canal adient.
• Triar el moment i el lloc adients.
• Captar i mantenir l’atenció.
• Propiciar la retroacció.

Habilitats clau del receptor oral

• Té facilitat per concentrar-se i centra la seva atenció en el que li està transmetent l’emissor.
• Escolta sense interrompre i sense perdre el fil.

La comunicació escrita: característiques

En la comunicació escrita, l’emissor no pot obtenir una retroacció immediata del receptor i tampoc no hi ha possibilitats de comunicació no verbal. Això fa que, per tal que el missatge arribi correctament al receptor, hàgim de tenir cura d’estructurar-lo correctament, de manera lògica i coherent, perquè el nostre comunicat sigui eficaç i aconseguim els objectius que ens proposem.